一次偶然的機(jī)會(huì)，筆者同一位名叫約翰的美國(guó)同行聊起印刷業(yè)ERP實(shí)施方面的話題。這個(gè)話題一下子讓這個(gè)原本少言寡語(yǔ)的美國(guó)紳士激動(dòng)起來(lái)。約翰的公司在中國(guó)也有合作企業(yè)，使用同美方一樣的ERP系統(tǒng)。他說(shuō)這套系統(tǒng)在北美200多家合作企業(yè)中已使用多年，十分成熟可靠，但是中方合作企業(yè)一直用得很不理想，他們僅僅在使用系統(tǒng)的部分基礎(chǔ)功能，還有一些功能幾乎處于半癱瘓狀態(tài)。約翰最不理解的是為什么中方企業(yè)對(duì)已經(jīng)確定的工作計(jì)劃不能認(rèn)真執(zhí)行；為什么會(huì)有那么多的例外處理情況；為什么員工好像都不喜歡按規(guī)范使用系統(tǒng)。
其實(shí)，約翰提到的這些問(wèn)題在國(guó)內(nèi)印刷企業(yè)的ERP實(shí)施工作中是較為普遍的現(xiàn)象。很多印刷企業(yè)都同意ERP系統(tǒng)是必須實(shí)施的，甚至有些企業(yè)已經(jīng)是第二次實(shí)施了，但真正能達(dá)到高效使用的并不多。印企實(shí)施ERP的軟肋主要表現(xiàn)在3個(gè)方面。
使命定位做好使用前的準(zhǔn)備
印刷企業(yè)內(nèi)部流程和供應(yīng)鏈管理比較復(fù)雜，很多企業(yè)管理體系粗放，主要依靠員工的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)人員全程跟單來(lái)保證訂單的順利完成，企業(yè)內(nèi)部的流程定義和崗位規(guī)范或多或少都有缺失。企業(yè)負(fù)責(zé)人就希望通過(guò)一套軟件來(lái)把這些缺失和不規(guī)范環(huán)節(jié)彌補(bǔ)起來(lái)，但這樣的使命ERP系統(tǒng)是很難完成的。原因很簡(jiǎn)單：軟件是死的，人是活的，處于輔助地位的軟件遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到人所起的作用。
ERP系統(tǒng)的使命應(yīng)當(dāng)是幫助那些已經(jīng)形成良好崗位規(guī)范和流程定義的企業(yè)，將資源管理平移到信息化平臺(tái)上來(lái)，將員工從重復(fù)性工作中解放出來(lái)，幫助員工提高工作效率和精準(zhǔn)性，同時(shí)管理層可以實(shí)時(shí)掌握企業(yè)資源的使用情況。這并不是說(shuō)沒(méi)有準(zhǔn)備好的印刷企業(yè)就不能使用ERP系統(tǒng)，而是要清楚地意識(shí)到ERP系統(tǒng)的使用是有先決條件的，至少在系統(tǒng)正式上線之前應(yīng)保證基本達(dá)到使用條件。約翰并沒(méi)有意識(shí)到的是，對(duì)于ERP系統(tǒng)使命的定位錯(cuò)誤是很多印刷企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施不成功的主要原因。
價(jià)值分析補(bǔ)上數(shù)據(jù)化管理這一課
要充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，就必須給系統(tǒng)提供正確的數(shù)據(jù)。約翰一直把“進(jìn)去的是垃圾，出來(lái)的就一定是垃圾！”這句話掛在嘴邊。ERP系統(tǒng)的重要價(jià)值在于能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者提供有價(jià)值的分析數(shù)據(jù)并給出判斷，管理者可以根據(jù)這些信息確定下一階段的工作重點(diǎn)，指導(dǎo)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)。如果印刷企業(yè)原來(lái)的內(nèi)部管理體系中，數(shù)據(jù)使用程度較高而且衡量指標(biāo)設(shè)置合理，就比較容易發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用。當(dāng)員工團(tuán)隊(duì)感受到ERP系統(tǒng)帶來(lái)的好處，就會(huì)更加規(guī)范認(rèn)真地使用它。
