office使用技巧大全（一）
Word不僅僅是“寫字板”
用Word的人大多只是把文字簡單的堆入到版面中，只是進行簡單的排版，最后整理起來就要相當麻煩了。其實Word不僅僅是“寫字板”。
1、論文雖好，不要為整理而煩惱
對于上學的朋友來說，寫論文是用到Word最多的時候，也是問題最多的時候，就讓我們來看看寫好一篇論文應該注意些什么吧。
步驟1、頁面設置
寫任何文章前，都要先定好頁面尺寸，通常學校都會有指定要求，這里我們也給出一種設置方法。
第一步：進入Word，點擊菜單中的“文件－頁面設置”，然后在“頁邊距”中依此進行設置，“上”設置為“3.7厘米”，“下”設置為“1.7厘米”，“左”設置為“1.0厘米”，“右”設置為“1.4”厘米，“裝訂線”設置為“1.35厘米”。
第二步：點擊“紙張”標簽，紙張大小設置為“16開”。
第三步：點擊“文檔網(wǎng)絡”標簽，將“網(wǎng)絡”設置為“指定行和字符網(wǎng)絡”，然后再將“每行”設置為32字符，跨度為12.75磅，將“每頁”設置為“21”行，跨度為“27.45”磅。
步驟2、樣式設置
Word中的樣式可以設置標題、小標題、正文的格式，對于很多朋友來說的是最容易忽略的功能之一，不少人認為這功能不實用，使用不方便，其實當你能夠熟練的使用它后，就會發(fā)現(xiàn)，其實它能幫你減少很多重復工作，統(tǒng)一文檔的格式。更重要的是在最后制作目錄和索引時可以減少很多工作量。
不同的學校對樣式都有不同的要求，下面步驟中的設置數(shù)據(jù)可根據(jù)實際情況進行替換。
第一步：點擊“格式－樣式和格式”，這時窗口右側會顯示出“樣式和格式”窗口。
第二步：Word中已經(jīng)內(nèi)置了一些格式供我們使用或修改（點擊樣式后，從下拉菜單中選擇“修改”），這里我們直接點擊“新樣式”，新建樣式。
第三步：在彈出窗口的“名稱”中輸入“章標題”，在“后續(xù)段落樣式”中選擇“正文”（設置完標題下面的段落繼續(xù)使用正文樣式），將格式設置為“黑體”、 “三號”、“居中”（勾選“自動更新”后，當你在“樣式”外直接對任意一個章標題文字格式進行修改后，其他標題樣式也會隨之改變）。
第四步：用第三步方法設置好“正文”、“小標題”等樣式。
第五步：在使用時，我們可以提前選中“章標題”樣式，然后再輸入標題，也可以選中標題文字后再選擇“章標題”樣式。
步驟3、文章分節(jié)
提示：在我們使用Word制作論文時，一定要注意，不要用手動敲空格來實現(xiàn)對齊，同理，也盡量避免使用回車的方法來調(diào)整段間距及換頁。
在寫論文時，你可能會先列好小標題，為了后面添加頁眉、頁腳方便，可能需要我們對不同的章節(jié)進行分節(jié)。
寫好小標題后，將光標定位至分章處，然后點擊菜單中的“插入－分隔符”，對于分章處，我們選擇“下一頁”，這樣不必再敲回車去換頁了，如是分節(jié)處，則可選擇“連續(xù)”。
步驟4、編號也要自動化
提示：通常我們先會使用“多級符號”，然后再使用“編號”，如果再分級，則會使用“項目符號”。
論文的基本特征是結構嚴謹、條理分明，因此章、條（節(jié)）的編號有嚴格的規(guī)定。比如我們采用一級標題的編號為1，2……；二級標題的編號為1.1，2.1，2.2……；三級標題的編號為1.1.1，1.1.2……，依此類推。
第一步：點擊菜單中的“格式－項目符號和編號”項，點擊“多級符號”標簽。
第二步：選中你選擇的編號樣式后，點擊“自定義”按鈕。
