城建檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究
陳晉
南陽(yáng)市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館
摘要：本文結(jié)合工作實(shí)踐，從城建檔案管理的重要性、城建檔案管理存在的問(wèn)題、提高城建檔案管理水平的對(duì)策及城建檔案管理信息化建設(shè)等幾個(gè)方面討論了如何做好城建檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；信息化建設(shè)
城建檔案作為城市發(fā)展的重要信息資源,其內(nèi)容包括城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表等,是城市建設(shè)發(fā)展的歷史記錄,在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中具有重要價(jià)值。隨著社會(huì)不斷進(jìn)步,城市建設(shè)的速度和規(guī)模迅猛發(fā)展,城建檔案的數(shù)量和復(fù)雜程度也隨之提升。如何更加科學(xué)、規(guī)范地做好城建檔案管理工作,充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的依據(jù)作用,是值得每位城建檔案工作者深入思考的問(wèn)題。在信息時(shí)代,信息成為一種資源已是人們的共識(shí),利用信息化技術(shù)手段做好城建檔案管理工作,已成為城建檔案部門的重要任務(wù)。在城市建設(shè)發(fā)展過(guò)程中,城建檔案成為不可或缺的重要參考材料,尤其在信心技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天,城建檔案管理如何更好地應(yīng)用信息技術(shù),不斷加大城建檔案信息化建設(shè)力度,提高城建檔案管理和利用水平,已成為當(dāng)前城建檔案管理部門面臨的重要課題。
1城建檔案管理的重要性
1.1城建檔案的憑證作用
城建檔案的憑證作用,為城市建設(shè)提供依據(jù)和佐證,在城市整體規(guī)劃方面具有重要價(jià)值。城建檔案是城市建設(shè)相關(guān)情況的客觀反映,記錄了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的發(fā)展進(jìn)程,是城市建設(shè)的歷史憑證?？陀^、完整、準(zhǔn)確的城建檔案能夠?qū)Τ鞘薪ㄔO(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和管理具有重要的參考價(jià)值,從而對(duì)提升城市管理水平具有巨大的推動(dòng)作用。城建檔案中記載了城建項(xiàng)目的具體情況,對(duì)城市建設(shè)項(xiàng)目中的某些糾紛也具體有重要依據(jù)佐證作用。
1.2城建檔案的服務(wù)功能
城建檔案的服務(wù)功能,滿足利用者各種檔案需求,在保障和維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益方面具有重要價(jià)值。城建檔案作為檔案的重要組成部分,其工作的重要意義在于為需要者提供利用服務(wù)。城建檔案管理部門對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)規(guī)范地整合和管理,為個(gè)人和組織的查詢利用提供了完備的服務(wù)基礎(chǔ)。城建檔案的利用功能對(duì)于城建相關(guān)單位在工作中避免重大事故,以及保障和維護(hù)人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全具有積極作用。
1.3城建檔案的文化載體功能
城建檔案的文化載體功能,為城市文化發(fā)展起到傳承作用,在推動(dòng)城市文化發(fā)展方面具有重要價(jià)值。城市建設(shè)是城市文化的重要呈現(xiàn)方式,城建檔案記錄了城市發(fā)展每個(gè)階段的建設(shè)變化,包括城市風(fēng)貌和城市建設(shè)管理方式中蘊(yùn)含的城市文化,這集中反映了一個(gè)城市文化的特點(diǎn),以及具有連續(xù)性的文化發(fā)展脈絡(luò),這對(duì)城市文化的傳承和學(xué)識(shí)研究具有重要意義。
2目前城建檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1城建檔案管理規(guī)范程度有待加強(qiáng)
