客戶行業(yè) 大型綜合性集團(tuán)、投資行業(yè)
問題類型 定崗定編
【客戶背景】
世紀(jì)集團(tuán)有限公司（化名）是一家綜合性的大型集團(tuán)公司，原隸屬于某大型央企旗下，兩年前響應(yīng)國家號(hào)召，從國有企業(yè)順利轉(zhuǎn)型為混合所有制企業(yè)，引入民營資本，直面市場競爭，通過自籌資金、利用資本市場投資融資、負(fù)債經(jīng)營，得到了快速發(fā)展、業(yè)務(wù)迅速擴(kuò)張，如今經(jīng)營行業(yè)涉及信息產(chǎn)業(yè)、旅游、房地產(chǎn)、資源開發(fā)、文化、養(yǎng)生等領(lǐng)域，旗下分子公司遍布全國，共計(jì)300余家，上市公司4家。截止2016年年底，集團(tuán)總資產(chǎn)已達(dá)到1600億，經(jīng)營收入近1000億元。
在業(yè)務(wù)發(fā)展的同時(shí)，由于直面市場、自負(fù)盈虧、未來發(fā)展帶來的各方面的壓力，集團(tuán)對總部的數(shù)十個(gè)職能部門提出了更高的履職要求，對干部員工提出了更強(qiáng)的素質(zhì)能力要求。但是總部各部門的工作依然保留著國企的印記，具體表現(xiàn)在集團(tuán)內(nèi)部的管控規(guī)范化不足、管理制度上不夠完善、管理者職業(yè)化程度有待提高、員工積極性沒有得到全面激發(fā)、整體工作作風(fēng)閑散安逸等。
與此同時(shí)，集團(tuán)各部門都提出了工作壓力大、需要增加人員的申請。人力資源部一時(shí)之間有些應(yīng)付不過來，如果不加人，各部門都喊忙，都有自己的道理；如果加人，每個(gè)部門都要加人，成本壓力過于巨大。到底應(yīng)該減員增效，還是應(yīng)該加活加人，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)也拿不定主意。為了改進(jìn)管理工作，集團(tuán)人事部進(jìn)行了數(shù)次嘗試，從各部門處收集了大量工作記錄、工作分析、部門職能、編制意見、崗位說明等，卻不清楚如何判斷真實(shí)性。一籌莫展的時(shí)候，集團(tuán)決定借助專業(yè)機(jī)構(gòu)的力量，對當(dāng)前問題進(jìn)行分析判斷，并實(shí)施定崗定編。華恒智信憑借在人力資源行業(yè)的專業(yè)性與豐富的咨詢實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從眾多咨詢公司中脫穎而出，成為該集團(tuán)的咨詢項(xiàng)目服務(wù)提供商。
【現(xiàn)狀問題及分析】
華恒智信的專家顧問團(tuán)受邀前往集團(tuán)總部進(jìn)行了為期一個(gè)月的訪談工作，與集團(tuán)的高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和基層員工開展了細(xì)致的訪談和溝通，通過了解各層級(jí)、各部門對定崗定編方面的看法、建議，搜集第一手資料，把握整體現(xiàn)狀與需求，為后期方案的設(shè)計(jì)與落地實(shí)施奠定了基礎(chǔ)。經(jīng)過總結(jié)分析，專家組發(fā)現(xiàn)，就該集團(tuán)而言，存在以下特點(diǎn)：
☆ 在管理體制上：長期處于國企體制內(nèi)，與市場脫軌；管理以“人治”為主，各項(xiàng)制度有待完善；激勵(lì)及核心人才保留工作不足；
☆ 在人員情況上：老員工較多，與新員工之間存在觀念差異；員工能力相比同級(jí)別的企業(yè)來說有所不足，高層領(lǐng)導(dǎo)對未來發(fā)展的方向感、危機(jī)感更強(qiáng)，難以傳達(dá)到干部員工層；員工工作被動(dòng)性明顯。
☆ 在職責(zé)履行中：工作流程不合理，職責(zé)重疊、請示次數(shù)多、反饋鏈條長；缺乏完整的、準(zhǔn)確的工作記錄；崗位設(shè)置不合理，因人設(shè)崗、忙閑不均現(xiàn)象較多。
