歸檔 文 件 整 理 方 法
1、收集整理保管 2010-10-29 16:23:08 閱讀332 評(píng)論0 字號(hào)：大中小
歸檔 文 件 整 理 方 法
邵東縣檔案局 吳金林
一、檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。
二、檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。
三、檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理工作活動(dòng)中形成的以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
四、歸檔文件整理的具體方法：
1、以“件”為單位整理。就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。
2、所謂“件”。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。
3、以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件，用檔案盒存放。
4、文件級(jí)檔案整理操作流程：收集、歸檔判斷、文件分類(lèi)、排列、裝盒（實(shí)為分盒）和編盒號(hào)、編制歸檔文件目錄、填寫(xiě)備考表、打印目錄、裝訂文件、蓋歸檔章、填寫(xiě)檔案盒封面、編制目錄檢索工具、檔案排架。
5、適用范圍：全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理；企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，
6、分類(lèi)方法：①保管期限---年度分類(lèi)法（多數(shù)單位使用）。即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。②保管期限——年度——問(wèn)題分類(lèi)法，③問(wèn)題——年度——保管期限分類(lèi)法。④年度——保管期限分類(lèi)法
五、檔案整理的質(zhì)量要求：
㈠組合（卷）要求：1、齊全完整。 2、保持文件之間的歷史聯(lián)系。
3、保持文件之間的內(nèi)容聯(lián)系。4、照顧文件的保存價(jià)值進(jìn)行裝盒。
（二）外形要求：
（1）裝具要求。采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的各種用品。
（2）填寫(xiě)檔案盒封面要求。立檔單位名稱(chēng)應(yīng)用毛筆書(shū)寫(xiě)或刻章蓋印，背脊項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
文件級(jí)檔案整理操作流程
流程
序號(hào)
流程
名稱(chēng)
操作
步驟
操作技巧及注意事項(xiàng)
一
收
集
●每年年初檔案室(或辦公室)將上年度處理完畢的文件統(tǒng)一收集到檔案室(或辦公室)。
1、收集范圍：上年度領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)處理完畢的文件材料。
2、收集時(shí)間：每年的1—4月份。由檔案室(或辦公室)發(fā)通知,提要求。
3、收集方法：
（1）全面收集。依據(jù)本單位收發(fā)文、用印、打印登記簿等。
（2）重點(diǎn)收集。要立足本單位，以本單位職能活動(dòng)形成的文件材料作為重點(diǎn)，注意業(yè)務(wù)部門(mén)形成的反映專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；特別是重大活動(dòng)事件材料的收集，防止不歸，少歸。
（3）注意帳外文件的收集：
①會(huì)議文件。包括會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議文件，負(fù)責(zé)人在有關(guān)會(huì)議上的講話稿、講話記錄等;
②上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件；新聞媒體報(bào)道、轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的文章、圖片、采播通知單等；代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。
③本機(jī)關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)；本機(jī)關(guān)及內(nèi)設(shè)部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查材料、情況報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報(bào)告等；與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議；本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)、出版物定稿、樣本、機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書(shū)等，向報(bào)社、電視臺(tái)及有關(guān)刊物發(fā)出的新聞稿、調(diào)查報(bào)告等信息;本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作形成的文件材料；審計(jì)結(jié)論等；領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)及收入申報(bào)的情況報(bào)告；聯(lián)合發(fā)文副本；本單位財(cái)產(chǎn)、檔案交接憑證等。