第三步：點擊“高級”按鈕，然后選中“級別”下的“1”，再在“將級別鏈接到樣式”中填入“章標題”，用同樣的方法將級別2設置成“節(jié)標題”，最后點擊“確定”，現(xiàn)在編號就已經(jīng)制作完成了。
步驟5、編輯公式
對于理科班的同學，編輯數(shù)學公式是少不了要用到的功能。在Word中使用公式編輯器可以很輕松地完成公式的編輯。
第一步：點擊“插入－對象”，然后選擇“新建”選項卡。
第二步：在“對象類型”框中選擇“Microsoft 公式3.0”，如果之前沒有安裝公式編輯器，會提示你進行安裝。
步驟6、插圖編號
提示：對于已經(jīng)添加到文檔中的圖片，可以通過右擊鼠標，選擇“題注”的方法添加圖片編號。
在寫論文時，最好是將圖片進行編號，當然不是手動來輸入編號，而是讓Word來幫我們?yōu)閳D片自動編號。
第一步：在插入圖片之前，先點擊菜單中的“插入－引用－題注”，打開對話框單擊“自動插入題注”按鈕。
第二步：在彈出的窗口勾選“Microsoft Word 圖片”，然后點擊“新建標簽”按鈕，在彈出對話框中輸入“圖”。如果需要，單擊“編號”按鈕打開對話框選中“包含章節(jié)號”，并選擇“章節(jié)起始樣式”列表中的章節(jié)標題樣式。
第三步：再選擇菜單中的“插入－圖片－來自文件”，這樣插入的圖片就會自動加入圖注了。
圖片插入文檔以后，發(fā)生了增加或刪除等情況。例如在原來的編號之間插入了新的編號，Word 2003會根據(jù)圖片所在的章節(jié)以及前后的圖片編號，自動給予選中的圖片正確的編號。如果刪除了論文中的某一張圖片，只需將對應的編號刪除。然后右擊已刪除編號前后的某個編號，選擇快捷菜單中的“選擇格式相似文本”，將文檔中的所有圖片編號選中。再次右擊鼠標選擇快捷菜單中的“更新域”命令，所有圖片編號就會按照順序自動調(diào)整。Word 2003編號默認的字體是“黑體”，字號為“10”磅。如果需要修改編號的字體和字號，可以右擊任意一個編號，選擇快捷菜單中的“選擇格式相似的文本”，將穩(wěn)當中的圖片編號全部選中，然后使用“格式”工具欄修改“字體”和“字號”即可。除了編號以外，凡是使用“域”的功能。例如“目錄”、“腳注和尾注”和 “交叉引用”等都可以采用上述方法修改它們的字體和字號等屬性。
提示：除了圖片以外，凡是“自動插入題注（插入－引用－題注－自動插入題注）”對話框中列出的對象，包括表格、文檔、公式等等，都可以采用上面介紹的方法自動編號。
步驟7、圖片的引用
我們在論文中經(jīng)常會引用某個圖片，比如“請參見圖2-1”，“參見第X章、如圖X所示”等，這時不要手敲，而要使用“交叉引用”功能。
第一步：先將光標定位至需要插入圖號的位置，比如“請參見”后，點擊菜單中的“插入－引用－交叉引用”。
第二步：打開“交叉引用”對話框，在“引用類型”下拉列表中選擇“圖”，在“引用類型”下拉列表內(nèi)選擇“只有標簽和編號”，然后在“引用哪一個題注”框內(nèi)選中“圖2-1”，單擊“插入”按鈕即可插入一個交叉引用。
提示：
如原來是“請參見圖2-1”，由于章節(jié)順序調(diào)整需要改名為“請參見圖2-2”，就需要對交叉引用進行修改：首先選中“圖2-1”，在單擊“插入－引用－交叉引用”菜單項，再選擇新的引用項目，最后單擊“插入”按鈕即可。
如果論文中的某個對象（例如圖片）連同編號被刪除，那么它后面的所有對象的編號必須手動刷新。辦法是選中整個文檔，按“F9”鍵使Word 2003更新域，圖片編號和交叉引用等即可自動更新為正確狀態(tài)。
步驟8、頁眉頁腳