對于這樣的公司來說，很難依靠一般的定崗定編工具方法來直接套用。華恒智信的專家老師通過對每個(gè)部門負(fù)責(zé)人、每個(gè)崗位員工進(jìn)行細(xì)致的訪談，以及對組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、制度、流程、信息數(shù)據(jù)、工作量模板設(shè)計(jì)與驗(yàn)證、工作寫實(shí)、工作量核定等分析研究，指出：如果按照目前的管理與人員能力，即使給各部門加了人也無法解決面臨的問題，反而對本已存在的推諉責(zé)任、能者多勞不多得、大鍋飯等現(xiàn)象起到推波助瀾的作用。
因此，在開展定崗定編方面，應(yīng)該以減員增效為方向，推動(dòng)提升人員意識(shí)能力，全面發(fā)揮部門職能。為了真正地解決企業(yè)問題，保證本次項(xiàng)目落地推行，項(xiàng)目組分析認(rèn)為不僅僅需要從技術(shù)上解決定崗定編，還要解決配套的管理問題，主要體現(xiàn)在以下三方面：
1、 幫助集團(tuán)統(tǒng)一意識(shí)，讓各部門接受定崗定編。
由于企業(yè)是典型的國企思維，習(xí)慣于原有的管理模式，同時(shí)企業(yè)發(fā)展仍處于上升期，很多干部員工抱有“沒有定崗定編我們發(fā)展得也很好”的想法，因此對并崗、減編需要有明確的解釋和培訓(xùn)，增強(qiáng)危機(jī)意識(shí)，避免“名不正言不順”的情況，領(lǐng)導(dǎo)在改革中也希望保持企業(yè)穩(wěn)定，而不是強(qiáng)硬推行。
2、需要建立一套科學(xué)的有說服力的定崗定編的方法。
之前集團(tuán)內(nèi)部人事部也開展了幾次工作分析和職能申報(bào)活動(dòng)，但是得出的結(jié)論多來自于定性評(píng)價(jià)、拍腦袋感覺，既說服不了各部門負(fù)責(zé)人，也說服不了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，最后只好得出結(jié)論“不了解人家的部門業(yè)務(wù)”，只能讓各部門自己申報(bào)上來職能、編制，看著寫的內(nèi)容很豐富，但是實(shí)際工作中依然是忙閑不均、工作閑散的狀態(tài)。人事部希望借助一些工具方法，但是借鑒了一些工具后，在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)自己企業(yè)內(nèi)部沒有內(nèi)部崗位進(jìn)行對標(biāo)比較、沒有相似的外部標(biāo)桿企業(yè)、沒有準(zhǔn)確的工作記錄等，只好尋求專業(yè)第三方的支持。
3、需要建立相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)作為配套措施，幫助落地推行。
該集團(tuán)希望以本次項(xiàng)目為契機(jī)，提升整體管理，同時(shí)作為一個(gè)國企單位，定編之后的人員分流工作是難點(diǎn)問題。綜合這兩方面的情況來看，僅僅依靠定崗定編是不足的，還需要輔以其他的配套管理機(jī)制，才能真正推行、實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定的效果。而華恒智信的服務(wù)特點(diǎn)之一就是能夠獲得更多增值服務(wù)，并幫助企業(yè)真正推行項(xiàng)目的落地實(shí)施。
【華恒智信解決方案】
▲ 華恒智信——案例研究中心
針對以上問題，華恒智信的專家顧問團(tuán)經(jīng)過深入調(diào)研分析，結(jié)合多年的經(jīng)驗(yàn)積累，指出完成定崗定編不難，關(guān)鍵在于如何找到有說服力的方法、解決本質(zhì)上的問題，并真正落地實(shí)施。綜合多方面考慮，項(xiàng)目組提出了以下針對性的解決建議：
1、明確定崗定編的原則和必要性，提供培訓(xùn)輔導(dǎo)，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)干部的思想觀念。
首先，抓住關(guān)鍵部分，以點(diǎn)帶面。
一方面，對于集團(tuán)的高層和部門負(fù)責(zé)人要著重樹立職業(yè)化、規(guī)范化的意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)干部的改變是基礎(chǔ)，要發(fā)揮上級(jí)的監(jiān)督管理作用；另一方面，要鼓勵(lì)新員工成長進(jìn)步，發(fā)揮帶動(dòng)效果。新員工大部分是來自外部民營企業(yè)，帶來的更多是市場化的管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的工作方法，通過鼓勵(lì)新員工，將新的工作方法進(jìn)行推廣。
