人在職場，提到交總結(jié)和開例會，都認(rèn)為這是一種常態(tài)化現(xiàn)象。個人的工作總結(jié)和團(tuán)隊(duì)的例會對于公司和個人來說都非常重要的，對團(tuán)隊(duì)的發(fā)展可說是利大于弊，尤其是對一些初創(chuàng)型公司，每周工作總結(jié)還是很有必要的，為什么這么說呢？
作者 l 懸崖上的貓
公眾號 l 彪悍貓先生
01 周例會和工作總結(jié)，對團(tuán)隊(duì)發(fā)展的好處是什么？
簡要的說，就是對每個部門或每個人一周工作情況總的概述。一般要包括以下內(nèi)容：做了哪些工作；完成進(jìn)度如何；存在什么問題；需要哪些資源支持；有什么意見和建議；下周工作計(jì)劃。
每周提報(bào)工作總結(jié)，每周工作例會到底有什么好處？主要有四個方面：
第一，掌握進(jìn)度
公司總的工作計(jì)劃是既定的，公司計(jì)劃的完成，離不開每個部門的子計(jì)劃的100%兌現(xiàn)。一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，勢必影響公司總計(jì)劃，所以必須要掌握每一個子計(jì)劃的進(jìn)度情況。
不論這件事做得好與不好，都應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)同步一下工作進(jìn)度，這樣領(lǐng)導(dǎo)就知道，他說的事情，你已經(jīng)執(zhí)行了，而且項(xiàng)目正在推進(jìn)中。領(lǐng)導(dǎo)會因?yàn)槟愕膮R報(bào)，變得很安心，也會覺得你做了很多事情，很努力，很靠譜。
第二，修正偏差
如果你一開始就做錯了，或在項(xiàng)目進(jìn)行中偏離了方向，那么及時跟領(lǐng)導(dǎo)同步工作進(jìn)度，就可以防止一件事在錯誤的道路上越走越遠(yuǎn)，最后無法挽回的局面。周例會上，就是要求各個部門對工作情況進(jìn)行匯報(bào)，一旦出現(xiàn)計(jì)劃延誤或工作瓶頸，能及時進(jìn)行偏差調(diào)整。
第三，平衡工作
既然是初創(chuàng)型公司，各個部門的工作任務(wù)和工作量都是臨時制定的標(biāo)準(zhǔn)，并沒有建立在崗位測評基礎(chǔ)上。所以，免不了會有不平衡的情況，通過工作總結(jié)，可以進(jìn)行部門間的工作量平衡。
第四，協(xié)調(diào)資源
周例會和工作總結(jié)的目的就是為了發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，包括資源配備和調(diào)劑問題。比如，本部門需要什么資源，而其他部門有閑置資源，例會上公司領(lǐng)導(dǎo)可以拍板協(xié)調(diào)。
因此，在領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作落實(shí)中，遇到自己無法協(xié)調(diào)的問題，或工作進(jìn)展不順利，都要第一時間匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，借機(jī)尋求解決方案。任何時候都不能隱瞞你遇到的困難，即便你可以自己解決，領(lǐng)導(dǎo)也有知情權(quán)。
02 要發(fā)揮工作總結(jié)和團(tuán)隊(duì)例會的最大價(jià)值，就要避免形式主義
以前我們老說，我們國家沒有遠(yuǎn)程辦公的基因，談個業(yè)務(wù)聊個工作，總喜歡說一句：我們見面聊。為了見這一面，你穿好西裝，畫個美妝，打個滴滴，路上堵個半小時，好不容易見上面了，路上半小時，見面十分鐘，然后say拜拜。我就想問一句，老喜歡見面聊，有什么好聊的呢？
老板喜歡開會也是一樣，公司大小會，你是不是也開得煩？這次疫情，讓我們深刻意識到，原來，不見面，也是可以談業(yè)務(wù)的；不聚集在會議室，公司也還是能繼續(xù)開會的。
之前很多人每周在開例會和做工作總結(jié)的時候都是在敷衍，純粹就是為了開會而開會，為了總結(jié)而總結(jié)，并沒有實(shí)質(zhì)上的有價(jià)值和有效的信息，要知道，時間是很寶貴的，信息是很值錢的，很多時候，就是因?yàn)槟惚葎e人快一點(diǎn)知道關(guān)鍵信息，你的運(yùn)就來了，你公司的命就被救了。
但在疫情期間，遠(yuǎn)程辦公搖身一變，成了很多公司的剛需，全國大范圍集體辦公推動了辦公軟件的快速迭代。這次全球疫情爆發(fā)，全世界都在向中國取經(jīng)，我覺得這次疫情，我們國家做得最好的地方，就是信息傳遞的速度，這個大家應(yīng)該深有體會。
