一、建立離職管理規(guī)章制度體系。
“離職”是員工與企業(yè)利益即將終結的環(huán)節(jié)，在此環(huán)節(jié)，企業(yè)應著力于規(guī)范運作，從離職手續(xù)辦理的各個方面來建立健全相應的管理規(guī)章制度體系。
根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)、司法解釋及其體現(xiàn)的法律精神及基本法理，企業(yè)制定離職管理規(guī)章制度須符合以下條件：
1、必須合法，包括內(nèi)容合法和程序合法；
2、不得違反勞動合同或集體合同的約定；
3、要向員工公示。就是讓員工在制度實施時知悉，未經(jīng)公示而在員工離職時才交予員工閱知的規(guī)章制度，對員工不具有約束力；
根據(jù)《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，是可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。
通過建立離職環(huán)節(jié)的管理規(guī)章制度體系，企業(yè)得以加強自身管理離職行為的規(guī)范性，杜絕隨意辦理離職手續(xù)情況的出現(xiàn)，在程序上約束企業(yè)與員工離職事務的處理。
二、離職工作交接事務的處理員工離職時需將其負責的工作事項向企業(yè)做一交接，對此，員工所在的工作部門及人力資源部門應認真處理。
企業(yè)在辦理員工入職手續(xù)時即應要求提供并核實清楚員工的相關證件材料，以備追查員工線索；在日常管理中應建立起相關工作制度與物品管理制度，對于辦公物品的管理、領用、使用實行登記備案制度；企業(yè)應分析員工的離職心理，找到員工離職的動機；
1、員工帶走公司財物，數(shù)額較大的，將構成侵占公司財產(chǎn)的犯罪行為，企業(yè)應及時向公安機關報案以維護企業(yè)利益，而不可拖延，貽誤了處理事件的時機；
2、工作內(nèi)容的交接；
企業(yè)應針對其工作內(nèi)容采取一定的包括簽署法律文件的措施。特別是高層員工的離職，比如財務人員，《會計法》第四十一條規(guī)定：會計人員調(diào)動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續(xù)。根據(jù)此規(guī)定，若離職會計人員不予配合辦理工作交接手續(xù)，企業(yè)有權暫緩給其辦理離職手續(xù)。
三、離職中的薪資處理勞動糾紛的發(fā)生常由員工離職時勞動關系雙方?jīng)]有就工資、補償金數(shù)額等問題達成一致意見引起。企業(yè)應從以下幾點來考慮如何正確處理，以防范法律風險的出現(xiàn)。
1、工資結算；
勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同，企業(yè)應在解除或終止勞動合同時，即員工離職時，一次付清工資。需要說明的是，企業(yè)向離職員工結清工資應是離職手續(xù)中的一項，這是規(guī)范的做法。有些企業(yè)習慣于要求離職員工在企業(yè)下月正常發(fā)薪日來領取工資而不是離職時予以結清，這樣辦理容易留下隱患。
2、經(jīng)濟補償金和賠償金；
在員工離職時，勞動關系雙方應依據(jù)勞動法律法規(guī)、政策及雙方的勞動合同約定，明確企業(yè)是否需要向員工支付經(jīng)濟補償金及存在勞動關系一方是否有向另一方支付賠償金的義務。不論是法定義務還是約定義務，企業(yè)都不應推脫，應切實保障離職員工的正當合法權益，否則，容易導致勞動糾紛的發(fā)生。
3、其他薪酬福利事項的處理。
員工在企業(yè)工作期間，企業(yè)為員工繳納各項社會保險及住房公積金等，在員工辦理離職時，企業(yè)應與員工協(xié)商確定轉(zhuǎn)移手續(xù)的辦理時間及雙方如何配合辦理等。
四、人事檔案轉(zhuǎn)移員工因與企業(yè)解除勞動合同或其他原因而離職，企業(yè)有義務為員工辦理必要的相關手續(xù)，包括向員工出具離職證明、轉(zhuǎn)移員工個人人事檔案等。
在實踐中，經(jīng)常有企業(yè)以員工在離職時不向企業(yè)交付培訓費用等理由扣留員工的個人檔案，也不給員工辦理有關離職手續(xù)，實際上企業(yè)是以非法的手段維護自己的利益，這是錯誤的。
根據(jù)勞動部、國家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《北京市勞動合同規(guī)定》精神，企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。
通過上述規(guī)定可知，企業(yè)無權以任何理由來扣留已離職員工的檔案。企業(yè)只有依法處理事務才可以防范可能出現(xiàn)的法律風險：若員工拒絕承擔違約責任或賠償責任不辭而別，企業(yè)應通過提起勞動爭議仲裁申訴這種法律途徑來維護自己的合法權益。
五、離職手續(xù)文件的簽署在員工離職時，企業(yè)應要求離職員工簽署離職文件，履行必要的內(nèi)部手續(xù)。
企業(yè)應妥善保管這些離職文件，在內(nèi)容及形式上均完整準確記錄下離職環(huán)節(jié)。若員工離職后針對企業(yè)某項行為提起勞動爭議仲裁申訴，企業(yè)在文件材料這項應對措施上可有所準備，為勞動爭議仲裁及可能發(fā)生的法院訴訟打下基礎。
小佳@kyj
聯(lián)系客服
