ERP環(huán)境下的采購核算及其控制 存貨作為企業(yè)的一種資產，在企業(yè)資產中占有相當比重，有的企業(yè)甚至在其流動資金中占了70~80%的比率。合理選擇存貨的計價方法對企業(yè)的財務狀況、經營成果和現金流量會產生不同的影響。因此，企業(yè)對存貨的管理成為企業(yè)管理中非常重要的工作重心之一。隨著經濟的快速發(fā)展，企業(yè)對存貨的管理手段也在不斷加強，技術也越來越先進。黨的十六大報告中也指出：信息化是我國加快實現工業(yè)化和現代化的必然選擇。堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化，走出一條科技含量高、經濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。很多大型的企業(yè)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，也逐漸從手工或小型的物資或庫存管理信息系統（MIS）轉向集成的企業(yè)信息化來管理企業(yè)。
ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃/規(guī)劃）是集成了企業(yè)采購、庫存、生產制造、銷售、財務成本、人力資源、資產、質量、資金、項目投資管理等在內的企業(yè)管理信息系統。與傳統的存貨管理和財務軟件核算上，ERP環(huán)境下存貨的管理出現了一些新的變化，這種變化不僅對于企業(yè)對存貨的管理是重要的，另一方面對于會計師審計存貨也是具有重要意義的。ERP系統的重要特點之一就是高度的集成性和數據的共享。在高度集成的ERP環(huán)境下，大多數和庫存相關的財務核算都是由系統在業(yè)務發(fā)生時自動產生的，而不再需要財務單獨計帳完成。
由于ERP環(huán)境下的存貨管理出現了這些新的特點，因此有必要弄清楚ERP系統中的物流及資金流的情況以加強存貨管理控制。ERP系統中的存貨計價一般都支持計劃/標準價、移動平均價、先進先出法和后進先出法等。這里主要介紹ERP系統中最典型也時最常使用的兩種計價方法：標準成本和移動平均價。本文將以ERP軟件中的市場領先者——SAP R/3企業(yè)管理軟件為例進行介紹采購過程中的成本核算及其控制點。[H2]
1、標準成本法[/H2]
在ERP環(huán)境下，對于存貨的采購通常包含兩個步驟：采購收貨和發(fā)票校驗。當采購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統中自動生成相應的會計憑證。但自動記帳的科目和金額由于存貨計價方法不同和收貨與收發(fā)票的順序不同而不同。
在標準成本法下，采購價與計劃/標準價之間的價差直接計入“價差”科目。這里的價差不僅包括計劃/標準價與采購價的差異，還包括發(fā)票校驗時采購價和發(fā)票價格的差異。[H3]1.1 先收貨后收發(fā)票[/H3]
在標準成本法下，當先收貨時，系統將計劃/標準價與采購定單價格的差異計入“采購價差”科目，以計劃/標準價更新存貨的價值。對方科目則計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目，反映“應付暫估”的金額；當收到發(fā)票時，若發(fā)票價格和采購定單之間存在差異則把該差異也直接計入“采購價差”科目。
現舉例說明：
標準成本或初始移動加權平均價：1.1元/件 初始存貨數量：100件
采購價：1.3元/件 采購數量：100件
收貨： 收貨數量：100件
發(fā)票：1.2元/件 發(fā)票數量：100件
自動產生相應的會計分錄如下：
收貨時：
借：存貨 110
借：采購價差 20
貸：收貨/收發(fā)票 130
發(fā)票校驗時：
借：收貨/收發(fā)票 130
貸：采購價差 10
貸：應付帳款—供應商明細 120
此時該存貨數量、金額及成本變化如表1所示：
表1：存貨數量、金額及成本變化
（標準成本法—先收貨后收發(fā)票） |
|
數量 |
金額 |
標準成本 |
初始時 |
100件 |
110元 |
1.1元/件 |
收貨后 |
200件 |
220元 |
1.1元/件 |
發(fā)票校驗后 |
200件 |
220元 |
1.1元/件 |