目前,我國(guó)城市高速發(fā)展,城建檔案的復(fù)雜程度和數(shù)量激增,這對(duì)城建檔案管理工作的規(guī)范性提出了更高的要求。然而,城建檔案管理的規(guī)范性不盡如人意,究其原因,一是包括城市管理者、城建檔案管理人員在內(nèi)的社會(huì)公眾,對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,檔案管理人員在具體工作中不能夠完全按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作,致使檔案收集不完整、整理不規(guī)范。二是對(duì)城建檔案管理工作的投入不足,包括資金投入、技術(shù)投入和人員投入等,這些不利因素都制約著城建檔案管理工作有序、高效的開展。
2.2城建檔案數(shù)字化工作相對(duì)滯后
城建檔案的組成較其他檔案相對(duì)復(fù)雜,且由于城市的快速發(fā)展,其內(nèi)容不斷更新,數(shù)量迅速增大。近年來(lái),在檔案行業(yè)迅速推廣的數(shù)字化管理方式,對(duì)城建檔案的保管和利用水平具有極大的提升作用。然而,目前的城建檔案數(shù)字化工作還是相對(duì)落后的。一是存量傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大,數(shù)字化的投入限制了數(shù)字化的速度。二是城建檔案管理部門對(duì)檔案數(shù)字化管理的投入不足,如基礎(chǔ)硬件設(shè)備的配備不完備,后期維護(hù)跟不上。三是城建電子檔案平臺(tái)不統(tǒng)一,城建檔案形成的各個(gè)單位由于平臺(tái)不同,形成的電子檔案格式不統(tǒng)一,導(dǎo)致有些電子城建檔案跨平臺(tái)后無(wú)法使用。四是城建檔案具有保密性,在數(shù)字化的管理方式下,如果措施不當(dāng),存在安全隱患。
2.3城建檔案管理高素質(zhì)人才欠缺
隨著時(shí)代發(fā)展,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高新技術(shù)日漸融入社會(huì)各行各業(yè),同樣也應(yīng)用于城建檔案管理中,這對(duì)城建檔案管理人員的綜合能力提出了新的要求。然而,目前城建檔案管理人員由于思想的制約和能力的限制,一般還是滿足于做好傳統(tǒng)城建檔案管理工作,不能利用新的技術(shù)和手段,適應(yīng)新的工作要求,不能滿足為城市政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展提供更多的支持。
3提高城建檔案管理水平的對(duì)策
3.1持續(xù)不斷地開展城建檔案的指導(dǎo)服務(wù)
為確保城市建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠及時(shí)完整地接收進(jìn)館,我們不斷加大城建收集整理和檔案立卷歸檔工作力度,做到對(duì)城市建設(shè)項(xiàng)目底數(shù)清、情況明,提前介入,及時(shí)登記,強(qiáng)化指導(dǎo),跟蹤服務(wù)。對(duì)全市重點(diǎn)城市建設(shè)項(xiàng)目,我們都積極深入施工現(xiàn)場(chǎng)跟蹤指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)服務(wù),保證了工程竣工驗(yàn)收與檔案接收進(jìn)館同步進(jìn)行,維護(hù)了城建檔案的完整安全。與此同時(shí),我們還加強(qiáng)了城建檔案鑒定工作,及時(shí)將重復(fù)的、已經(jīng)失去保存價(jià)值的城建檔案進(jìn)行檢查剔除和鑒定銷毀,這樣既可以降低保管成本,又可以提高檔案的利用率,使城建檔案管理工作準(zhǔn)確無(wú)誤、科學(xué)有序。
3.2強(qiáng)化城建檔案管理規(guī)范程度
一要加大城建檔案宣傳教育力度。提高包括城市管理者、城建檔案工作人員以及社會(huì)公眾對(duì)城建檔案的重視程度,充分認(rèn)識(shí)到城市檔案管理在城市建設(shè)與發(fā)展中的重要價(jià)值。城建檔案管理人員要在《檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的指導(dǎo)下,嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范制度工作,塑造科學(xué)規(guī)范的工作流程,不斷完善城建檔案管理工作。二要加大對(duì)城建檔案管理的投入力度。目前,檔案行業(yè)的數(shù)字化管理已經(jīng)有了一定發(fā)展,數(shù)字化的管理方式極大地提高了城建檔案工作的收、管、用各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率,城建檔案管理部門要加大軟件、硬件投入,吸引優(yōu)秀人員,多措并舉,實(shí)現(xiàn)城建檔案工作質(zhì)量的提升。
3.3進(jìn)一步推進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作
