如何設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)（二）
六、工作關(guān)系：
HR在設(shè)置工作關(guān)系時(shí)，通常的情況分為公司內(nèi)部關(guān)系和公司外部關(guān)系。內(nèi)部關(guān)系主要是針對(duì)該職位所在公司的銜接部門(mén)及溝通指數(shù)而設(shè)定?？梢栽O(shè)置模塊如下：?jiǎn)挝?、人員及部門(mén)、頻繁程度。其中在頻繁度里包含頻繁、經(jīng)常和偶爾三項(xiàng)。
單位是指這個(gè)崗位需要與內(nèi)部的溝通部門(mén)，如總經(jīng)理的助理，需不需要與董事會(huì)成員溝通？需要。需不需要與行政部、市場(chǎng)部、生產(chǎn)部及策劃部等溝通，需要。如此，作為HR你在設(shè)置內(nèi)部關(guān)系時(shí)就要考慮該職務(wù)需要與哪些部門(mén)及人員溝通。
另外在編制頻繁程度時(shí)可不是瞎寫(xiě)的，要考慮到該職務(wù)和總經(jīng)理的工作作風(fēng)等等因素。 有的是頻繁，有的就應(yīng)該是經(jīng)常，有的只能是偶爾。這其中的奧妙很多，要觀察高級(jí)管理人員之間的復(fù)雜關(guān)系和排斥、嫉妒等等因素在里面。
公司外部的溝通關(guān)系，就更需要你了解更多的情況才能制定。不僅要掌握該崗位人員的學(xué)識(shí)、見(jiàn)識(shí)、為人處世的技能，同時(shí)還要了解該崗位人員的口才和社會(huì)交際本領(lǐng)等。
在你設(shè)計(jì)這些的同時(shí)，還要考慮下一步你在設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)承擔(dān)職責(zé)那一塊，因?yàn)槎呤怯羞B帶關(guān)系的，否則你的績(jī)效考評(píng)就會(huì)流產(chǎn)。人力資源管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)的管理工作。所謂動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)是指無(wú)論是人還是工作環(huán)境都時(shí)時(shí)發(fā)生著微妙的變化，它需要從事人力資源管理的工作者對(duì)事對(duì)物都要具有良好的驅(qū)動(dòng)力、情商、更要具有豐富的知識(shí)閱歷等。
七、工作摘要：
工作摘要與工作目的有著不同的概念區(qū)分。從總的原則來(lái)看，工作摘要就是將承擔(dān)職責(zé)的主要概況進(jìn)行描述。
例如：還以總經(jīng)理助理為例：
為總經(jīng)理的日常工作事物處理好各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系，為總經(jīng)理制定的年度工作計(jì)劃提出合理化和科學(xué)化的建議，為總經(jīng)理制定的公司戰(zhàn)略提出可行性的分析報(bào)告及戰(zhàn)術(shù)推進(jìn)計(jì)劃等。
對(duì)內(nèi)不僅與公司各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)保持經(jīng)常性的接觸，同時(shí)還要給總經(jīng)理提供與各個(gè)高管人員接觸后留下的印象、工作作風(fēng)、可用程度、發(fā)展空間等等感悟與評(píng)價(jià)，以便給總經(jīng)理提供各部領(lǐng)導(dǎo)晉升、降級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等參考依據(jù)。對(duì)外協(xié)調(diào)與總經(jīng)理接觸頻繁的政商兩界領(lǐng)導(dǎo)，便于彌補(bǔ)總經(jīng)理因事物繁忙而疏忽的事項(xiàng)。
你在編寫(xiě)工作摘要時(shí)，首要考慮總經(jīng)理到底需要一個(gè)什么樣的助理？總經(jīng)理的性格、愛(ài)好、脾氣、容忍度、社交群體、文化素養(yǎng)、成長(zhǎng)環(huán)境、為人處世的誠(chéng)信度等等。這些詳情的了解是你選擇與書(shū)寫(xiě)工作摘要必須要慎重思考的，否則最終老板就會(huì)責(zé)備你不會(huì)選人，責(zé)任全在你的身上。再有你對(duì)這個(gè)助理的績(jī)效考評(píng)如何推行？會(huì)不會(huì)搬起石頭砸自己的腳等等。