其次，需要定崗定編應(yīng)對企業(yè)改革和市場趨勢。
傳達(dá)上層領(lǐng)導(dǎo)的意見，在領(lǐng)導(dǎo)干部中樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)與危機(jī)意識(shí)。從滿足企業(yè)發(fā)展需要、奠定部門公平的管理基礎(chǔ)、個(gè)人生涯規(guī)劃發(fā)展等角度，指出定崗定編的意義。讓干部員工了解集團(tuán)目前發(fā)展雖然快，但是快速擴(kuò)張，也帶來了多種問題，如發(fā)展穩(wěn)定性不足、各個(gè)業(yè)務(wù)面上的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)隨之增多、管理不規(guī)范導(dǎo)致對子公司的管理力不從心、需要解決的子公司的問題更多等；從數(shù)據(jù)上來看，雖然總資產(chǎn)量很大，但是ROI（投資回報(bào)率）相對較低。而在改制后，直面市場競爭，不進(jìn)則退的壓力下，一個(gè)小小的疏漏對于這樣的大型企業(yè)都有可能是連鎖性的打擊。
再次，需要通過定崗定編規(guī)范企業(yè)管理。
為了應(yīng)對不斷變化的市場和公司發(fā)展形勢，需要從科學(xué)管理角度建立規(guī)范化標(biāo)桿，讓每個(gè)部門和崗位都明確自身應(yīng)該履行的職能、應(yīng)該具備的素質(zhì)能力、應(yīng)該發(fā)揮的作用。通過尋找各部門及崗位的外部標(biāo)桿，對比分析，找到差距，指出在管理上做的好的企業(yè)都已經(jīng)做到了什么地步，相比之下，集團(tuán)里同樣崗位的員工做的工作和外部存在的差距在哪里。以公開說明的方式，讓每個(gè)人明確具體的改進(jìn)點(diǎn)。
2、通過分層級(jí)分角色，建立工作量統(tǒng)計(jì)模板的科學(xué)方式進(jìn)行定崗定編。
定崗定編作為管理中的基礎(chǔ)工作，有很多的方法和工具，目前在國際范圍內(nèi)較常見的定崗方法主要包括：組織管控分析、PDCA法、流程梳理法、理論職能對比法、標(biāo)桿企業(yè)分析法等；常見的定編方法主要包括：歷史工作工作效率法、內(nèi)外部標(biāo)桿對比法、管理幅度法、設(shè)備定編法、服務(wù)對象定編法、工作排班法、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法等等。
項(xiàng)目組專家指出，外部的定崗定編方法雖然多，在具體選擇時(shí)，需要綜合考慮、針對選擇。作為大型綜合性集團(tuán)的總部職能部門，更多的不是承擔(dān)具體的執(zhí)行性工作，而要側(cè)重發(fā)揮監(jiān)督、管控、指導(dǎo)等職能，因此不能套用常見的定崗定編的方法。
同時(shí)，總部職能部門數(shù)量較多，涵蓋的業(yè)務(wù)較廣，既有投資融資這樣的業(yè)務(wù)性質(zhì)的部門，也有辦公室、安保部這樣的職能機(jī)關(guān)部門。要讓大家接受定崗定編的結(jié)果，就要建立科學(xué)的、有針對性的、分層分類的定崗定編的工具方法。
首先，在定崗方面，通過梳理應(yīng)有職能，分層級(jí)分角色，結(jié)合履職現(xiàn)狀，按照相應(yīng)的原則進(jìn)行職能合并分類。按照支持戰(zhàn)略和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、按流程分解定位、因事設(shè)崗合并相似職能、角色/責(zé)任分級(jí)明確的原則，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大化。
例如，對于辦公室來說，在行政方面原本配置5人，管理混亂，每個(gè)人都說自己負(fù)責(zé)了很多工作，經(jīng)過分層級(jí)分角色后，可以了解每個(gè)人的具體履職屬于決策類還是輔助類、執(zhí)行類還是傳遞類，從而確定每個(gè)人的工作價(jià)值。之后，對部門職責(zé)進(jìn)行梳理，可以歸為以下幾類：
