?深響原創(chuàng) · 作者｜鴻鍵
核 心 要 點
隨著疫情緩和，協(xié)同辦公工具的討論熱度也在下降，但輿論熱度并不等于產(chǎn)品在實際應用中的熱度。
協(xié)同辦公工具有效助力了企業(yè)項目和疫情防控，其既是重要的辦公工具，也在重塑已有的工作方式。
數(shù)字經(jīng)濟已成主流，年輕的數(shù)字工作者是未來職場主力，企業(yè)需要通過數(shù)字化轉型營造高效的企業(yè)文化，移動辦公將成為常態(tài)。
在疫情逐漸緩和的日子里，是時候重新看看協(xié)同辦公的未來了。
兩個多月前，因為疫情無法返工的情形還歷歷在目：假期過后，分散在各地的上班族穿著睡衣，在家開始了遠程辦公，巨大的流量涌向協(xié)同辦公工具，導致釘釘、企業(yè)微信在開工第一天出現(xiàn)了不同程度的不穩(wěn)定。根據(jù)釘釘提供的數(shù)據(jù)，2月3日，有近兩億人開啟在家辦公模式。
隨著遠程辦公成為主流，協(xié)同辦公工具也呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長：飛書以免費開放的姿態(tài)進入高速增長的市場中，釘釘、企業(yè)微信沖上App Store前三。
疫情期間，社交媒體上常有“哪個協(xié)同辦公產(chǎn)品比較好用“的討論
除了新“BAT“，華為也在加碼企業(yè)協(xié)同辦公賽道。3月初，任正非在與WeLink團隊座談中曾提出：WeLink要成為中國最大的企業(yè)業(yè)務辦公平臺。
不過，隨著疫情防控取得成效，企業(yè)陸續(xù)復工復產(chǎn)，在家辦公不再是主流。在這個時間節(jié)點上，關于協(xié)同辦公的討論熱度也在下降。
問題隨之而來，當遠程辦公不再是常態(tài)，協(xié)同辦公的未來是什么？
協(xié)同辦公改變了什么
協(xié)同辦公的好處，很多人已經(jīng)體驗過了。
受疫情影響，團隊無法線下辦公，溝通障礙多。得益于協(xié)同辦公產(chǎn)品，團隊實現(xiàn)了即時的信息共享和同步，讓工作得以正常展開。
對于許多人來說，如果沒有疫情，他們可能不會這么快接觸到協(xié)同辦公產(chǎn)品。特殊時期，遠程辦公成為主流，協(xié)同辦公產(chǎn)品迅速變成剛需，也得到了接觸新用戶的機會。
“之前從沒用過，但現(xiàn)在每天都要用它們打卡、填表、收集信息”，一位用戶曾對「深響」如此反饋。今年，他成為了協(xié)同辦公產(chǎn)品的新用戶，使用之后發(fā)現(xiàn)體驗不錯，未來將繼續(xù)用下去，這是協(xié)同辦公在疫情之下獲得新用戶的典型代表。
在打卡、填表、收集信息等基礎功能之上，協(xié)同辦公產(chǎn)品也為團隊項目的推進提供了莫大助力。
以笑果文化為例，受疫情影響，脫口秀演員們無法在線下錄制，觀眾也無法去現(xiàn)場觀看，在這種背景下，如何找到合適的方式將這一十分重線下體驗的表演形態(tài)轉移到線上，非常考驗工具的選擇和使用。
笑果文化嘗試了疫情期間快速發(fā)展的飛書：誕生于笑果工廠的播客節(jié)目《車間訪談》改為直播形式，主持人和脫口秀演員通過飛書的視頻會議功能完成了直播試水，解決了線下無法正常錄制的痛點。
脫口秀演員和主持人通過視頻會議功能錄制節(jié)目
這是協(xié)同辦公在疫情期間發(fā)揮實效的典型代表，通過協(xié)同辦公產(chǎn)品，社會各界的不同組織能在不直接接觸的情況下實現(xiàn)信息的收集、流通和共享。
除了笑果文化，疫情期間，還有多家銀行、高校、企事業(yè)單位通過協(xié)同辦公產(chǎn)品實現(xiàn)了線下業(yè)務的平穩(wěn)過渡，甚至有部分醫(yī)院將一些門診服務都挪到了線上。比如國家稅務總局青島前灣保稅港區(qū)稅務局用協(xié)同辦公產(chǎn)品實現(xiàn)組織健康管理的在線化、數(shù)字化；南方醫(yī)院的3個專家在疫情期間借助協(xié)同辦公產(chǎn)品，為醫(yī)生進行在線問診及新冠肺炎治療的相關培訓等。
整個社會的基礎服務保障在疫情期間得以平穩(wěn)運行，協(xié)同辦公產(chǎn)品功不可沒。