一是采取適合的方式方法對(duì)本單位存量的傳統(tǒng)形式城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。一般來(lái)講自行加工需要組織人員培訓(xùn),添置設(shè)備等,效率較低。為了保證數(shù)字化的速度和質(zhì)量,可以委托專業(yè)檔案數(shù)字化加工的組織機(jī)構(gòu)批量進(jìn)行,由熟悉檔案數(shù)字化加工的人員操作,在數(shù)字化成品的質(zhì)量和數(shù)量上都有保障。但需要注意的是密級(jí)程度較高的檔案要經(jīng)過(guò)鑒定,謹(jǐn)慎交給外包公司處理,防止泄密。二是加大投入力度,夯實(shí)城建檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ),為數(shù)字化管理提供適合的硬件設(shè)備,并隨著時(shí)代發(fā)展和城建檔案的發(fā)展變化情況,不斷更新并維護(hù),為數(shù)字化管理的良性發(fā)展提供一個(gè)可持續(xù)的發(fā)展基礎(chǔ)。三是統(tǒng)一城建檔案管理平臺(tái)或者是城建檔案電子文件的格式,為數(shù)據(jù)互聯(lián)互通提供客觀的可能條件,為大數(shù)據(jù)、云計(jì)算在城建檔案管理中廣泛應(yīng)用做好準(zhǔn)備。信息化的管理方式,拓展了城建檔案應(yīng)用的范圍,為城際、省際之間的檔案資源互相利用提供了便利,因而,在平臺(tái)選擇上也要注意強(qiáng)化利用服務(wù)的功能。四是要確保城建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的安全性。城建檔案內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)很多關(guān)鍵數(shù)據(jù),如城市地下管網(wǎng)的分布、重要建筑物的規(guī)劃施工圖紙等等,這對(duì)城建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的保密提出了較高的要求。在選擇城建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)上,要充分考慮其安全性能,并要安裝安全性較強(qiáng)的各種技術(shù)設(shè)備,防止泄密發(fā)生。
3.4加強(qiáng)城建檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)
在新的時(shí)代背景下,城建檔案管理部門要進(jìn)一步提升城建檔案管理的水平,必須要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng),建立起高素質(zhì)的城建檔案管理隊(duì)伍。城建檔案管理要充分利用新的技術(shù)手段對(duì)其深層次價(jià)值進(jìn)行開發(fā),不能僅停留在保管階段。城建檔案管理人員要以新的思維去管理檔案,既要熟練掌握檔案管理知識(shí),又要學(xué)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析,還要具備一定使用新技術(shù)、新手段的能力。城建檔案管理部門要加強(qiáng)原有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),同時(shí),對(duì)外吸收高素質(zhì)人才,不斷提升城建檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐管理技能,逐漸建立起一支綜合素質(zhì)高、實(shí)踐能力強(qiáng)的城建檔案管理隊(duì)伍,提升城建檔案管理工作的整體水平,充分挖掘城建檔案的重要價(jià)值,實(shí)現(xiàn)城建檔案為城市發(fā)展助力。
4結(jié)論
總之,要想做好城建檔案管理工作就要持續(xù)不斷地開展城建檔案的指導(dǎo)服務(wù)、強(qiáng)化城建檔案管理規(guī)范程度、進(jìn)一步推進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作和加強(qiáng)城建檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)。另外，城建檔案部門想要提升整體的工作效率,就需要積極地將信息化手段引入到城建檔案管理工作之中,依托于知識(shí)與信息手段,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)城建檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的資源,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)城建檔案進(jìn)行整理歸納,提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量,讓城建檔案管理信息化建設(shè)在新世紀(jì)得到更好地發(fā)展。
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