頁眉頁腳的制作有很大學問，制作好一個特殊的頁眉頁腳還是很麻煩的。
第一步：點擊菜單中的“視圖－頁眉頁腳”，彈出“頁眉頁腳”設置窗口。
第二步：輸入好頁眉頁腳的文章，然后點擊“頁眉頁腳”中的“設置頁碼格式”，對頁碼進行設置。通過“頁面設置”窗口中“版式”選項卡下的“奇偶頁不同”和“首頁不同”可以讓頁眉和頁腳有更多的變化。
第三步：可能有很多朋友需要在頁眉中插入章節(jié)標題，這需要用到“域”。將光標定位至頁眉后，點擊菜單中的“插入－域”，在“域名”中找到“StyleRef”，在“域?qū)傩浴敝姓业健罢聵祟}”，然后點擊下側的“域代碼－選項”按鈕，在彈出窗口中的“開關”出選擇“\n”
第四步：確定后，每頁的頁眉處就會顯示出相對應的章標題。
提示：添加過分頁符后，可以通過“頁眉和頁腳”窗口中“鏈接到前一個”，來對文檔頁碼可以從第五頁開始顯示，只要解除鏈接，刪除前面的頁碼，再通過“頁碼格式”窗口，將“其實頁碼”設為“1”即可。
步驟9：目錄生成
老師評論文的時候，第一印象主要來自標題、目錄和摘要，可見目錄制作的好壞直接影響了論文最終效果。
第一步：將光標定位至文章開始處。
第二步：點擊菜單中的“插入－引用－索引和目錄”，在彈出窗口中點擊“目錄”標簽。
第三步：點擊“選項”按鈕，將“目錄級別”中“標題1”至“標題3”中的數(shù)字清除，然后將“章標題”和“節(jié)標題”的“目錄級別”分別設置為“1”和“2”。
提示：如果我們使用過大綱，目錄也可以通過大綱進行設置，后面我們會對大綱是使用方法進行介紹。
Excel篇
1、 使用邊框中的對角線
首先，選中要繪制斜線表頭的單元格，單擊鼠標右鍵，然后進入“設置單元格格式－邊框－外邊框”，再單擊從左上角至右上角的對角線按鈕，確定。當然你也可以在次窗口中修改線條的樣式和顏色。此方法下的文字問題可以通過單元格內(nèi)換行（Alt+回車鍵）、用幾個單元格設置不同的對齊方式（居中、靠左、靠右等）、把字體改小來解決。
2、 使用繪圖工具
首先選中要繪制斜線表頭的單元格，右鍵選“設置單元格格式”，再單擊“邊框－外邊框”按鈕，確定即可（啟用“繪圖”工具欄的方法是：單擊“視圖－工具欄－繪圖”）?，F(xiàn)在選中直線，在要繪制斜線表頭的單元格中，將鼠標放在左上角，拖動鼠標，將直線右下角放置在所需位置即可。重復上一步，添加多條斜線都沒有問題。通過添加文本框并將其外邊框線條顏色設置為無線條顏色無背景，可以在需要的位置輸入標題。
3、 應用不同的行本身
復雜一點的表頭，比如序號\數(shù)量\項目三個元素，可以將“序號”放在“A2”格，水平靠左；“數(shù)量”放在“B2”格，水平居中；“項目”放在“B1”格，水平靠右。然后\線用繪畫中的畫線工具完成，在“A1：A2”畫一條斜線，“A1：B1”畫一條斜線，就OK了。
部分文字玩特效：
我們認為電腦是萬能的，自己的手也是萬能的，什么都可以輸入電腦，可是遇到平方、下劃線等情況，就犯愁了。比如現(xiàn)在輸入單位“Kg/m3”，如何把中間的 3變成上標？很簡單，選中3，點擊“格式－單元格”，選中“特殊效果”里的“上標”就完成了?？?，刪除線、下標以及各種下劃線都在這里，以前粗心的自己是否從未注意過？
局部“捉迷藏”：
蜥蜴是聰明的，它懂得通過不斷變化顏色來保護自己。Excel的應用更具廣泛性，無論想把哪里藏起來，都不在話下。先看看“輕度隱身”。選擇要隱身的單元格，進入“格式－單元格”，單擊“數(shù)字”選項卡，在“分類”框中單擊“自定義”，然后在“類型”框中鍵入三個半角的分號“;;;”，確定。好了，單元格中的內(nèi)容不會顯示在工作表中，但當你單擊這個單元格后，編輯欄中會顯示其內(nèi)容。