④本機(jī)關(guān)黨組（黨委、黨支部）和人事部門(mén)形成的文件材料。如干部、職工定級(jí)、晉級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考核、錄聘、離退、職稱(chēng)評(píng)定、考核等次匯總表、工資變動(dòng)審批表、工人技術(shù)等級(jí)考核審批表、工資發(fā)放明細(xì)表、各種介紹信、黨員、干部、職工、離退休人員花名冊(cè)等。本機(jī)關(guān)上報(bào)的各種基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)表：如黨員、團(tuán)員、干部、離退休、公務(wù)員、機(jī)構(gòu)編制、人事、黨政人才資源、國(guó)有事業(yè)單位管理人才、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計(jì)年報(bào)表；黨內(nèi)、工資、勞動(dòng)情況、保險(xiǎn)福利費(fèi)用構(gòu)成情況、國(guó)有資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、財(cái)務(wù)決算報(bào)表、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
⑤政府部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中形成的報(bào)告、標(biāo)書(shū)、合同等。如用戶申請(qǐng)報(bào)告、項(xiàng)目要求、設(shè)計(jì)方案等反映采購(gòu)要求的文件；招標(biāo)通知、競(jìng)標(biāo)登記、競(jìng)標(biāo)單位的標(biāo)書(shū)、競(jìng)標(biāo)會(huì)議議程、專(zhuān)家名單、專(zhuān)家意見(jiàn)、競(jìng)標(biāo)結(jié)果，采購(gòu)合同等記載競(jìng)標(biāo)和采購(gòu)合同鑒定過(guò)程中的文件材料；合同變更、設(shè)計(jì)更改、驗(yàn)收意見(jiàn)、合同執(zhí)行報(bào)告、爭(zhēng)議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料；
⑥本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)研時(shí)形成的文字材料。
⑦不經(jīng)收發(fā)文登記（屬于公務(wù)活動(dòng)）的領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”信件等。
（4）文件收集是否齊全；至少在3個(gè)字上做文章。
第一、“全”字。要求在以下幾個(gè)方面都應(yīng)當(dāng)收集齊全。
①一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)部門(mén)，防止內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)因工作需要把重要檔案不移交；防止只移交副本或復(fù)印件，正本自留，防止不移交電子文件；
②一次會(huì)議整套材料；
③一項(xiàng)工程；
④一個(gè)案件；
⑤一份文件；發(fā)現(xiàn)其中有無(wú)重要文件缺失不完整的情況。
第二、“新”字。
①新項(xiàng)目，如招商引資、立體開(kāi)發(fā)等。
②新領(lǐng)域，如產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、資產(chǎn)評(píng)估、住房改革、人事制度改革包括人員分流、下崗、待崗等。
第三、“特”字。要突出本部門(mén)本行業(yè)的特點(diǎn)。
（5）做好平時(shí)立卷。按內(nèi)部機(jī)構(gòu)職能每一個(gè)小類(lèi)設(shè)一個(gè)預(yù)備卷，文件承辦后對(duì)號(hào)入座。
4、檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。
①檢查收發(fā)文的正文和附件、收文閱辦處理單、定稿與印件是否齊全完整。注意：計(jì)算機(jī)輸出的定稿一定要附發(fā)文處理簽和加蓋騎縫章，避免弄虛作假，維護(hù)文件的真實(shí)性和憑證性。
②檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全。
5、收集時(shí)必須辦好交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)根據(jù)歸檔文件移交表或案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)，并簽字負(fù)責(zé)。
二
歸
檔
判
斷
●判斷所收集的文件材料是否歸檔。
1、對(duì)照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，將所收集的文件材料分為歸檔和不歸檔兩部分。屬歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程；不屬歸檔范圍的剔除。
（1）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。
（2）機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍。
（3）機(jī)關(guān)之間分工歸檔的范圍。
①上級(jí)黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)普發(fā)的非法規(guī)性文件，分別由黨委、政府辦公室歸檔。