除了基礎的溝通和信息收集，協(xié)同辦公產(chǎn)品們更深入到了團隊協(xié)作的環(huán)節(jié)，例如在笑果文化的嘗試中，脫口秀演員寫稿、讀稿試演、討論和修改都在飛書的協(xié)作文檔和視頻會議上進行。從這個案例可以看到，協(xié)同辦公產(chǎn)品的重要價值是讓分散的團隊成員實現(xiàn)遠程項目協(xié)作和管理，這對于排期已定的項目、尤其是需要緊急上線的項目而言至關緊要。
不止是中小團隊，疫情期間，一些上億的項目也是通過協(xié)同辦公完成落地。比如今年春節(jié)免費請全國人民看《囧媽》的意外操作，據(jù)字節(jié)跳動介紹，從聯(lián)系影業(yè)公司、談判價格、確定簽約，到產(chǎn)品專題頁研發(fā)、在線觀看壓力測試，整個過程只花了36小時，其中大部分工作是通過飛書在線上聯(lián)動完成。
由于協(xié)同辦公產(chǎn)品在特殊時期有效助力了企業(yè)項目的推進和防疫工作，大眾對其關注度陡然上升，相關“風口論”冉冉升起。
不過，新鮮期過后，輿論場對協(xié)同辦公的討論熱度已經(jīng)下降，但輿論熱度不等于協(xié)同辦公產(chǎn)品在實際應用中的熱度。
深入了解協(xié)同辦公的本質(zhì)不難發(fā)現(xiàn)，對協(xié)同辦公的討論本質(zhì)上是對工作方式的討論，協(xié)同辦公在疫情期間成為全員通用工具有特殊時期的窗口效應，但從工作效率提升的根本目的出發(fā)，事實上，協(xié)同辦公正成為人們愈加重要的辦公工具，并重塑已有的工作方式。
不是風口，是趨勢
比起“剛需”的定義，協(xié)同辦公工具代表的其實是更貼合時代的工作方式。
對于協(xié)同辦公產(chǎn)品的使用者來說，工具可以替代，但由工具形成的工作方式會重新塑造企業(yè)、組織、機構的辦公。
以工作中最常遇到的場景“開會”為例，許多人都對此頗有怨言，大多數(shù)抱怨都有共同指向：拖沓、效率低、浪費時間。開會效率幾乎是所有公司的難題，典型的場景是會議上演講人照著PPT講，但PPT涵蓋的內(nèi)容有限，信息傳遞效率依賴演講人的水平，臺下的人只能被動聽報告。
為了提升開會效率，亞馬遜創(chuàng)造了獨特的會議方式，大致流程是禁用PPT，主講人會前準備一份“六頁備忘錄“，會議開始時將其分發(fā)到與會者手中，與會者在靜默閱讀后，對各項信息和問題進行討論。這一模式比傳統(tǒng)的PPT式會議碰撞更多，效率更高。
“亞馬遜會議法”充分展現(xiàn)了工具能在何種程度上塑造工作方式，隨著協(xié)同辦公產(chǎn)品的出現(xiàn)，會議效率的提升也有了進階的解法。
比如，一向強調(diào)工具重要性的字節(jié)跳動，便基于飛書在內(nèi)部普及了新的開會方式”飛閱會“，所謂”飛閱會“是會前先用協(xié)作文檔完整記錄下會議要討論的議題，文檔會被發(fā)到日歷自動創(chuàng)建的會議群里。在會議開始的15至20分鐘，與會者先共同默讀會議議題、并在協(xié)作文檔上標注和評論。在所有人對會議的內(nèi)容和問題心中有數(shù)后，開始下一階段的互動討論，進而形成結論去落實。
相比低效的演講式會議，“飛閱會“的討論聚焦于文檔中內(nèi)容和問題，不容易跑題；互動和問答完整記錄在協(xié)作文檔中，便于會后復盤和分享，整體來看效率更高。
“飛閱會“的產(chǎn)品支撐是包含協(xié)作文檔和視頻會議等功能在內(nèi)的飛書，也就是說，類似“飛閱會“的新型會議模式，只要參會人使用協(xié)同辦公工具便能實現(xiàn)。
對任何企業(yè)或組織而言，提高效率是共同目標，這意味著協(xié)同辦公工具有長期價值。
無論是亞馬遜的”六頁備忘錄“還是字節(jié)跳動的”飛閱會“，本質(zhì)上都是通過使用辦公工具改變辦公方式，提升辦公效率的行為。有意思的是，主動尋求辦公方式改變的亞馬遜和字節(jié)跳動，都屬于數(shù)字經(jīng)濟范疇，這一定程度上反映了產(chǎn)業(yè)的趨勢。
據(jù)IDC發(fā)布的《未來企業(yè)效率白皮書》，到2022年，全球GDP的60%以上將是數(shù)字化，每個行業(yè)的增長都是由數(shù)字化增強的產(chǎn)品、運營和關系驅(qū)動。與傳統(tǒng)工業(yè)社會形成的工作方式相比，數(shù)字經(jīng)濟的運轉模式對工作方式提出了更高要求，IDC在白皮書中提到，傳統(tǒng)的工作模式需要進一步適應數(shù)字化轉型帶來的數(shù)字化工作方式。
