一：會(huì)議資料準(zhǔn)備
1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。
2：會(huì)議資料（主辦單位提供）
3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）
4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。
5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌設(shè)計(jì)稿
8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)
9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）
10：會(huì)議代表證
11：會(huì)議用餐券
二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備
1：投影儀、多媒體電腦一臺(tái)
2：廣告牌按設(shè)計(jì)稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備
3：會(huì)議室一間（根據(jù)入會(huì)人數(shù))
4：車輛準(zhǔn)備
5：麥克風(fēng)3只
6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）
7：會(huì)議形式：座談及課桌形式
8：照相機(jī)一臺(tái)
9：攝影機(jī)一臺(tái)、由專業(yè)人員操作
三：會(huì)前準(zhǔn)備工作程序
1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(或分組討論)（會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。
2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。
3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。
4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。
5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。
6：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。
四：會(huì)議其它費(fèi)用開支預(yù)算
1：代表證：1-3元/張
2：廣告牌：萬(wàn)通板，1米X2米板17元/塊；會(huì)議室主席臺(tái)背景1.9米X5.7米，需用萬(wàn)通板6板；徽標(biāo)、刻字按字?jǐn)?shù)、尺寸、顏色收費(fèi)、制作費(fèi)約500元左右
3：展板：根據(jù)主辦方要求，由我方代辦，費(fèi)用按時(shí)結(jié)算。
4：臨時(shí)用車：別克商務(wù)車（900元/天），現(xiàn)在瑞風(fēng)商務(wù)車（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車（500元/天）
5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）
6：水果
7：紀(jì)念品
8：資料打印、復(fù)印
9：照相、攝像
10：其它
五：會(huì)場(chǎng)布置
1：布標(biāo)
2：按會(huì)議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會(huì)場(chǎng)
3：設(shè)立會(huì)務(wù)人員發(fā)放會(huì)議用品及文件
4：確定會(huì)場(chǎng)攝影點(diǎn)和時(shí)間
六：人員安排
1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）
2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)
3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員
4：車輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見等活動(dòng)的車輛。
5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù)
6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)
七：發(fā)票的開據(jù)
在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。
八：會(huì)議接站
1：會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌驹O(shè)一塊醒目接站牌。
2：人員及車輛安排
1）：人員：機(jī)場(chǎng)設(shè)1-2人、（領(lǐng)導(dǎo)、專家除外）
2）：接站車輛：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求派車
3）：領(lǐng)導(dǎo)、專家由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，需要送花、護(hù)照的提前安排，保證準(zhǔn)確安全接待。
九：會(huì)議報(bào)到
1：在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”
2：報(bào)到登記時(shí)，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線路等。
3：提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說(shuō)會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。
4：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券
5：代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存
6：當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表
7）：會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專職會(huì)議，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表
十：會(huì)議期間
1：要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)
2：準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì)議正常進(jìn)行
3：會(huì)議室布置情況落實(shí)
4：安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車票的登記
5：及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋
6：與酒店 公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取
7：準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程
十一：會(huì)議考察
1、代表的安全問(wèn)題
1）、考察期間為每位代表辦理10萬(wàn)元的人身保險(xiǎn)。
2）、考察的整個(gè)行程中，我方派人員全程陪同、確?？疾祉樌M(jìn)行。
3）、要求每個(gè)環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。
4）、我中心承諾確保代表返程機(jī)、車票，并根據(jù)返程時(shí)間及方向分批送行，取保順利返程
十二：會(huì)議結(jié)束工作
1：會(huì)議結(jié)算
1）：我方向會(huì)務(wù)給出書面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無(wú)誤
2）：向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票
3）：返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn)
4）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗(yàn)，為會(huì)務(wù)組在各項(xiàng)費(fèi)用開支中，爭(zhēng)取最大的利益
2：會(huì)議返程
1）：我方根據(jù)代表返程機(jī)、車票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2）：我方可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送精美禮品
3）：我方向代表全面征求意見，了解此會(huì)議的滿意程度，并向會(huì)務(wù)組反饋
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