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對于收集到的眾多瑣碎工作職能，項(xiàng)目組按照流程分析、因事設(shè)崗的原則進(jìn)行了歸類，對于工作內(nèi)容相同的內(nèi)容、存在流程上的上下銜接關(guān)系的內(nèi)容進(jìn)行了歸類合并，大體上可以得到如圖的九項(xiàng)職能，按照對人對事的原則，考慮工作是以溝通交流、組織協(xié)調(diào)為主，還是以管理事物、完成具體事項(xiàng)為主進(jìn)行崗位設(shè)置。再按照工作場所分類法，單設(shè)前臺(tái)接待崗位，并將車輛管理職能歸類，進(jìn)行工作職責(zé)的豐富，提高工作飽和度。
其次，在定編方面，項(xiàng)目組綜合考慮了每個(gè)崗位的工作性質(zhì)、工作要求，對要求設(shè)置的崗位以及擔(dān)負(fù)監(jiān)督任務(wù)的崗位進(jìn)行保留。此外，對其他的崗位，還需要一套有說服力的工具對員工的工作飽和度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。華恒智信項(xiàng)目組針對該集團(tuán)的實(shí)際情況，對集團(tuán)公司不同層級(jí)、不同工作屬性的工作和崗位進(jìn)行分層分類，具體分作：職能保障類、項(xiàng)目管理類、專業(yè)技術(shù)類、經(jīng)營管理類、黨政工團(tuán)類，并針對性地建立了工作量的統(tǒng)計(jì)工具方法。
（1）對職能保障類和黨政工團(tuán)類，例如辦公室、人事部、財(cái)務(wù)部等，根據(jù)集團(tuán)公司的實(shí)際情況提煉所有影響定崗定編的因素，采取將例行工作與例外工作分開的原則，并使用公司獨(dú)創(chuàng)的日周月季年工作統(tǒng)計(jì)法對影響工作量的關(guān)鍵因素進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
例如，對財(cái)務(wù)的出納工作，一方面要考慮出納單設(shè)，不承擔(dān)其他賬務(wù)工作，另一方面，影響工作量的核心因素在于對管理的賬戶的數(shù)量及活躍度，因此對本崗位來說，主要統(tǒng)計(jì)需要管理的賬戶數(shù)量與活躍度，統(tǒng)計(jì)每一類賬戶的處理用時(shí)，此外再加上對報(bào)表等日常事務(wù)的處理用時(shí)，如圖所示：
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本集團(tuán)的出納工作，以正常標(biāo)準(zhǔn)來看，每月需管理的賬戶平均為5個(gè)，且都為中等活躍度。根據(jù)對大量工作紀(jì)實(shí)的分析統(tǒng)計(jì)，每月處理中等賬戶的凈時(shí)間為9小時(shí)，再加上編制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的30×3小時(shí)，每月在主要工作上的日常工作用時(shí)為149小時(shí)，占總工作量的86%。
再輔以例外工作、非日常工作，即可得到該崗位飽和度約為93%。屬于部門中較忙的崗位。經(jīng)過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)集團(tuán)中每月需要處理不同活躍度的賬戶13個(gè)，目前有3名出納。通過日周月季年的統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)實(shí)際完成的工作量約為2.4人的工作量，因此有兩個(gè)方案可供選擇：
1）由于目前處理賬戶用時(shí)較長的部分原因在于審批流程長、效率低、工具落后，建議引入更高效的管理辦法、流程管理、財(cái)務(wù)軟件，提高工作效率，縮減1人，保持2人開展工作；
2）如短時(shí)間內(nèi)難以達(dá)到，可以增加該崗位的職責(zé)，例如對報(bào)表成果的處理，由原先的收集統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)為進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為財(cái)務(wù)分析職能提供基礎(chǔ)。
