說到數(shù)據(jù)處理，大家首先想到的是Excel，其實，Office中的數(shù)據(jù)處理軟件除了Excel外，還有Access，它也是日常工作中常用的數(shù)據(jù)處理軟件，那么，Excel和Access的主要區(qū)別是什么呢？
Excel重在數(shù)據(jù)分析，可以通過各種圖表直觀、形象地展現(xiàn)數(shù)據(jù)；而Access是一個數(shù)據(jù)庫，重在數(shù)據(jù)的管理，可以幫助我們處理海量的數(shù)據(jù)，而且Access各個對象之間可以建立關聯(lián)，方便我們快速查詢和調(diào)用數(shù)據(jù)。多用于企業(yè)搭建管理系統(tǒng)，如庫存管理、檔案管理等。
另外，Access 還提供了內(nèi)置的 VBA 編程語言、 豐富的函數(shù)， 高級用戶也可以開發(fā)更為復雜的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
所以，從數(shù)據(jù)管理角度來看，Excel在數(shù)據(jù)的存儲、數(shù)據(jù)查詢、報告生成上都遠不及Access。
Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫中的六大數(shù)據(jù)對象構成， 分別是表、 查詢、窗體、報表、宏和模塊。今天將對數(shù)據(jù)庫的這六大對象進行介紹。
在Access數(shù)據(jù)庫中， 表是不可缺少的最基本的對象， 是數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)倉庫， 所有收集的數(shù)據(jù)都存儲在表中。
在 Access 的對象中， 表處于核心地位， 是其他對象進行操作的前提。表中的每一行稱為一條記錄。記錄用來存儲一個個相互關聯(lián)完整的信息。每一條記錄包含一個或多個字段。字段對應表中的列。
例如， 用戶可能有一個名為“產(chǎn)品信息”的表， 其中每一條記錄（行） 都包含有關不同產(chǎn)品的完整信息， 每一字段（列） 都包含不同類型的信息（如產(chǎn)品名稱、 規(guī)格型號、 計量單位、 單價等）。必須將字段指定為某一數(shù)據(jù)類型， 可以是文本、 日期或時間、 數(shù)字或其他類型，如下圖所示。
查詢是數(shù)據(jù)庫的核心功能， 用戶可以根據(jù)指定的條件從數(shù)據(jù)表或其他查詢中篩選出符合條件的記錄， 還可以對記錄進行修改、 刪除、 添加等操作。查詢通常是在設計視圖中創(chuàng)建的，如下圖所示。
創(chuàng)建查詢后， 查詢結(jié)果則以數(shù)據(jù)表的形式顯示，如下圖所示。
查詢有兩種基本類型：選擇查詢和操作查詢。
選擇查詢僅僅檢索數(shù)據(jù)以供使用， 用戶可以在屏幕中查看查詢結(jié)果、將結(jié)果打印出來或?qū)⑵鋸椭频郊糍N板中， 也可以將查詢結(jié)果用作窗體或報表的記錄源。
操作查詢可以對數(shù)據(jù)執(zhí)行一項任務，可用來創(chuàng)建新表、 向現(xiàn)有表中添加數(shù)據(jù)、 更新數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)。
一個好的數(shù)據(jù)庫不但需要高質(zhì)量的數(shù)據(jù)管理， 高效率的數(shù)據(jù)查詢，而且還需要有一個美觀的用戶操作界面。精美的用戶操作界面不但給用戶帶來舒適的視覺效果， 而且還有效地引導用戶對數(shù)據(jù)庫進行正確的操作。
使用窗體可以進行數(shù)據(jù)的輸入和顯示， 還可以查看或更新數(shù)據(jù)表中的記錄，如下圖所示。
用戶還可以使用窗體來控制應用程序的流程， 在窗體中添加各種控件后， 只需要單擊窗體上的各個控件按鈕， 就可以進入不同的程序模塊， 調(diào)用不同的程序， 如下圖所示。
報表主要用來顯示并打印數(shù)據(jù)。利用報表可以整理和計算基本表中的數(shù)據(jù)， 報表的數(shù)據(jù)源大多來自于表、查詢或 SQL 語句， 與窗體不同， 在報表中用戶不能輸入數(shù)據(jù)。
報表可以用來顯示和打印一個數(shù)據(jù)表， 或者查詢中的信息， 如下圖所示。
創(chuàng)建標簽報表，還可以制作標簽，將標簽打印后， 裁剪成一個個的小標簽， 可以粘貼在產(chǎn)品的包裝上， 用來對物品進行標識， 如下圖所示。
在數(shù)據(jù)庫中， 各對象不能獨立存在， 只有將各種對象有機地組織起來，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的復雜管理功能。使用宏對象是實現(xiàn)各對象協(xié)調(diào)工作的方法之一。
同樣也可以將 Access 中的宏看作是一種簡化的編程語言， 可用于向數(shù)據(jù)庫中添加功能。
例如， 可將一個宏附加到窗體上的某一命令按鈕， 這樣每次單擊該按鈕時， 所附加的宏就會運行。
宏包括可執(zhí)行任務的操作， 如打開報表、 運行查詢或者關閉數(shù)據(jù)庫。大多數(shù)手動執(zhí)行的數(shù)據(jù)庫操作都可以利用宏自動執(zhí)行， 因此宏是非常省時的方法。
宏的設計是在【宏生成器】 中完成的， 單擊【添加新操作】 下拉按鈕， 在彈出的下拉列表框中即可選擇相應的操作命令創(chuàng)建宏，如下圖所示。
和宏一樣， 模塊是可用于向數(shù)據(jù)庫中添加功能的對象。盡管用戶可以通過宏操作在列表中進行選擇，從而在 Access 中創(chuàng)建宏， 但是用戶還可以用 Visual Basic for Applications (VBA)［Visual Basic for Applications (VBA)：Microsoft Visual Basic 的 宏語言版本， 用于編寫基于 MicrosoftWindows 的應用程序， 內(nèi)置于多個Microsoft 程序中］編程語言編寫模塊。
模塊是聲明、 語句和過程的集合， 它們作為一個單元存儲在一起。模塊通常分為類模塊和標準模塊。類模塊中包含各種事件過程， 它與某個窗體或報表對象相關聯(lián)。而標準模塊包含與任何其他特定對象無關的通用過程。
其中， 過程是模塊中最主要的組成部分， 能夠完成某項特定功能的VBA 代碼段（如下圖所示） 是一個能顯示出庫的 Sub 過程。