如何完全隱身呢？
在“保護”選項卡中，選中“隱藏”復選框，確定。然后進入“工具－保護”，單擊“保護工作表”，選中“保護工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”復選框，還可以鍵如密碼，確定即可。要恢復顯示，在“工具－保護”子菜單中單擊“撤銷工作表保護”就OK。還可以把要保護的局部區(qū)域的字改為白色，再進行整個工作表的保護。
行列的折疊 ：
降落傘不用時可以收成傘包，那么暫時沒用的行列能先收起來嗎？有時侯數(shù)據(jù)過多，為了把最重要的數(shù)據(jù)顯示在單元格中，可以把行或列隱藏起來。首先任意點擊一個單元格，進入“格式－行－隱藏”，這個單元格所在的行就隱藏起來了，隱藏列的方法相似。
還有一種折疊，帶有加號，打開后又變成減號，如何實現(xiàn)的呢？選定所要折疊的區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”里選“組及分級顯示”（或按Alt+Shift+→），可以按行或列分組，也就是折疊。點擊“取消組合”或按（Alt+Shift+←）就能恢復原貌。
打印篇：
在《越獄》最精彩的“驚險大逃亡”中，邁克爾和哥哥為了爭取時間，取得最后的勝利，“淘汰”了少數(shù)兄弟。我們閱讀紙制文件更容易發(fā)現(xiàn)某些不易察覺的錯誤，所以把電子文檔打印出來再反復檢查修改十分必要。那么，打印Word文檔時是否所有的元素都要打印出來呢？
未必，威力加快打印的速度，可以按草稿的質(zhì)量輸出打印文檔，不打印格式及大部分圖形。在“打印”對話框的“選項”中選中“草稿輸出”即可。
打印PPT的時候，在“打印”對話框的“打印內(nèi)容”中選擇“幻燈片”（保留格式）、“講義”（可在一頁中打印幾張幻燈片）、“備注頁”（含有批注的幻燈片）、“大綱視圖”（按幻燈片分頁的文字）等項目，能獲得不同的打印內(nèi)容。比如一個PPT，演講者自己打印時可以保留批注，而給參加培訓的人員發(fā)的材料，可以把這些無關信息去掉。打印Excel的時候，局域、工作表還是工作簿都能根據(jù)需要選擇。
Excel的特長是計算，通過它可以很輕松地實現(xiàn)學生的平均分、總分的計算、名次的排序、工作人員工資的統(tǒng)計、計算等等。不過“巧婦難為無米之炊”，在計算之前首先需要輸入大量的計算數(shù)據(jù)，有時還要對輸入的數(shù)據(jù)做一些編輯。如果我們能進一步掌握一些技巧的話，就能夠事半功倍，大大提高工作的效率了。
技巧1：快速輸入大量含小數(shù)點數(shù)字
在Excel中，直接輸入“00015”，就自動加上小數(shù)點，變成“0.0015”，是不是很方便？如果需要輸入大量這樣的含小數(shù)點的數(shù)字，這樣的方法一定能節(jié)約許多時間。不過要達到這樣的效果，還要做一些簡單的設置。
第一步：啟動Excel，執(zhí)行“工具－選項”命令打開選項對話框。
第二步：單擊“編輯”標簽，勾選“自動設置小數(shù)點”項，在“位數(shù)”框中輸入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)，這個例子是4位，確定后返回。現(xiàn)在就可以直接輸入數(shù)字，讓Excel自動加小數(shù)點了。
提示：如果在選項對話框中將位數(shù)設置成負數(shù)，如設置成“-3”，則輸入任意數(shù)并回車后，在數(shù)字后面會自動加上3個0。