②上級(jí)黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)針對(duì)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、獎(jiǎng)懲及專(zhuān)業(yè)性指導(dǎo)業(yè)務(wù)文件材料，除黨委、政府辦公室及有關(guān)部門(mén)分別歸檔外，文件所專(zhuān)指和針對(duì)的機(jī)關(guān)也應(yīng)歸檔。
③上級(jí)黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議文件，分別由黨委、政府辦公室歸檔，縣直機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般不歸檔，涉及本單位業(yè)務(wù)的除外。
④以上級(jí)黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件，除黨委、政府辦公室分別歸檔外，主辦機(jī)關(guān)也要?dú)w檔。
⑤上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)（部、廳、局）發(fā)來(lái)的文件，由隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對(duì)一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如人事、財(cái)務(wù)、編制、勞動(dòng)和社會(huì)保障方面的干部管理?xiàng)l例、勞動(dòng)工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。
⑥業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件，由各隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類(lèi)會(huì)議，并有重要發(fā)言、其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委、政府辦公室歸檔。
⑦本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而形成的文件材料，由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。
8、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交縣檔案館或主管部門(mén)。
9、聯(lián)合簽發(fā)的文件、聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議文件，由主辦機(jī)關(guān)歸檔，會(huì)簽、聯(lián)辦機(jī)關(guān)歸檔與否，視自身需要來(lái)確定。
10、聯(lián)合派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦重大活動(dòng)形成的文件材料，由主辦機(jī)關(guān)歸檔，聯(lián)辦機(jī)關(guān)歸檔與否，視自身需要來(lái)確定。
凡屬本單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。 凡屬本單位不歸檔的文件材料，各股室要妥善保管，及時(shí)清理，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
2、注意以下幾點(diǎn)：
①重份文件不要，揀選時(shí)要注意保留上面有領(lǐng)導(dǎo)批示或其他承辦標(biāo)記或說(shuō)明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件；
②屬歸檔范圍的傳真紙文件要復(fù)印，用復(fù)印件歸檔，原件附后；
③前文有誤，后又補(bǔ)發(fā)文件的，有誤文件不要?dú)w檔；④批復(fù)與請(qǐng)示放在辦結(jié)時(shí)歸，只有口頭答復(fù)，沒(méi)有正式文字的要注明。
3、將屬于歸檔范圍的文件初步整理。
①發(fā)文，將發(fā)文稿紙、發(fā)文底稿放在正文之后；
②請(qǐng)示與批復(fù)，本機(jī)關(guān)的文件在前，外機(jī)關(guān)的文件在后；③正件在前、附件在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后，原文本在前、譯文本在后。
④重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；
⑤非訴訟案件的結(jié)論、決定、判定性文件材料在前，依據(jù)材料等在后
4、本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的不歸檔文件的處理。
①本級(jí)紅頭文件和重要資料作發(fā)文匯集。
②其他不歸檔文件經(jīng)審查銷(xiāo)毀，任何組織和個(gè)人不得隨意處理。
三
分
類(lèi)
保
管
期
限
/
年
度
分
類(lèi)法
：
●1、分年，把文件材料按形成年度分開(kāi)，不同年度的文件不能混淆；
以“件“為單位整理的年度劃分方法：以文件落款時(shí)間來(lái)確定文件所在年度（取消針對(duì)年）。注意以下幾點(diǎn)：
①請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在一起歸檔；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年歸檔。
②跨年度的會(huì)議文件、校慶、縣慶、廠慶、院慶等放在結(jié)束年立卷。
③跨年度的案件放在結(jié)束年立卷。
④其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷，如跨年度的計(jì)劃與總結(jié)必須放形成年度。
