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在此系列的前兩篇文章中，我們回顧了GTD的基本概念和習慣，以及其缺失與局限。本文想研究一下如何改進與個性化我們自己的GTD系統(tǒng)。其實眾多Blogger在這方面的思考已經(jīng)為我們找到了工具的最佳實踐以及問題的解決方案，我們只需要“拿來”就可以了。這里我希望本文能激發(fā)有經(jīng)驗GTDer的靈感，也希望本文能成為眾多剛開始接觸GTD（或者完全不了解GTD）的朋友的開端。

所謂GTD，是Getting Things Done的縮寫，基本相當于中文里面“今日事要今日畢”里面的“事”“畢”，也就是把事情搞定。這里不多做介紹。想了解的同學可以移步GTDLife仔細讀一讀什么是GTD。這里我綜合了前面對GTD的分析以及眾多對GTD的改進，并總結(jié)成四個工具和四個習慣（其實我有點想叫它“事畢”系統(tǒng)，哈哈）。這里的工具其實是概念，你用什么實現(xiàn)它都可以（紙筆、手機、互聯(lián)網(wǎng)或者客戶端軟件，只要你喜歡）。工具基本上是可以馬上應用起來的。習慣則需要一定的時間來建立和適應。畢竟掌握一個新工具也需要時間去習慣它嘛~

這四個工具是：工作籃，下一步行動，項目，日歷。

四個習慣則是：收集，處理，行動，計劃和回顧。

當然，這4+4并不一定適合所有人。希望朋友們多多留言與我們討論。

寫完發(fā)現(xiàn)文章太長，分兩部分發(fā)吧，先是四個工具：）

1. 工作籃（Inbox）

工作籃是這個系統(tǒng)開始的地方。工作籃可以是一個紙質(zhì)的筆記本，可以是PC桌面上的一個文本文檔，可以是Outlook里的任務，或者專業(yè)GTD工具里的Inbox。不管是老板丟過來一項新工作，還是想到一個創(chuàng)業(yè)的好點子，或者準備愚人節(jié)來一個大點的整人計劃，別管那么多，統(tǒng)統(tǒng)先丟進工作籃里面。設置工作籃的目的是清空大腦，從而達到“心如止水”的狀態(tài)。因為做一件事情的時候不停提醒自己另外一件事情確實是一件很煩人的事情。注意把任何進入我們生活的事情都丟進去，這樣才能清空大腦。關(guān)于工作籃，有一些小提示：

• 注意至少有一個工作籃是隨身攜帶，方便快捷的。

這樣才能隨時隨地記下我們的想法，像我這種記憶力不好的人尤其有用。關(guān)于這點yibie比我說的好：

相信我，這個是在GTD中最重要的工具。通過這個我們才能捕捉大腦里面那稍縱即逝的想法，才能知道自己一直以來想做什么，想要什么。這個工具的要求是，穩(wěn)定、便捷，呼之即來揮之即去，沒有過多的環(huán)節(jié)，你所要做的就是記錄。除此之外，這個工具，不必擁有其它任何用途。

而且這個工具最好不會阻礙你把想法變成工作籃里的輸入。比如我就比較習慣用紙筆，這樣輸入沒有障礙。

• 你可能會有不止一個工作籃，但是最好越少越好。

這點是Lifehack的Back to Basics: Your Inbox里面講到的，下面那一點也是。比如說你沒有必要把你的電子郵件全部抄寫同步到你的紙質(zhì)筆記本上（想想那個工作量），否則就有點強迫癥了…… 但是最好減少你的郵箱的數(shù)量，把所有郵件轉(zhuǎn)發(fā)到同一個郵箱里會是一個不錯的主意。ZTD（簡單做）里面講，最好把你的工作籃減少到4-7個（他把裝紙的盒子，裝臟衣服的袋子，信箱什么都算上了）。

• 光弄一個工作籃并不能幫你提高效率。

也就是說我們還得建立起來一些習慣處理工作籃。一方面我們要信任工作籃，把所有東西都放進去。另一方面我們又要及時處理工作籃。否則一個塞滿了任務的工作籃跟堆得亂七八糟的桌面并沒有什么差別。四個習慣的第一個和第二個都和工作籃有關(guān)，稍后會講到。

• 如果放進工作籃的時候能區(qū)分一下任務的輕重緩急就更好了。

前面我們分析到GTD的一個問題是不能區(qū)分輕重緩急，如果在把任務放進工作籃的時候加上輕重緩急，至少可以為我們處理的時候提供依據(jù)。

2. 下一步行動（Next Actions）

下一步行動是你行動的參考，是一個清晰且可執(zhí)行的行動的列表。在GTD中這個列表非常長，長到我們需要加上“情境”，并且依照多個原則（環(huán)境，時間，精力，重要性）去從中選擇適合當前做的工作。GTD這么做的邏輯是生活中太多突發(fā)事件，而這些突發(fā)事件是不能被計劃，所以提前安排工作的重要性是不可能的。但是我覺得并不是所有人都忙到每一個突發(fā)事件都需要馬上處理。這些事情往往只需要及時處理就可以了。關(guān)于下一步行動，ZTD里面取消掉了這個列表，而是計劃這個習慣中提到：

最重要的任務：每天早上，馬上決定今日最重要的任務。這和你的重大事件很相似，每日選擇1-3個最重要的任務，而這其中可能包括一個你已經(jīng)安排了的重大事件和其它幾個最重要的任務。同樣的，盡量將它們安排在盡可能早的時段。如果安排的太晚，你常常會被其他的任務干擾，而導致任務失敗。