從這個角度來看，隨著數(shù)字經(jīng)濟已成為主流，數(shù)字化轉型成為企業(yè)的核心戰(zhàn)略，協(xié)同辦公便不會是特殊窗口期下的臨時之選，對相關工具的使用將持續(xù)貫穿在產(chǎn)業(yè)升級的進程中。
圖源：《未來企業(yè)效率白皮書》，IDC
用協(xié)同辦公“抓住”新生代
人始終是歷史進程的實施者。IDC在報告中指出，在數(shù)字化轉型中，以千禧一代和Z一代為代表的年輕人是參與主力。
目前，千禧一代和更年輕的Z一代陸續(xù)進入職場，在互聯(lián)網(wǎng)浪潮中成長起來的新生代天然對數(shù)字化工具更有親近感，他們早已習慣了用社交媒體、IM工具隨時隨地和家人朋友溝通聯(lián)系。
Polycom曾在協(xié)作技術趨勢預測報告中指出，千禧一代對未來工作場所的影響最大，他們擅長使用先進的通訊技術，更傾向于通過視頻進行溝通設學習。調(diào)查顯示，78%的千禧一代受訪者認為技術會使他們的工作更有成效，希望在工作場所擁有媲美日常生活的溝通協(xié)作體驗。
IDC指出，到2025年，以千禧一代和Z一代為代表的數(shù)字工作者將占70%以上，成為全球勞動力的主要組成部分。
圖源：《未來企業(yè)效率白皮書》，IDC
新生代是撐起企業(yè)未來發(fā)展的核心群體，很難想象，這些用慣了新潮互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的年輕人如何忍受傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的陳舊和冗雜。如果企業(yè)無法提供具有吸引力的協(xié)同工作體驗，在人才招聘上也會失去競爭優(yōu)勢。
良好的協(xié)同辦公體驗是“抓住”新一代工作者的必要手段，而新一代工作者數(shù)字化需求大多集中在：超越傳統(tǒng)辦公室場景，實現(xiàn)隨時隨地溝通協(xié)作、并減少重復勞動。
超越傳統(tǒng)辦公室場景意味著，在未來工作空間中，工作不再局限于寫字樓、會議室等空間，移動辦公將成為常態(tài)。
不過，由于團隊協(xié)作的需求仍在，怎樣將有形辦公室形成的協(xié)作模式，轉成無形無邊界的協(xié)作模式，考驗著協(xié)同工具們的產(chǎn)品設計能力。
行業(yè)通用的解決方案是通過即時通訊、視頻會議、在線文檔等營造共同協(xié)作環(huán)境。國內(nèi)農(nóng)貿(mào)SaaS服務商早在2月2號就開始復工，他們嘗試用飛書“線上辦公室”語音實時溝通，來還原辦公室工作場景，進行協(xié)同。在實踐效果上，菜小秘的CEO吳敏曾表示，遠程辦公期間，管理層每周六會用“線上辦公室”進行實時腦暴會，周一是全員正常的視頻例會，例會有固定主題，但在“線上辦公室”會更即時、更發(fā)散一些。
值得注意的是，雖然協(xié)作工具能在具體工作上提高效率，但重復勞動的現(xiàn)象仍然突出。由于協(xié)作工具眾多，每個人都有自己的使用偏好，一個項目中可能出現(xiàn)六七種協(xié)作工具，團隊溝通、對齊存在困難。工具磨合會產(chǎn)生額外的時間，工具的分散不統(tǒng)一，則會造成信息無法沉淀，團隊、企業(yè)知識資產(chǎn)無法管理。
市場上的主要協(xié)同辦公產(chǎn)品釘釘、企業(yè)微信、飛書等都提供了綜合的解決方案。例如疫情期間，Nreal公司用飛書的健康報備功能，統(tǒng)計員工健康狀況，用飛書文檔表格統(tǒng)計排班和問題反饋。復工后，Nreal還用飛書掃碼大師代替了原有的紙質(zhì)表格，來實現(xiàn)復工考勤。與此前多種工具并行的情況相比，引入?yún)f(xié)同工具后，Nreal整體效率得到提升。
可以看到，在產(chǎn)業(yè)升級和新生代數(shù)字工作者進入職場的背景下，工業(yè)化時代形成的工作方式亟待改變，而疫情只是加速和放大了改變的發(fā)生。
從這個意義上來說，協(xié)同辦公產(chǎn)品最終比拼的是對新一代辦公方式的理解，目前正在激烈廝殺的協(xié)同辦公產(chǎn)品背后，哪家公司對新一代辦公方式的理解最透徹，誰就能分享到時代產(chǎn)業(yè)轉型的紅利。
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