⑤臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（兩年以內(nèi)），文件材料較少，形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。
⑥沒(méi)有落日期的文件，可根據(jù)文件材料的內(nèi)容標(biāo)明一個(gè)比較接近的時(shí)間：a、會(huì)議材料按會(huì)期。b、以訓(xùn)代會(huì)形成的材料，如典型發(fā)言、講稿等，按辦班時(shí)間c、統(tǒng)計(jì)報(bào)表按當(dāng)年最后時(shí)間或第二年1-2月。
⑦對(duì)在有專(zhuān)門(mén)年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)年度分類(lèi)。
●2、分級(jí)別，把相同年度的文件材料按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開(kāi)；
1、分成上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)四種。
2、對(duì)有密切聯(lián)系的文件不能按形成機(jī)關(guān)的級(jí)別區(qū)分開(kāi)，下列文件材料要放在本級(jí)文件中一起組卷：
①本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)。
②本機(jī)關(guān)的函與平級(jí)的復(fù)函。
③下級(jí)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)。
④上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、下達(dá)任務(wù)、經(jīng)費(fèi)指標(biāo)文件、專(zhuān)門(mén)研究本單位工作的會(huì)議紀(jì)要等針對(duì)性的文件，要放本級(jí)。如果是針對(duì)本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的放上級(jí)。
⑤上級(jí)任免、表彰、處分本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的文件。⑥上級(jí)指定要本機(jī)關(guān)專(zhuān)門(mén)辦理的文件（如人大、政協(xié)提案、議案辦理答復(fù)等）。
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人正對(duì)本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)告放本級(jí)。
⑧上級(jí)通報(bào)本機(jī)關(guān)的文件、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件方本級(jí)。
（9）直屬上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的以本單位工作內(nèi)容為主的文件或本單位以上級(jí)機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的會(huì)議材料、起草的文件放本級(jí)。
10）與外機(jī)關(guān)聯(lián)發(fā)文件和召開(kāi)會(huì)議的文件放本級(jí)。
●3、分保管期限；
1、對(duì)照國(guó)家檔案局8號(hào)令和本單位制定的《文書(shū)檔案保管期限表》劃分文件材料的保管期限。
2、以“件”為單位整理的定為永久、30年、10年。
3、幾點(diǎn)技巧：
①本單位的文件以永久居多；
②上級(jí)發(fā)文特別重要的政策法規(guī)文件為永久，其它規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則定為30年（長(zhǎng)期），多數(shù)文件定為10年（短期）；
③其他外單位發(fā)文可以作為資料備用或者歸檔為10年。
●4、分問(wèn)題或事由。
把機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）在同一年度產(chǎn)生的文件材料按照機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）的職能，概括為若干個(gè)問(wèn)題，文件材料按其內(nèi)容反映的問(wèn)題分開(kāi)，把相同問(wèn)題的文件分在一起。
1、綜合考慮：?jiǎn)栴}、厚薄。
2、分問(wèn)題（事由）的具體方法：
①行政、事業(yè)單位。a綜合類(lèi)（含文秘、機(jī)要、保密、檔案、信訪、后勤、保衛(wèi)等）；b、職能類(lèi)(參照本機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置類(lèi)別,如果文件材料不多,各職能股室可以合并)。
②企業(yè)。a、黨群類(lèi)；b、行政類(lèi)；c、技術(shù)管理類(lèi)；d、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)。
3、具體問(wèn)題具體分析：
①同一問(wèn)題如太厚可分兩卷或2盒；
②幾個(gè)相近的問(wèn)題頁(yè)數(shù)太少，則可合為一盒（卷）；
③同一刊物、簡(jiǎn)報(bào)按名稱(chēng)及年內(nèi)所有期數(shù)組卷；
④機(jī)構(gòu)成立、人員任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分等合為一卷。
4、幾點(diǎn)技巧：