令人不安的是，國(guó)內(nèi)的許多印刷企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)中憑經(jīng)驗(yàn)靠感覺(jué)，沒(méi)有形成數(shù)據(jù)化管理體系。例如公司整體毛利偏低是由諸多原因造成的，如果通過(guò)數(shù)據(jù)分析判斷出主要原因是營(yíng)銷(xiāo)不善，那么就可以進(jìn)一步通過(guò)產(chǎn)品分析、客戶分析等手段確定下一階段應(yīng)調(diào)整的工作重點(diǎn)。這樣的管理模型是印刷企業(yè)順利實(shí)施ERP的關(guān)鍵。在歐美發(fā)達(dá)國(guó)家，印刷企業(yè)的內(nèi)部管理體系在ERP系統(tǒng)尚未出現(xiàn)時(shí)，就已經(jīng)形成了系統(tǒng)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)，日常管理重點(diǎn)的調(diào)整絕大部分都是在數(shù)據(jù)分析后得出的。事實(shí)上，正是由于企業(yè)先有了數(shù)據(jù)化管理模型，才促進(jìn)了ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)和應(yīng)用。顯然，約翰沒(méi)有認(rèn)識(shí)到在美國(guó)印刷企業(yè)中已經(jīng)相當(dāng)普及的管理模式在中國(guó)很多企業(yè)中都是缺失的，因此同樣的ERP系統(tǒng)在中國(guó)本土企業(yè)的實(shí)施過(guò)程中一定會(huì)有大量的問(wèn)題出現(xiàn)。只有把數(shù)據(jù)化管理這一課補(bǔ)上，約翰的中方合作企業(yè)才能完成ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施。
轉(zhuǎn)型升級(jí)內(nèi)部體系再造之“戰(zhàn)”
當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下，印刷企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到轉(zhuǎn)型升級(jí)是企業(yè)發(fā)展的必由之路，引入ERP系統(tǒng)是提升企業(yè)整體管理能力的捷徑之一。ERP項(xiàng)目的實(shí)施可以迅速將個(gè)人才能整合為集體力量，為企業(yè)贏得市場(chǎng)先機(jī)。但是，很多企業(yè)負(fù)責(zé)人并沒(méi)有意識(shí)到，這不僅僅是使用一套軟件系統(tǒng)那么簡(jiǎn)單，而是企業(yè)內(nèi)部體系再造過(guò)程中新舊管理秩序之間的一場(chǎng)“戰(zhàn)爭(zhēng)”，企業(yè)決策層的重視程度和決心是打贏這場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)的關(guān)鍵。新的管理秩序是建立在工作高度計(jì)劃性的基礎(chǔ)上的，包括ERP項(xiàng)目實(shí)施工作的本身，都需要有計(jì)劃地組織協(xié)調(diào)企業(yè)現(xiàn)有資源。能夠成功實(shí)施ERP項(xiàng)目的企業(yè)都表現(xiàn)出內(nèi)部關(guān)系簡(jiǎn)單、工作任務(wù)清楚，學(xué)習(xí)型組織的特點(diǎn)。而處于變革中的企業(yè)，做出某項(xiàng)決策時(shí)，統(tǒng)一員工思想是比較困難的，這需要強(qiáng)大的企業(yè)文化來(lái)支持，不是在短時(shí)間內(nèi)可以完成的。
就ERP系統(tǒng)技術(shù)本身來(lái)講，筆者認(rèn)為國(guó)內(nèi)很多軟件開(kāi)發(fā)商的能力是夠的，印刷企業(yè)不需要自己開(kāi)發(fā)整個(gè)系統(tǒng)。更為重要的是將ERP項(xiàng)目實(shí)施列為企業(yè)當(dāng)期最重要的工作任務(wù)，最好由一把手親自領(lǐng)導(dǎo)。其間，要?jiǎng)訂T企業(yè)的絕大多數(shù)管理崗位，協(xié)調(diào)保障。人事部門(mén)要及時(shí)根據(jù)ERP項(xiàng)目涉及的崗位職責(zé)變化修訂相關(guān)規(guī)定，并與員工績(jī)效考評(píng)結(jié)合起來(lái)；財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)積累情況及時(shí)更新參考標(biāo)準(zhǔn)；各部門(mén)必須按計(jì)劃推進(jìn)并及時(shí)反饋調(diào)整。“兵貴勝，不貴久！”《孫子兵法》中的這句話用在ERP項(xiàng)目實(shí)施工作中同樣合適。
ERP項(xiàng)目實(shí)施是印刷企業(yè)內(nèi)部管理能力全面提升的重要手段。ERP系統(tǒng)與基于CIP3/4的數(shù)字化流程的協(xié)同實(shí)施，將構(gòu)成印刷企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)保障系統(tǒng)的核心管理體系。一方面可以有效提升企業(yè)管理效率；另一方面可以極大提高客戶體驗(yàn)的滿意度，成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)差異化競(jìng)爭(zhēng)的重要支撐，也是打造印刷企業(yè)軟實(shí)力不可或缺的基石之一。
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