[H3]1.2 先收發(fā)票后收貨[/H3]
在有些企業(yè)存在先收到發(fā)票而后收貨的情況，標準成本法下，其會計核算與先收貨后收發(fā)票的情況類似，這里不再贅述，只給出相應的結果。
沿用上述例子數據，先收發(fā)票后收貨，自動產生相應的會計分錄如下：
發(fā)票校驗時：
借：收貨/收發(fā)票 120
貸：應付帳款—供應商明細 120
由于收發(fā)票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。
收貨時：
借：存貨 110
借：采購價差 10
貸：收貨/收發(fā)票 120
此時該存貨數量、金額及成本變化如表2所示：
表2：存貨數量、金額及成本變化
（標準成本法—先收發(fā)票后收貨） |
|
數量 |
金額 |
標準成本 |
初始時 |
100件 |
110元 |
1.1元/件 |
發(fā)票校驗時 |
100件 |
110元 |
1.1元/件 |
收貨后 |
200件 |
220元 |
1.1元/件 |
[H2]
2、移動（加權）平均法[/H2]
由于ERP系統采用先進的計算機技術，使存貨的移動加權平均成為可能，在大多數情況下，使用移動加權平均法對存貨計價更貼近存貨的實際成本。因此，在很多企業(yè)實施ERP的過程中選擇移動加權平均法對存貨進行核算計價。[H3]2.1 先收貨后收發(fā)票（庫存充足）[/H3]
在移動加權平均法下，企業(yè)也存在收到發(fā)票時，實際的庫存已小于發(fā)票數量的情況，因此對于庫存是否充足（相對收發(fā)票時存貨的數量）會直接影響到計入存貨科目的金額大小。
與標準成本法不同，在移動加權平均法下，當先收貨時，系統將直接按采購定單價格計入存貨價值；收發(fā)票時的價差，如果庫存充足，既庫存數量大于發(fā)票數量，則直接更新庫存價值。相應的對方科目也是計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。
仍然沿用上述例子數據，自動產生相應的會計分錄如下：
收貨時：
借：存貨 130
貸：收貨/收發(fā)票 130
發(fā)票校驗時：
借：收貨/收發(fā)票 130
貸：存貨 10
貸：應付帳款—供應商明細 120
此時該存貨數量、金額及成本變化如表3所示：
表3：存貨數量、金額及成本變化
（移動加權平均法—先收貨后收發(fā)票，庫存充足） |
|
數量 |
金額 |
移動平均價 |
初始時 |
100件 |
110元 |
1.10元/件 |
收貨后 |
200件 |
240元 |
1.20元/件 |
發(fā)票校驗后 |
200件 |
230元 |
1.15元/件 |
[H3]2.2 先收貨后收發(fā)票（庫存不足）[/H3]
當收貨后，在收發(fā)票時如果庫存不足，既庫存數量小于發(fā)票數量，則收發(fā)票時的價差，則系統通常會將差異金額在“存貨”和“采購價差”科目上按比例分攤。
仍然沿用上述例子數據，收貨后收發(fā)票前領用120件，自動產生相應的會計分錄如下：
收貨時：
借：存貨 130
貸：收貨/收發(fā)票 130
領用時：
借：生產成本/費用消耗 144
貸：存貨 144
發(fā)票校驗時：
借：收貨/收發(fā)票 130
貸：存貨 8
貸：采購價差 2
貸：應付帳款—供應商明細 120
由于收發(fā)票時庫存數量小于發(fā)票數量，因此收發(fā)票時的價差，在“存貨”和“采購價差”科目上按比例分攤，其中：
“采購價差”科目所分攤差異
=總差異*（發(fā)票數量-當前庫存數量）/發(fā)票數量
=（130-120）*[100-（100+100-120）]/100
=10*20/100
=2
“存貨”科目應分攤的差異
=總差異*當前庫存數量/發(fā)票數量
=（130-120）*（100+100-120）]/100
=10*80/100
=8
此時該存貨數量、金額及成本變化如表4所示：
表4：存貨數量、金額及成本變化
（移動加權平均法—先收貨后收發(fā)票，庫存不足） |
|
數量 |
金額 |
移動平均價 |
初始時 |
100件 |
110元 |
1.10元/件 |
收貨后 |
200件 |
240元 |
1.20元/件 |
領用后 |
80件 |
96元 |
1.20元/件 |
發(fā)票校驗后 |
80件 |
88元 |