①關(guān)于同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱(chēng)的文件材料數(shù)量多時(shí)，就可以分為若干個(gè)案卷，分別組合；
②關(guān)于同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱(chēng)的文件材料數(shù)量少時(shí)，又可將幾個(gè)問(wèn)題或名稱(chēng)的文件材料按相同保管期限組合為一卷；
③如果保管期限不一致，檔案數(shù)量又少，無(wú)法分別組成一個(gè)案卷時(shí)，可適當(dāng)將保管時(shí)間短的文件材料提高一個(gè)保管檔次，再把相同保管期限的文件組合在一卷。
5、一盒以最厚不超過(guò)3.8厘米為宜。
四
文
件
排
列
●歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過(guò)程。
一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等等。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
一、排列要求。
1、上級(jí)來(lái)文按同一文號(hào)集中排列在本級(jí)歸檔文件之前。
2、本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)等順序排列。
3、同級(jí)文件按單位結(jié)合時(shí)間排列在本級(jí)文件之后，
4、下級(jí)文件排在最后。
二、具體文件排列方法
1、同一事由內(nèi)：
①按文件形成時(shí)間先后；
②按文號(hào)順序結(jié)合時(shí)間。
③綜合類(lèi)文件按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序排列
2、不同事由的歸檔文件：
①一個(gè)作者，幾個(gè)問(wèn)題，先按問(wèn)題后按時(shí)間先后，如計(jì)財(cái)處在財(cái)務(wù)管理、專(zhuān)項(xiàng)撥款和財(cái)務(wù)審計(jì)等問(wèn)題的組合中，可采用上述方法。
②按文件內(nèi)容的重要程度。將綜合性工作排在前面，具體
業(yè)務(wù)工作排在后面。
3、事由具有的共同屬性：
①一個(gè)事由、幾個(gè)作者，如人事卷，可分成機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)、調(diào)資等小類(lèi)，每小類(lèi)內(nèi)再按時(shí)間排。
②一個(gè)事由、幾個(gè)地區(qū)，如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)上報(bào)縣的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)等，可按原來(lái)的老區(qū)分成小類(lèi)排列。
③非訴訟案件材料，按決定——報(bào)告（或書(shū)面材料）——旁證——個(gè)人交待材料。
④具有保存價(jià)值的零散文件（可插在相關(guān)的文件后面）。
▲在排列中,密不可分的文件應(yīng)排列在一起,如正文與附件,正文在前，附件在后;正文與定稿,正本在前,定稿在后;有幾次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;請(qǐng)示與批復(fù),本機(jī)關(guān)的文件在前,外機(jī)關(guān)的文件在后；
五
歸
檔
文
件
裝
盒
編
盒
號(hào)
?！裎募帕泻煤螅鶕?jù)厚薄確定盒數(shù)，并編制盒
1、歸檔文件的裝盒。
歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序分別裝入檔案盒。
裝盒的具體要求是：
①不同形成年度的歸檔文件一般不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題〕的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。
②分盒時(shí)應(yīng)視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒厚度有2、3、4厘米3種
2、分盒排列方法：
①“保管期限—年度—級(jí)別—問(wèn)題”排列法。
第一步：把文件按永久、30年、10年分開(kāi)，把相同保管期限的文件排列在一起。
第二步：在同一個(gè)保管期限內(nèi)，把同一個(gè)年度形成的文件排列在一起。
第三步：同一年度內(nèi)，上級(jí)排前、本級(jí)排中、同級(jí)和下級(jí)排最后。
第四步：同一級(jí)別內(nèi)，按問(wèn)題排列。本級(jí)按綜合、政工、業(yè)務(wù)，法規(guī)，群團(tuán)等排列?；螯h支部、辦公室、人事科、財(cái)務(wù)科所屬機(jī)構(gòu)來(lái)排列。
②無(wú)論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本統(tǒng)一。
六
●
3、編盒號(hào)。盒號(hào)，即歸檔文件的排列順序后。編盒號(hào)是把文件和檔案盒之間的排列順序用一定的方法固定下來(lái)，便于保管和利用。注意3點(diǎn)：
①機(jī)關(guān)單位從2001年起，按3種保管期限都從“1”號(hào)開(kāi)始各編一個(gè)流水號(hào)，第二年接著編號(hào)。
②企事業(yè)單位按十大類(lèi)分類(lèi)的其黨群、行政、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理分別編制流水盒號(hào)，中國(guó)銀行一年一個(gè)流水盒號(hào)。
③注意新老兩種保管期限盒號(hào)的銜接。2008年起永久接上年的永久，30年接上年的長(zhǎng)期，10年接上年的短期。