（2）對項(xiàng)目管理類和專業(yè)技術(shù)類，作為一個(gè)集團(tuán)總部的業(yè)務(wù)部門，不同于傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)，更多的工作集中在對投融資、對項(xiàng)目的管理上，因此不能按照傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理進(jìn)行工作量統(tǒng)計(jì)。華恒智信專家顧問通過建立針對性的項(xiàng)目工作統(tǒng)計(jì)方法，對項(xiàng)目流程進(jìn)行分解，以項(xiàng)目組為單位、項(xiàng)目類型、項(xiàng)目周期為關(guān)鍵指標(biāo)，進(jìn)行工作量統(tǒng)計(jì)：
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如圖可見，對每個(gè)項(xiàng)目組、每種項(xiàng)目類型的流程分別進(jìn)行參與人員的統(tǒng)計(jì)、人員角色的定位、具體工作的用時(shí)統(tǒng)計(jì)后，可以得到本項(xiàng)目組在某固定時(shí)間內(nèi)的工作飽和度，通過量化的工具方法、科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制的引入，最終實(shí)現(xiàn)對團(tuán)隊(duì)作業(yè)的項(xiàng)目類工作崗位的定編。
（3）對經(jīng)營管理類，工作飽和度不是評(píng)判定編的唯一重要因素，經(jīng)過對本集團(tuán)的實(shí)際問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談，了解到影響經(jīng)營管理人員的定崗定編因素主要有：整體戰(zhàn)略和部門目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、管理幅度、流程鏈及傳遞速度、決策速度、信息化程度等等。針對目前存在的效率低下的問題，項(xiàng)目組專家針對性地提出了一系列建議來提高效率、豐富工作飽和度：
某些部門中，負(fù)責(zé)人要具體進(jìn)行操作、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)開展實(shí)際工作的，建議不設(shè)副職，管理團(tuán)隊(duì)側(cè)重高效精干、一專多能的人才。因此在編制方面，建議以提高人員能力為核心，而非增加人數(shù)。
某些部門負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理、監(jiān)督檢查工作的，當(dāng)部門內(nèi)業(yè)務(wù)較多、管理幅度較大時(shí)，建議設(shè)副職進(jìn)行協(xié)助管理。
在管理人員管理過程中，存在較普遍的職能缺失、責(zé)任不清的情況。尤其是在缺少的職能中，檢查、督查、抽查職能欠缺，應(yīng)急性工作遠(yuǎn)多于前置性分析和決策工作，大事小事都等待上級(jí)反饋的現(xiàn)象嚴(yán)重。建議豐富管理者職能、明確上下級(jí)關(guān)系、建立工作標(biāo)準(zhǔn)等。
3、建立工作標(biāo)準(zhǔn)，通過制度化的管理辦法保證項(xiàng)目的推行。
針對落地實(shí)施方面的問題，華恒智信專家組在提出科學(xué)定崗定編方案、獲得集團(tuán)上下認(rèn)可后，針對每個(gè)部門、崗位都提出了相應(yīng)的工作職能，以及工作標(biāo)準(zhǔn)。采取“例行例外分離”的原則，將更多工作固化成為例行工作，并提出建立工作標(biāo)準(zhǔn)。主要體現(xiàn)在：