所以，一切形式主義的工作例會和工作總結(jié)，不利于團(tuán)隊(duì)發(fā)展，還會影響員工能力的提升，而避免形式主義的關(guān)鍵，就是員工要有制造有效信息的能力；也要有第一時間獲得有效信息的能力。
其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)只要用網(wǎng)絡(luò)會議發(fā)起下鏈接，那公司員工就能從微信秒入會議，無縫連接，直接進(jìn)入會議。哪怕你不用微信，你也能通過短信、郵件、會議鏈接邀請的方式，直奔會議，非常省時間。
工作總結(jié)和團(tuán)隊(duì)例會的存在，想要更好地與工作結(jié)合，我們可以考慮以下的做法：
第一，工作總結(jié)：我們可以列舉每天的工作事項(xiàng)、完成進(jìn)度、工作完成需要的時間、存在的問題以及改進(jìn)方式等。
第二，團(tuán)隊(duì)例會：事前需要確認(rèn)團(tuán)隊(duì)例會的主題，跟與會人員溝通適合的參會時間、會議的時間和流程安排，到會的著裝和細(xì)節(jié)要求，缺席處罰要求，結(jié)果達(dá)成和分享等。
03 要讓員工理解工作總結(jié)的重要，需把員工的利益綁定在一起
其實(shí)很多底層員工對工作總結(jié)是懷有怨言的，或是認(rèn)為沒必要。主要原因有兩個：一是工作總結(jié)匯報(bào)上去后就沒下文，只是增加了他們的工作量；二是他們沒感受到工作總結(jié)對他們的工作產(chǎn)生積極的影響，因此消極對待。
如果領(lǐng)導(dǎo)想要讓員工理解工作總結(jié)的重要性，就要讓他們知道，工作總結(jié)的匯報(bào)對他們有什么影響，與他們哪些利益相掛鉤。
比如，領(lǐng)導(dǎo)可以告訴員工，每周查閱員工工作總結(jié)的時候，雖然很多時候不會反饋給員工，但在進(jìn)行崗位提拔的時候，會優(yōu)先選擇工作總結(jié)做得好的員工。這就間接將工作總結(jié)與升職綁定在一起了。
領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)員工在工作例會上工作匯報(bào)及建議，做好會議記錄，以后每月對員工的績效考核，每周會議記錄里的匯報(bào)也會作為一個評定標(biāo)準(zhǔn)，這樣又將員工的工作匯報(bào)與績效考核綁在一起了。
總之，將工作總結(jié)及工作匯報(bào)與公司福利綁在一起，如團(tuán)建、員工評定、年終獎等福利。只要做到這一點(diǎn)，公司員工只怕比領(lǐng)導(dǎo)還要重視工作總結(jié)和工作匯報(bào)。所以，直接拋出實(shí)際利益，不要拿空話來糊弄員工才是真的。
04 每周的工作總結(jié)和例會，在執(zhí)行過程也要注意以下3點(diǎn)
第一，要有反饋
對員工的工作總結(jié)和例會上的匯報(bào)，作為管理者要有反饋，并給予指導(dǎo)，讓員工感受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和指導(dǎo)，也會更積極投入進(jìn)來。反之，如果管理者聽了就算，員工自然也會不重視。
第二，要有肯定
員工最怕的就是工作總結(jié)交上去，領(lǐng)導(dǎo)只會揪著不好的地方來講，更怕每次例會開成批評大會，如果這樣，只怕員工巴不得遠(yuǎn)離工作總結(jié)和匯報(bào)。反之，如果 領(lǐng)導(dǎo)在工作總結(jié)和匯報(bào)上多給員工肯定，然后提出中肯的改進(jìn)建議，員工也會愿意聽從建議，對往后的工作進(jìn)行改善。
第三，要有參與
這一點(diǎn)針對例會，千萬不要只是領(lǐng)導(dǎo)說，員工聽，要讓員工多說，多參與進(jìn)來，管理者不要急著提出自己的意見及建議，先讓員工說完，最后管理者再進(jìn)行總結(jié)和反饋。要讓員工覺得例會上可以說出自己的心聲，表達(dá)自己的觀點(diǎn)，是屬于員工暢所欲言的例會。
總之，周例會和工作總結(jié)的重要性是不言而喻的，大家在做工作總結(jié)和匯報(bào)工作之前，要先分清哪些事情需要馬上說的，哪些可以緩一下，哪些需要突出工作重點(diǎn)，使問題得到解決，這不僅有利于團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，也可以提高你在領(lǐng)導(dǎo)心中的地位。
END
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