七
七
編
制
文
件
目
錄
編
制
文
件
目
錄
●“文件目錄”是登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在文件之前。
應(yīng)將文件材料的排列序號(hào)、文號(hào)、作者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等有關(guān)項(xiàng)目， 按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)的“歸檔文件或卷內(nèi)文件目錄”格式進(jìn)行填寫(xiě)。
著錄項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。
1、件號(hào)（順序號(hào)）：件號(hào)是同一年內(nèi)同一保管期限中文件材料的排列順序的序號(hào)，即文件的件號(hào)，是一個(gè)流水號(hào)，從“1”開(kāi)始，最低一級(jí)類(lèi)目下，盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連，且不得斷號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)。順序號(hào)是卷內(nèi)文書(shū)材料依其排列先后填寫(xiě)的序號(hào)，第二卷數(shù)字不能相連，每卷從“1”起依次標(biāo)注。
2、文號(hào)：發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成。要照實(shí)抄錄，沒(méi)有文號(hào)的可不填。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫(xiě)刊物名稱(chēng)、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。
3、責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的作者或署名者。
①“責(zé)任者”一欄一般填寫(xiě)單位名稱(chēng)，以印章為準(zhǔn)，如“邵東縣檔案局；領(lǐng)導(dǎo)講話、論文、講義等均可填寫(xiě)個(gè)人；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令，要寫(xiě)其職務(wù)及人名全稱(chēng)，用“（ ）”標(biāo)出；
②責(zé)任者名稱(chēng)過(guò)長(zhǎng)的可填寫(xiě)通用簡(jiǎn)稱(chēng)，如“中共邵東縣委辦公室”可簡(jiǎn)稱(chēng)為邵東縣委辦，但不能填“本辦”、“本委”等。
③聯(lián)合發(fā)文的，一是必填主辦者，二是必寫(xiě)出整理單位，其他用“等”字代替。
④未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫(xiě)；
⑤另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；
⑥花名冊(cè)、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位無(wú)批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫(xiě)字樣為準(zhǔn)。
4、題名：文件材料的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄，不得隨意更正。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可加擬標(biāo)題，外加“［］”。
①責(zé)任者欄填了作者，則可在題名中省略作者。
②沒(méi)有題名或題名含義不清，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充題名，外加“［］”。如“通知”等。
③會(huì)議記錄擬出每次會(huì)議內(nèi)容和時(shí)間，一次為一件，外加“［］”。
④ 任免、獎(jiǎng)懲、調(diào)配等公文，需在題名之后，加上涉及的本單位其他有關(guān)人員的姓名，外加“［］”，上級(jí)研究本單位有關(guān)工作的會(huì)議紀(jì)要等，須在原題名后用“［］”標(biāo)出研究?jī)?nèi)容等。
⑤批復(fù)與請(qǐng)示等，雖只編一個(gè)件號(hào)，但附件可作為副標(biāo)題另占行書(shū)寫(xiě)。
⑥相同的文件標(biāo)題不能打省略號(hào)；
⑦干部調(diào)動(dòng)介紹信等一本為一件的，須寫(xiě)出每個(gè)人員的姓名，一行可多寫(xiě)幾個(gè)名字。如被批準(zhǔn)單位這方面材料少可一人為一件。
5、日期：必須是印章所蓋處或文件形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)。
①多份文件（如組織關(guān)系等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間。②一份文件有幾個(gè)時(shí)間特征的，以具有法律效力的為準(zhǔn)。③幾份文件為一件的，以正本為準(zhǔn)，回復(fù)性以復(fù)文為準(zhǔn)。④對(duì)無(wú)日期的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫(xiě)，外加“［］”。 如會(huì)議材料標(biāo)會(huì)期；辦班材料標(biāo)班期；報(bào)表標(biāo)當(dāng)年底；實(shí)在不清楚的用4個(gè)0代替。 如20080000。
6、頁(yè)數(shù)，頁(yè)數(shù)即填寫(xiě)一件文件的總頁(yè)數(shù)。