1.10元/件 |
[H3]2.3 先收貨后收發(fā)票（收貨時為負庫存）[/H3]
在移動加權平均價法下，對于先收貨后收發(fā)票還存在一種特殊情況，即在收貨時庫存不足，帳面庫存已小于零。實際業(yè)務當中也的確存在這樣的情況而并不一定是帳實不符。例如，在某些石油天然氣行業(yè)，由于存貨如油品隨自然條件如氣溫不同而使測量結果不完全相同，而這種差異也存在于合理范圍之內，就可能存在帳面已經為負而實際存貨尚可發(fā)貨，即負庫存的情況。當然原則上不應出現負庫存的情況，但在極特殊的條件下也在情理之中。在這種情況下收貨時，系統不完全將直接按采購定單價格計入存貨價值，而是將負庫存數量與采購價和移動平均價間所得差額計入“采購價差”科目。
仍然沿用上述例子數據，收貨前領用120件，自動產生相應的會計分錄如下：
領用時：
借：生產成本/費用消耗 132
貸：存貨 132
收貨時：
借：存貨 126
借：采購價差 4
貸：收貨/收發(fā)票 130
其中：
采購價差
=|（定單價格-移動平均價格）|*負庫存數量
=|（1.30-1.10）|*20
=4
（對于定單價格<移動平均價仍然適用）
發(fā)票校驗（庫存不足，發(fā)票數量>存貨數量）時：
借：收貨/收發(fā)票 130
貸：存貨 8
貸：采購價差 2
貸：應付帳款—供應商明細 120
其中：
“采購價差”科目所分攤差異
=總差異*（發(fā)票數量-當前庫存數量）/發(fā)票數量
=（130-120）*[100-（100-120+100）]/100
=10*20/100
=2
“存貨”科目應分攤的差異
=總差異*當前庫存數量/發(fā)票數量
=（130-120）*（100-120+100）]/100
=10*80/100
=8
另外，如果此時發(fā)票校驗時也是負庫存，則差異全部直接記入“采購價差”科目。實際上，此時“采購價差”科目所分攤差異
=總差異*（發(fā)票數量-當前庫存數量）/發(fā)票數量
=（130-120）*[100-0]/100（負庫存時當前庫存視為“0”）
=10*100/100
=10
存貨數量、金額及成本變化如表5所示：
表5：存貨數量、金額及成本變化
（移動加權平均法—先收貨后收發(fā)票，收貨時負庫存） |
|
數量 |
金額 |
移動平均價 |
初始時 |
100件 |
110元 |
1.10元/件 |
領用后 |
-20件 |
-22元 |
1.10元/件 |
收貨后 |
80件 |
104元 |
1.30元/件 |
發(fā)票校驗后 |
80件 |
96元 |
1.20元/件 |
[H3]2.4 先收發(fā)票后收貨[/H3]
在移動加權平均法下，如果收發(fā)票早于收發(fā)票，則收發(fā)票時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目，而收貨時按發(fā)票金額更新“存貨”價值。
仍然沿用上述例子數據，先收發(fā)票后收貨，自動產生相應的會計分錄如下：
發(fā)票校驗時：
借：收貨/收發(fā)票 120
貸：應付帳款—供應商明細 120
由于收發(fā)票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。
收貨時：
借：存貨 120
貸：收貨/收發(fā)票 120
在移動加權平均價法下，對于先收發(fā)票后收貨時如果收貨時為負庫存，則此時“采購價差”科目所分攤金額的原則與先收貨后收發(fā)票的負庫存處理一樣。此時該存貨數量、金額及成本變化如表6所示：
表6：存貨數量、金額及成本變化
（移動加權平均法—先收發(fā)票后收貨） |
|
數量 |
金額 |
移動平均價 |
初始時 |
100件 |
110元 |
1.10元/件 |
發(fā)票校驗后 |
100件 |
110元 |
1.10元/件 |
收貨后 |
200件 |
230元 |
1.15元/件 |
[H2]
3、期末結帳的采購核算處理[/H2]
在期末結帳時，將執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”的自動科目清帳，把已收貨且已收發(fā)票的“收貨/收發(fā)票”明細項目一一清帳核銷。然后執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”科目余額重組調整的操作把“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目借方余額調整到資產負債表“物資采購”項目中，反映收到發(fā)票尚未收貨的金額，其自動產生的會計憑證為：
