一、背景
對(duì)于經(jīng)常外出處理業(yè)務(wù)的員工來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)費(fèi)的申請(qǐng)和報(bào)銷是件非常痛苦之事，尤其是以紙質(zhì)作為媒介的傳統(tǒng)報(bào)銷。
曾有家公司在財(cái)務(wù)制度上明確規(guī)定涉及業(yè)務(wù)費(fèi)報(bào)銷的需要提供相關(guān)的信息加以佐證，如宴請(qǐng)客戶，需要提供現(xiàn)場(chǎng)的相片；消費(fèi)300元以上的需要提供刷卡票據(jù)；同時(shí)還規(guī)定，所有業(yè)務(wù)費(fèi)使用前需要提前申請(qǐng)并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可執(zhí)行。
二、流程現(xiàn)狀與核心問(wèn)題
我們看看他們的流程是怎么樣執(zhí)行的：
借助公司事務(wù)助理之手收集經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的紙質(zhì)單據(jù)傳遞于各環(huán)節(jié)進(jìn)行審批：
1）業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)流程：
2）業(yè)務(wù)費(fèi)報(bào)銷流程：
問(wèn)題分析：
1. 流程太長(zhǎng)
通過(guò)收集、整理數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，整個(gè)流程平均花費(fèi)了29天。我們來(lái)看看為什么會(huì)有那么長(zhǎng)的時(shí)間：
業(yè)務(wù)費(fèi)的發(fā)生需要事前申請(qǐng)，突發(fā)情況比較多，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況不符合；
按財(cái)務(wù)預(yù)算制度，月末制定次月的費(fèi)用預(yù)算，已經(jīng)做了一次把控，且業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)時(shí)還需經(jīng)過(guò)公司預(yù)算管理員復(fù)核，同時(shí)一般情況下部門直接負(fù)責(zé)人是知道當(dāng)月有該項(xiàng)預(yù)算的，因此僅在此環(huán)節(jié)相當(dāng)于有三次審批；
整個(gè)審批環(huán)節(jié)共計(jì)9個(gè)，以紙質(zhì)傳遞為主，然后并不是每個(gè)人實(shí)時(shí)在位置上等著單據(jù)審批，若中間出個(gè)差、請(qǐng)個(gè)假什么的，所花費(fèi)的時(shí)間會(huì)更長(zhǎng)。
2. 分授權(quán)不充分
層層審批，看似大家都在負(fù)責(zé)審核其合理性，把控風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)則沒有把控到風(fēng)險(xiǎn)，且相應(yīng)的職責(zé)劃分也未劃分清楚；到了最后員工向公司反饋“為什么我的報(bào)銷還沒有下來(lái)，已經(jīng)快一個(gè)月了”。
3. 標(biāo)準(zhǔn)不清晰、不合理
因?yàn)闃I(yè)務(wù)費(fèi)使用的場(chǎng)景更在用于與客戶交流溝通上，臨時(shí)性、突發(fā)性事件相對(duì)比較多，如請(qǐng)客吃飯、贈(zèng)送禮品，處理突發(fā)公關(guān)事件，很難做到事前申請(qǐng)費(fèi)用。
3.1 對(duì)300元以上需要提供刷卡單據(jù)，實(shí)際上很多時(shí)候不具備提供刷卡的條件，結(jié)合實(shí)際情況以及業(yè)務(wù)部門的呼聲，對(duì)刷卡金額提升至1000元；
3.2 對(duì)要求現(xiàn)場(chǎng)拍照的也不做具體要求了，省去此環(huán)節(jié)。
4. 未借助工具，控制力度不足
無(wú)論是業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)還是報(bào)銷，都需要公司預(yù)算管理員再次復(fù)核，在一定程度上增加了復(fù)核難度及工作量，往往造成對(duì)預(yù)算管控不嚴(yán)的局面。同時(shí)也借助事務(wù)助理傳遞單據(jù)在各環(huán)節(jié)進(jìn)行審核，單據(jù)有可能丟失或遺漏的現(xiàn)象出現(xiàn)。