每件從“1”開(kāi)始編寫(xiě)。文件只填止號(hào)；會(huì)議記錄按本編流水號(hào)。兩面有字兩面編號(hào)；空白頁(yè)不編號(hào)；印刷品后面接著編號(hào)；文檔頁(yè)號(hào)編在右上角。使用鉛筆、鋼筆填寫(xiě)均可。
7、備注：用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、補(bǔ)充、移出等。
①請(qǐng)示與批復(fù)分開(kāi)歸檔的應(yīng)注明去處。
②只有復(fù)印件缺原件、文件秘級(jí)、傳真件應(yīng)注明。
③以上級(jí)名義起草的文件，要標(biāo)明定稿已移交上級(jí)歸檔。④會(huì)議記錄里每次會(huì)議的起頁(yè)號(hào)填寫(xiě)在備注欄中。
八
填
寫(xiě)
備
考
表
●凡需對(duì)卷內(nèi)文件情況（如缺損、補(bǔ)充移出等）加注說(shuō)明的。
1、“備考表”放在全盒（卷）文件的最后，一般是印在卷皮封三處。要求各項(xiàng)目填寫(xiě)齊全、完整，字跡工整；
2、備考表項(xiàng)目包括：本盒（卷）情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期；
3、卷內(nèi)備考表填寫(xiě)方法：
①本盒（卷）情況說(shuō)明：包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）、歸檔文件起止件號(hào)等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補(bǔ)充移出、銷(xiāo)毀等情況。
②立卷人：由責(zé)任立卷者簽名(一般是綜合檔案室的專(zhuān)職檔案人員）
③檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名（指分管檔案工作的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)）
④日期：填寫(xiě)完成立卷的日期。
九
打
印
●將已經(jīng)編制好的目錄進(jìn)行打印
為了統(tǒng)一、規(guī)范，文件目錄編制好后必須打印。
1、永久、30年的一式五份。一份放在文件材料之前，另四份裝訂成冊(cè)。
2、10年的打印2份。一份放在文件材料之前，一份裝訂成冊(cè)。
十
裝
訂
●歸檔文件的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
1、裝訂前的準(zhǔn)備工作：
①修裱孔洞殘缺破損的文件；
②復(fù)制易褪變的文件；
③取釘；
④折疊和粘貼（指超大型的紙張應(yīng)折疊一下、小型的要粘貼在A4紙上）；
⑤頁(yè)次排序；
⑥裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀；
⑦空白紙張要抽除。
2、具體裝訂要求：
裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。
永久的應(yīng)逐件用三孔一線的方式，如頁(yè)數(shù)多，可裝在文件左側(cè)的正中間，如文件很薄，可裝在左上角。
30年的用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁(yè)以下可用膠水粘貼左上角。
10年的可不取釘，但每件需成整體，不能散。
十一
蓋
歸
檔
章
●文件編號(hào)、編目項(xiàng)目固定之后，要以歸檔章的形式逐漸標(biāo)識(shí)在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的坐標(biāo)，確保歸檔文件借閱后歸位。方法是將歸檔章蓋在文件首頁(yè)上端居中偏右的的空白處、再規(guī)范填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目
歸檔章一般采用黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中偏右的空白處，再逐件編寫(xiě)歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。
一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。
歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)。我縣歸檔章目前式樣如下：
全宗號(hào)
年 度
室編件號(hào)
盒號(hào)
問(wèn) 題
保管期限
館編件號(hào)
頁(yè)數(shù)
1、 全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。由縣檔案館統(tǒng)一確定，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”， 標(biāo)識(shí)為“142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007”
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長(zhǎng)期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
4、件號(hào)：件號(hào)為文件的排列順序號(hào)。分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。
室編件號(hào)是歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目的排列順序號(hào)。歸檔文件依排列順序從“1”開(kāi)始逐件編號(hào)，永久,30年,10年分別編順序號(hào)。
館編件號(hào)的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。