我覺得下一步行動這個列表蠻好的，只是太長這個毛病需要修正一下。那么就每天只放進去第二天計劃的任務就行了（假設你每天晚上會處理收件箱。其實這樣下一步行動就變成了明日事項^^）。而放進去的過程中，把重要的任務（也就是ZTD中講的Most Important Things, MITs）放到前面，如果你喜歡的話，再把前面標個星號。這樣的話每天完成列表上的任務，今日事今日畢，豈不快哉？不過要做到這一點，肯定要做到準確估計自己的工作效率和工作量，您得是時間很好的朋友，這需要長時間的訓練咯（yibie昨天的文章里有相關(guān)討論）。至于如何按照這個列表行動，在后面的行動這個習慣里會有詳細討論。

那么每天丟進工作籃的事情太多，多到你放進下一步行動的時候賽都塞不下，怎么辦？一個可能是你往自己背上背負的東西太多了，那么試著放下一些東西吧。看看我們以前提到的這句話：

假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其他方法，你也同樣無法完成它們；而且倘若不借助某一件事優(yōu)先的次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。

另外一種情況，則是你可能把本來是一個項目的事情，當做了一個可執(zhí)行的行動放進了這個列表。這會導致你分配給它的時間也比較多，也容易導致你的拖延和時間估計失誤。這就要用到項目這個工具了。

3. 項目（Projects/Lists）

任何不能一步完成的任務，其實都可以作為一個項目。在GTD中，則是用的“清單”這個概念。因為項目基本上也是由一步步行動組成，所以基本上也可以列成一個清單。但是在GTD中，項目是和下一步行動寫到一章中的，所以難免讓人有點迷惑。再加上“有時/也許”清單，“等待”清單，就更讓人迷惑了。其實正如Steve Pavlina在GTD缺失的另一半里面所說的，他們是不同層次的東西。關(guān)系可以描述為這樣：

項目，以及各種各樣的清單

工作籃，下一步行動

為什么這么分？其實是由我們使用它們的頻率決定的。工作籃和下一步行動我們會每天多次用到，是執(zhí)行層面上的工具。雖然它們本質(zhì)上也是清單，但是因為這種頻繁的使用而跟其他清單區(qū)別開來。而項目和各種清單，我們可能每天回顧一次，比較懶的時候可能2-3天甚至一周才能回顧一次。它們很大程度上起到計劃和備忘的作用。在工作中，我們很有可能需要同時推進多個任務（比如一個朋友的7個跨國項目:P）。那么每一個任務就可以作為一個項目。再加上各種各樣的列表，比如“有時/也許”清單，比如購物清單，如此等等。

至于用什么工具來管理項目？我傾向于認為個人項目一般都不那么復雜，所以不用動用很“重”的項目管理工具。實際上動用這種“殺牛刀”的結(jié)果往往是“計劃趕不上變化”。因此任何能方便你管理列表的工具都可以用來管理項目。比如我喜歡的紙筆工具，比如天方喜歡的toodledo，以及各種各樣根據(jù)GTD設計出來的軟件和工具。

4. 日歷（Calendar）

剩下的就是日歷了。GTD中講到：

日程表應該只顯示“重要而艱巨的工作”，圍繞著它推進你其余的行動。

然而，根據(jù)人們記錄每天工作計劃的老習慣，許多人希望把行動放在他們有心情去完成這件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那時，也許情況就會發(fā)生變化了，因此這件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住這種種情況。你需要依賴你的日程表，把它視為一塊圣域。它界定了你每天所有的責任的嚴格精確的界限。當你忙碌的時候，這些工作也應該能夠一目了然。如果日程表中包括你必須在某一天搞定的工作，事情也就簡單多了。

ZTD中鼓勵把每周的大石頭放進日歷里面。不過我覺得上面這段話說的有道理，還是不要提前一周把石頭放進日歷里面比較好。提前一天放也許比較有預見性。不過既然我們已經(jīng)在“下一步行動”清單中確定了重要的事情，也就沒有必要重復了。還是把日歷看得“神圣”一點吧^^

另外，你還可以把一些需要每天完成的常規(guī)事項放進日歷里面。我覺得這個日歷最好是電子形式的，這樣它可以在需要的時候自動提醒我們（比如手機上的日歷工具，Google Calendar的SMS和Email提醒等等）。我們在日程表，提醒，以及截止日期里曾經(jīng)詳細討論過這方面的內(nèi)容，以及日程表的形式問題。有興趣的話點擊鏈接看看咯。

四個工具介紹完了，這是我們讀完之后可以馬上建立起來的系統(tǒng)。至于用什么實現(xiàn)，那并不是最重要的。當然，得選你自己喜歡，用起來舒服的工具。不過要熟練使用這些工具，以及形成相應的習慣，可能需要一定時間。李笑來老師說：

養(yǎng)成任何一個新的習慣都不容易。需要多久才能真正成為習慣，與天生的一樣自然呢？我的經(jīng)驗告訴我，一般需要五年的時間。對，是五年的時間。我看到過很多書籍上說，兩個星期就可以養(yǎng)成一個習慣；我想，也許是我笨吧。

至于要形成那四個習慣，才能更好的“今日事今日畢”，以及有哪些注意事項和行動指南，我們下篇接著討論。

您的GTD經(jīng)驗和思考會給我們及其他讀者帶來新的視角。您覺得這篇文章有什么問題或者需要改進的地方，在留言里跟我們討論咯^^