技巧2：快速輸入大量相同的數(shù)據(jù)
當我們需要在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息時，如果每次都要一個一個地輸入單元格，就太浪費時間了，而且還比較容易出錯。這時可通過下面的方法快速輸入。
方法1：相鄰單元格的重復輸入
可以先在第一個單元格中輸入數(shù)據(jù)，然后拖動單元格右下角的填充柄選擇其他的單元格，就可以快速復制了。
方法2：不相鄰單元格的重復輸入
按住Ctrl鍵不放并依此點擊選中需要填充數(shù)據(jù)的所有單元格；放開Ctrl，在最后選中的那個單元格中輸入數(shù)字；再次按下Ctrl鍵并按回車鍵，所有選中的單元格中就會填充上同一數(shù)據(jù)了。
技巧3：快速刪除工作表中的空行
有時我們會遇到這樣的現(xiàn)象：當使用Excel處理完數(shù)據(jù)后，卻發(fā)現(xiàn)在Excel中包含了大量的無用的空行，如果一行一行刪除的話，會很繁瑣。這時可試試下面的方法：
第一步：在要刪除空行的工作表中插入一個新的列（假設為X列），并通過填充柄快速在X列中順序填入序數(shù)。
第二步：以其他列為依據(jù)進行排序，讓所有的空行都集中到工作表的底部，全選這些空行（包括X列中對應的行）并刪除。
第三步：以X列為依據(jù)重新排回原來的順序，最后再刪去X列就可以了。
技巧4：快速移動或復制單元格
當我們需要將多個單元格的內(nèi)容移動或者復制到其他區(qū)域的時候，如果采用“復制/粘貼”的方法，就顯得比較繁瑣了。使用下面的方法就會簡單很多：
第一步：先選頂這些單元格，然后光標指針移動單元格邊框上，光標將變成十字箭頭狀，此時拖動鼠標就可以將選中的單元格快速移到其他地方了。
第二步：如果在拖動的同時按下Ctrl鍵不放，就可以完成快速復制的目的。
技巧5：快速清除單元格的內(nèi)容
在Excel里選定包含有錯誤數(shù)據(jù)或公式的單元格并按Delete鍵刪除時，刪除的只是單元格里的內(nèi)容，而它的格式和批注等信息仍然保留著，這給以后的數(shù)據(jù)輸入留下了不少的隱患。可通過下面的方法解決這一問題：
選中想要清除數(shù)據(jù)庫的單元格（或單元格范圍），接著單擊菜單“編輯－清除－全部”命令就可以了。
提示：如果僅僅是清楚數(shù)據(jù)，可先選定單元格區(qū)域，再用鼠標右鍵向上或向左（反向）拖動填充柄，放開鼠標鍵時那些變灰的單元格中的數(shù)據(jù)就清楚了。
技巧6：連續(xù)在同一單元格輸入不同數(shù)據(jù)
你是否遇到過這樣的情況：有時需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個數(shù)值，以查看引用這個單元格的其他單元格的效果，但在每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格總是自動移到下一個單元格，這給下一步操作帶來了不便。
第一步：點選要連續(xù)輸入數(shù)據(jù)的單元格，然后按住Ctrl鍵不放并再次單擊這個單元格，這時這個單元格周圍會出現(xiàn)實線。
第二步：現(xiàn)在就可以持續(xù)在這個單元格中進行操作了。點擊其他任意單元格，即可取消這一設定。
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