5、盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。
因各單位總不能一次性將文件收集齊全，往往若干年后又找出不少當(dāng)年未歸檔的文件，由于盒號(hào)已經(jīng)固定在歸檔章上不好更改，只能往后移，給以后的查找?guī)?lái)不便，經(jīng)過(guò)十年實(shí)踐，我縣決定還是恢復(fù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，自2010年后，取消盒號(hào)和頁(yè)數(shù)，方便插盒。
6、頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的頁(yè)數(shù)（2010年后取消）。
7、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：是指作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。（我縣這欄多數(shù)單位可以不填）。
十二
檔
案
盒
書(shū)
寫(xiě)
1、以“件”為單位整理的將已整理并裝訂好的文件放進(jìn)檔案盒并規(guī)范填寫(xiě)檔案盒封面和背脊
檔案盒是歸檔文件的裝具。封面蓋章一律用耐久的黑色印油; 手工填寫(xiě)的一律使用碳素墨水；涉及數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，盒號(hào)和件號(hào)用鉛筆編寫(xiě)。
①封面填寫(xiě)。應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)明立檔單位名稱(chēng)，如“中國(guó)共產(chǎn)黨邵東縣委員會(huì)”簡(jiǎn)稱(chēng)為“中共邵東縣委員會(huì)”；“湖南省人民政府人事局”“簡(jiǎn)稱(chēng)為“湖南省人事局”。不得簡(jiǎn)稱(chēng)為“本委”、“本省人事局”?？捎每陶律w印。
②盒脊填寫(xiě)。盒脊項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)，檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)豎式還是橫式的擺放方式，在盒脊或底邊準(zhǔn)確填寫(xiě)。前三項(xiàng)可刻章蓋印。問(wèn)題欄用鉛筆標(biāo)明該盒檔案事由，如“本級(jí)綜合”，方便檢索。起止件號(hào)欄填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“/”號(hào)連接；館編件號(hào)待檔案移交進(jìn)館時(shí)再行編制。盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，按照檔案盒上架排列后的順序流水號(hào)編制。
十
三
編
制
檔
案
目
錄
檢
索
工
具
編制歸檔文件說(shuō)明、歸檔文件盒號(hào)目錄、歸檔文件目錄冊(cè)，并規(guī)范裝訂、填寫(xiě)
1、編制歸檔文件整理說(shuō)明。
各立檔單位在整理完畢當(dāng)年的檔案后，必須編制歸檔文件整理說(shuō)明，打印6份，4份放永久檔案的文件目錄冊(cè)里，置于索引或案卷目錄的前面 。一份放全宗卷里，一份存檔。
歸檔文件整理說(shuō)明應(yīng)簡(jiǎn)單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內(nèi)案卷數(shù)量、分類(lèi)原則、整理狀況、存在問(wèn)題等。
2、編制檔案盒號(hào)目錄（指歸檔文件目錄索引）。即把同一年度的案卷分為永久、30年（長(zhǎng)期）、10年（短期）三類(lèi)分開(kāi)排列各編一本目錄。
（1）編盒號(hào)目錄。內(nèi)容有盒號(hào)、保管期限、年度、問(wèn)題、頁(yè)次。問(wèn)題欄要標(biāo)出該盒檔案起止件號(hào)和內(nèi)容（如上級(jí)文件、綜合、政工），內(nèi)容用“（）”括起，表明未分問(wèn)題；如果是分問(wèn)題的，則件號(hào)在后，用“（）”括起。頁(yè)次是指歸檔文件目錄紙排列在該本歸檔文件目錄冊(cè)的位置，每?jī)?cè)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)流水號(hào)。盒號(hào)目錄打印一式四份。
3、編制歸檔文件目錄冊(cè)：由歸檔文件整理說(shuō)明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。成冊(cè)方式應(yīng)與分類(lèi)方案和檔案實(shí)體排列一致。永久和30年保管的制作5套，一套隨歸檔文件放入檔案盒，以后2套隨檔案移交給檔案館，另2套自己查閱。10年期限的制作2套目錄。
4、歸檔文件目錄夾的填寫(xiě)：
（1）封面和背脊項(xiàng)目。有全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、問(wèn)題4項(xiàng)。
（2）填寫(xiě)方法。全宗名稱(chēng)填寫(xiě)立檔單位的全稱(chēng)或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。年度填寫(xiě)檔案的形成年度；保管期限填寫(xiě)永久、30年、10年；問(wèn)題填大類(lèi)名稱(chēng)。
十
四
檔
案
排
架
將檔案按順序排到檔案架上
根據(jù)分類(lèi)方案按保管期限、年度或問(wèn)題、年度、期限等排列。
1、多數(shù)單位是在同一保管期限下、分年分級(jí)、按盒號(hào)或案卷號(hào)順序從小到大排列。
2、不同保管期限的檔案要分柜分閣排放（企業(yè)不同）。
3、排列順序：從左至右，從上至下依序排列。