你在設(shè)計(jì)這些工作摘要的時(shí)候可要謹(jǐn)慎啊，否則你接下來(lái)的績(jī)效考核不能有效的展開(kāi)，老板會(huì)認(rèn)為你華而不實(shí)的。很多企業(yè)的老板不會(huì)是說(shuō)自己不好，而是埋怨你這個(gè)人事部長(zhǎng)太弱。生活在一個(gè)多數(shù)老板依靠機(jī)遇發(fā)財(cái)、文化程度盡管不高、但是虛榮心很強(qiáng)的時(shí)代，人力資源管理者不僅要專(zhuān)業(yè)，而且還要懂得什么樣的老板什么樣的手段對(duì)待，否則的話，你按照什么以人為本，科學(xué)發(fā)展觀等等口號(hào)教條的東西生搬硬套是不行的。
八、承擔(dān)責(zé)任：
這部分是整個(gè)工作說(shuō)明書(shū)的重點(diǎn)部分，這個(gè)部分設(shè)計(jì)的好壞直接關(guān)系到下一步的績(jī)效考評(píng)工作的有效進(jìn)行。如果你是一個(gè)專(zhuān)業(yè)人士，你通過(guò)一家公司設(shè)計(jì)的承擔(dān)責(zé)任這塊就能看出這家公司的人力資源部長(zhǎng)是否專(zhuān)業(yè)？同時(shí)也能判斷出這家公司的老板及手下那些副總是否懂得企業(yè)管理或者人力資源管理等。
你會(huì)經(jīng)?？吹胶芏嗖欢蛘卟粚?zhuān)業(yè)HR設(shè)計(jì)的承擔(dān)責(zé)任這一項(xiàng)時(shí)，每個(gè)開(kāi)頭都寫(xiě)負(fù)責(zé)什么什么？就看這一點(diǎn)，這家公司的HR就是個(gè)庸才。并非負(fù)責(zé)什么寫(xiě)的不對(duì)，而是不細(xì)化，正因?yàn)椴患?xì)化便出現(xiàn)很多公司沒(méi)有執(zhí)行力，而老板卻不知道到底原因出在哪里？也不明白他啟用的HR是個(gè)廢人。這年頭，做企業(yè)的老板再也不像從前了，只要有錢(qián)就能辦公司，不是儒商很難做強(qiáng)做大企業(yè)的。
那么如何正確書(shū)寫(xiě)或者編制這塊呢？
首先作為HR要懂得專(zhuān)業(yè)工具的運(yùn)用，也就是說(shuō)這部分HR要運(yùn)用崗位說(shuō)明書(shū)常用動(dòng)詞表。在常用動(dòng)詞表中借鑒和思考運(yùn)用的名詞與工作要求相匹配，如下：
一、 規(guī)劃：
規(guī)劃的解釋為：為實(shí)現(xiàn)組織的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和長(zhǎng)期利益，對(duì)組織的發(fā)展方向、資源配置、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑和手段所作的安排。
從上述的解釋來(lái)看，那么HR在編制說(shuō)明書(shū)的時(shí)候，是否要考慮給什么職位的人編寫(xiě)時(shí)要寫(xiě)上規(guī)劃？警衛(wèi)人員需要嗎？做飯的食堂師傅需要嗎？車(chē)工、鉗工、焊工等需要嗎？這些人是不需要的。只有高管層人員才需要，主管層也有需要的，但是次管層就是執(zhí)行層了當(dāng)然很少需要的了。明白了這些，你在給高級(jí)管理人員編制說(shuō)明書(shū)的時(shí)候第一項(xiàng)就是有規(guī)劃的內(nèi)容。試想，一個(gè)沒(méi)有規(guī)劃或者不會(huì)規(guī)劃的高管，能做好工作嗎？民營(yíng)企業(yè)或者外資、合資高級(jí)管理人員可不同于公務(wù)員之類(lèi)的那些共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)……
所以，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總、人力資源部長(zhǎng)、生產(chǎn)主管、銷(xiāo)售主管、企劃主管、財(cái)務(wù)主管等，在編制工作崗位說(shuō)明書(shū)的時(shí)候一定要編寫(xiě)規(guī)劃一項(xiàng)。什么職務(wù)編寫(xiě)什么與職務(wù)有關(guān)的規(guī)劃。
我今天與兩個(gè)在公司里做財(cái)務(wù)的人員交流，問(wèn)他財(cái)務(wù)人員主要職責(zé)是什么？這兩個(gè)人的回答都不清晰，不難想象與判斷出這兩公司在經(jīng)營(yíng)與管理上的滯后，否則他的財(cái)務(wù)人員只會(huì)整理帳務(wù)，不會(huì)規(guī)劃財(cái)務(wù)。這就像社會(huì)上很多人考財(cái)務(wù)證書(shū)，但是從來(lái)就沒(méi)有認(rèn)真思考過(guò)怎樣才能升遷財(cái)務(wù)總監(jiān)，作為財(cái)務(wù)總監(jiān)除了掌握財(cái)務(wù)知識(shí)外，不懂6S 管理如何根據(jù)數(shù)字報(bào)表判斷費(fèi)用的增加與降低來(lái)源之處？