三、優(yōu)化思路與方案
這些不合理的環(huán)節(jié)與流程，其結(jié)果導(dǎo)致員工往往不愿意墊錢來(lái)處理業(yè)務(wù)或不愿意報(bào)銷費(fèi)用，不愿意報(bào)銷當(dāng)然就不愿意與客戶打交道，本來(lái)需要維護(hù)客戶關(guān)系的，變成能拖則拖，甚至影響到業(yè)務(wù)開展。
結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際、分授權(quán)及系統(tǒng)建設(shè)對(duì)整體的業(yè)務(wù)費(fèi)處理流程進(jìn)行優(yōu)化：
業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)：2000元以上要求事前申請(qǐng)，且通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行管控預(yù)算（月初或月末導(dǎo)入預(yù)算）
業(yè)務(wù)費(fèi)報(bào)銷：借助IT工具，柔控預(yù)算，適當(dāng)增加報(bào)銷10%以內(nèi)的額度
3.1 業(yè)務(wù)費(fèi)管理：
業(yè)務(wù)費(fèi)發(fā)生的前提是合理的，是真實(shí)存在的，也是必須發(fā)生的。無(wú)論從業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)還是報(bào)銷，對(duì)整體的流程做了優(yōu)化，一定程度上滿足的業(yè)務(wù)需求，又確保的風(fēng)險(xiǎn)管控，所以在2000元以下發(fā)生的業(yè)務(wù)省去了事前申請(qǐng)，且有預(yù)算才能報(bào)銷是較為合理的；
3.2 業(yè)務(wù)授權(quán)：
從財(cái)務(wù)內(nèi)控的角度出發(fā)，對(duì)相應(yīng)的崗位做了授權(quán)，滿足基本的業(yè)務(wù)需求：
業(yè)務(wù)費(fèi)2000元以內(nèi)費(fèi)用申請(qǐng)不需審批，部門直接領(lǐng)導(dǎo)做主；但費(fèi)用報(bào)銷還需審批；
費(fèi)用報(bào)銷4000以內(nèi)，財(cái)務(wù)經(jīng)理決策，減少了審批環(huán)節(jié)，提高報(bào)銷效率；
對(duì)此，適當(dāng)授權(quán)，即滿足財(cái)務(wù)部門的管控要求，又適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化報(bào)銷程序，提升了滿意度。
3.4 所有的報(bào)銷單據(jù)均由報(bào)銷人或部門助理根據(jù)流程至審核會(huì)計(jì)處方提交相應(yīng)的報(bào)銷紙件，減少單據(jù)丟失的可能；同時(shí)也節(jié)省事務(wù)助理這個(gè)崗位；
3.5 系統(tǒng)管控預(yù)算：系統(tǒng)按業(yè)務(wù)邏輯將之前的人為審核轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)自動(dòng)審核，減少人為干預(yù)因素，間接影響業(yè)務(wù)部門對(duì)次月業(yè)務(wù)計(jì)劃統(tǒng)籌安排。
四、優(yōu)化效果
4.1 提升效率：以往的整體流程平均29天才能走完，優(yōu)化后平均時(shí)長(zhǎng)為9天；
4.2 釋放公司預(yù)算管理員、事務(wù)助理兩個(gè)崗位；
4.3 減少紙質(zhì)單據(jù)在各審批環(huán)節(jié)傳遞，直接有報(bào)銷提交至審核會(huì)計(jì)處，避免單據(jù)在傳遞過(guò)程中丟失的可能；
4.4 報(bào)銷人能夠及時(shí)了解審批狀況，提升員工的滿意度。
五、對(duì)其他企業(yè)的啟發(fā)點(diǎn)/亮點(diǎn)：
1. 流程優(yōu)化不能僅僅是停留在表面上，必要時(shí)應(yīng)借助IT工具承接業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和數(shù)據(jù)快速落地，讓讓業(yè)務(wù)部門真實(shí)感受到流程優(yōu)化帶來(lái)的效果；
2. 必要的工具支撐落地，對(duì)業(yè)務(wù)部門配合流程優(yōu)化起到觸動(dòng)效果，明白流程優(yōu)化是為體現(xiàn)業(yè)務(wù)價(jià)值的。
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