1）時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)上，通過制定每項(xiàng)工作完成用時(shí)、約定工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)、確定開展工作的具體時(shí)間等方法，改變過去普遍的“一個(gè)文稿寫三天、一個(gè)客戶跑半年”的無標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，并通過時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)建立公平的工作考核方法。
2）在質(zhì)量和數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)上，通過規(guī)定各項(xiàng)工作應(yīng)該具體完成到什么程度，幫助大家在工作過程中明確目標(biāo)。例如，對文稿工作，要求在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處一次通過為準(zhǔn)；對招聘工作，要求在三撥面試以內(nèi)找到符合崗位要求的人才等。通過高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，提高整體工作效率。
之后，針對該標(biāo)準(zhǔn)，專家組建議通過競聘上崗、集中建立戰(zhàn)略委員會(huì)安置、加入考核項(xiàng)、和薪酬掛鉤、每月通過經(jīng)理辦公會(huì)匯報(bào)進(jìn)展等方式，切實(shí)讓每個(gè)干部員工都加強(qiáng)重視，主動(dòng)增加工作項(xiàng)，營造積極主動(dòng)的企業(yè)氛圍。
【華恒智信思考與總結(jié)】
定崗定編工作是人力資源管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，理論上在組織結(jié)構(gòu)確定后，就應(yīng)該做好定崗定編工作，奠定管理的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
但是在實(shí)際工作中，很多企業(yè)由于前期工作不到位、組織管理變動(dòng)大、缺乏管理方法和工具等原因，雖然已經(jīng)成立多年，卻一直沒有一套科學(xué)的定崗定編規(guī)范，影響了其他管理工作，常見的問題有：
各部門一直補(bǔ)充人員，依然抱怨人不夠、每個(gè)部門都說忙的問題；管理工作因人設(shè)崗、人員冗員的問題；
績效考核因?yàn)闆]有標(biāo)準(zhǔn)而不公平的問題；
人員規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)績效卻沒有提升的問題等等。
經(jīng)過多年工作總結(jié)，華恒智信認(rèn)為，這些問題頻繁出現(xiàn)，不是企業(yè)不想做，很大的原因在于企業(yè)在定崗定編方面缺乏理性的依據(jù)和工作提煉，沒有結(jié)合自身實(shí)際情況實(shí)施科學(xué)的方法。
華恒智信顧問專家團(tuán)隊(duì)經(jīng)過歷時(shí)幾個(gè)月的深入現(xiàn)場訪談、培訓(xùn)、寫實(shí)、考察、分析，系統(tǒng)地對各類崗位進(jìn)行了梳理，找到最合適本集團(tuán)的科學(xué)方法進(jìn)行了定崗定編工作。
根據(jù)集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略、對部門的要求、具體現(xiàn)狀、組織結(jié)構(gòu)、部門職能與崗位、人員素質(zhì)狀況、人員編制現(xiàn)狀、編制調(diào)整目標(biāo)、部門管理規(guī)范等，制定了針對不同特點(diǎn)的工作崗位進(jìn)行定崗定編的方法，為該集團(tuán)規(guī)范崗位及人員編制、提升整體工作效率、降低人工成本、提升企業(yè)競爭力、實(shí)施未來的基礎(chǔ)管理提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，獲得了客戶的高度認(rèn)可。
通過科學(xué)的工具和分析，華恒智信針對定崗定編中影響各類崗位工作量的因素不斷進(jìn)行探索，已經(jīng)為多家客戶提供了高質(zhì)量的服務(wù)，幫助實(shí)現(xiàn)了各類型的客戶在管理方面的核心競爭力的增值。
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