所以在給公司高管層設(shè)計(jì)規(guī)劃時(shí)，一定要圍繞公司的戰(zhàn)略層面編制。在給主管層設(shè)計(jì)時(shí)既要考慮戰(zhàn)略層又要考慮執(zhí)行層的多種要素。
二、計(jì)劃：
計(jì)劃與規(guī)劃有相同的地方也有不同之處。計(jì)劃的解釋為：規(guī)定組織的目標(biāo)，制定整體戰(zhàn)略以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，以及將計(jì)劃逐層展開(kāi)，以便將協(xié)調(diào)和將各種活動(dòng)一體化。
如果是這樣的要求，這就需要公司的高管層、次管層人員在編制工作說(shuō)明書(shū)時(shí)都要有計(jì)劃這一項(xiàng)。規(guī)劃屬于公司的戰(zhàn)略層面，而計(jì)劃多數(shù)是指戰(zhàn)略的執(zhí)行層面。所以對(duì)于公司執(zhí)行層管理人員的計(jì)劃能力的素質(zhì)要求就很?chē)?yán)格，會(huì)不會(huì)計(jì)劃？能不能分解戰(zhàn)略？如何有效逐層展開(kāi)計(jì)劃，推行計(jì)劃等，這是考驗(yàn)企業(yè)中層領(lǐng)導(dǎo)的核心所在。
看看那些老國(guó)營(yíng)企業(yè)，是不是都在各個(gè)科室的墻面上，用個(gè)相框?qū)懼ぷ髀氊?zé)？有用嗎？沒(méi)有用。有人照做嗎？沒(méi)有。有人天天抬頭就能看見(jiàn)的職責(zé)一問(wèn)三不知，什么原因呢？
你再看看那些工商、稅務(wù)、派出所、村部、財(cái)務(wù)等等辦公室的墻上不是都有這種所謂的職責(zé)明示嗎？結(jié)果如何？你再看看哪些成功的大公司墻上一個(gè)這樣的虛張聲勢(shì)的東西都沒(méi)有，其結(jié)果為何很好??？
三、 起草：
起草的解釋為：將思想轉(zhuǎn)化為書(shū)面文件的過(guò)程。凡是企業(yè)的高管層、次管層與執(zhí)行層人員是不是需要經(jīng)常起草文件？生產(chǎn)部門(mén)主管出現(xiàn)了質(zhì)量事故需要起草不？銷(xiāo)售部門(mén)的人員需要起草市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告不？總經(jīng)理的文秘或助理需要起草各種會(huì)議文案不？采購(gòu)部長(zhǎng)需要起草關(guān)于購(gòu)進(jìn)材料的請(qǐng)示報(bào)告不？都需要。這些需要還僅僅是日常工作的簡(jiǎn)單行為，更主要的是要起草與本工作相關(guān)的推進(jìn)工作的方法、構(gòu)思和建議等等。為此，HR在給管理人員設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)時(shí)，你沒(méi)有清晰明確的起草要求，就導(dǎo)致企業(yè)的執(zhí)行力欠缺。
四、擬定：
擬定與起草差不多，但是凡是需要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的它的準(zhǔn)確用詞就是擬定。擬定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審議的行為。
所以HR應(yīng)該對(duì)所有公司的管理人員，在編制說(shuō)明書(shū)時(shí)要有擬定的用詞，至于根據(jù)各個(gè)職位的不同，該職位需要擬定的文件或者制度不同而已。
所為擬定就是還沒(méi)有經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和認(rèn)可的前期文案，什么職務(wù)的人員需要擬定什么呢？如果作為HR你要在工作說(shuō)明書(shū)里明確地標(biāo)明出來(lái)，否則，公司的管理人員不逼到頭上會(huì)主動(dòng)寫(xiě)擬定？所以，HR一定要在工作說(shuō)明書(shū)中依據(jù)本職務(wù)的權(quán)重而設(shè)計(jì)需要該職位擬定的文案和制度。
為何很多企業(yè)的人力資源管理者不受到重視？為何有的人力資源經(jīng)理在企業(yè)的地位很低、有的卻很高，原因源自此的運(yùn)用和奧妙。當(dāng)人家不怕你的時(shí)候，你的地位自然很低，當(dāng)你的績(jī)效考評(píng)讓他膽戰(zhàn)心驚時(shí)，你的地位自然就會(huì)很高。
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