借：物資采購
貸：“收貨/收發(fā)票調整”科目
一般情況下，ERP系統不是直接調整“收貨/收發(fā)票”科目的，而是記入另外一個性質相似的調整科目，即：“收貨/收發(fā)票調整”科目。這是因為做這樣的調整主要是為了調整資產負債表項目而為，因此系統在期末做這樣的調整的時候還同時自動產生了下一個期間期初的沖銷憑證：
借：“收貨/收發(fā)票調整”科目
貸：物資采購
如果“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳存在貸方科目余額則重組調整到相應的“應付暫估”科目中，反映已收貨尚未收到發(fā)票的金額，其自動產生的會計憑證為：
借：“收貨/收發(fā)票調整”科目
貸：應付暫估
同時也自動產生下一個期間期初的沖銷憑證：
借：應付暫估
貸：“收貨/收發(fā)票調整”科目
因此，實際上對于“收貨/收發(fā)票”中間待清帳科目和“收貨/收發(fā)票調整”科目是不包含在資產負債表項目中的，而正常結帳完成后，這兩個科目的匯總余額應該為零。這樣處理也便于下個期間正常的收貨和收發(fā)票的校對，不至于影響到收貨和收發(fā)票逐筆清帳核銷。
而對于“采購價差”科目，在ERP系統中一般是作為存貨的備加/備抵科目反映在資產負債表的存貨項目中的。
一般在ERP系統中，無論在標準成本法下或是移動平均法下，存貨科目的記帳都是由系統自動產生的，而且都和一定的存貨數量對應的。因此，存貨科目在系統中是不能手工記帳，必須從物料管理部門的業(yè)務操作自動產生相應的會計憑證；而“采購價差”科目雖然有一部分也是由系統自動記帳的，但該科目也同時也允許財務手工單獨處理，并且該科目的余額是沒有相應的存貨數量來對應的。[H2]
4、ERP環(huán)境下存貨的異動[/H2]
根據上文所述，無論是在標準成本法或是移動平均法下，“采購價差”科目在存貨采購成本核算過程中都扮演了中間“協調者”的角色，是存貨控制的關鍵點，需要特別關注。[H3]4.1標準成本法下存貨標準價的非正常頻繁變動[/H3]
正常情況下，一旦確定相應的存貨標準價后，除非標準價和實際價存在較大差異，不應隨意調整標準價。如果發(fā)現在ERP系統中存在存貨標準價的非正常頻繁變動，則需要特別關注。這種情況對于審計師對存貨的審計也需要提高警惕，因為系統一般會提供改變標準價的功能，并自動產生相應的會計憑證：
借或貸：存貨
貸或借：采購價差
而采購價差通常有兩種處理方法。一種是在當期已發(fā)出材料和期末結存材料之間進行分配，屬于已消耗材料應分配的差異，應從該科目中轉到相關科目；另一種是直接轉入當期損益，從而影響財務狀況和損益。[H3]4.2移動平均法下采購價差科目存在較大科目余額[/H3]
從上述介紹可知，與標準成本法不同，移動平均法下的采購價差科目通常其科目余額應該為零，只有在一些特殊情況才可能出現科目余額且相對來講余額應該不大。采購價差的處理也同于標準成本法，為了簡便，當科目余額不大時可直接計入當期損益。因此，在這種情況下，如果存在相反的情況則表明存貨控制存在較大的風險。[H3]4.3移動平均法下負庫存情況及其發(fā)生頻率[/H3]
一般來講，正常情況下是不會或是不應該存在負庫存情況的。如果在移動平均法下出現負庫存且發(fā)生頻率較多，則需要進一步查明出現負庫存的原因，加強存貨控制。[H3]4.4移動平均法下存貨和采購價差科目間的非正常轉帳[/H3]
由于“存貨”科目的余額是直接和一定的存貨數量相關的，而“采購價差”科目余額是不和存貨數量直接相關的，它只是存貨的備加/抵項目。正常情況下的“采購價差”是通過分配轉到消耗材料應分配的差異或直接轉入損益的，而不能直接和存貨轉帳，如果在存貨和采購價差科目間進行轉帳，勢必改變存貨的移動平均價格。但有些系統也提供了存貨和“采購價差”間的特殊轉帳操作，即：
借或貸：存貨
貸或借：采購價差
但這種操作只是在那些由于誤操作，如將每公斤的價格輸入為每噸價格造成“采購價差”科目余額很大而無法更改錯誤或難于更改錯誤時才使用的特殊更正。因此，在移動平均法下一般不應出現存貨和采購價差科目間的轉帳的。
