全能秘書的全部內(nèi)涵
某大型公司駐上海分公司首席秘書Monica
年齡：不詳（據(jù)筆者目測，30歲左右）
月薪：不愿透露（筆者估計7000元以上）
化妝：適度
裙子長度：有輕度關(guān)節(jié)炎，很少穿裙子
傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的，而我想澄清的是這是一種認(rèn)識上的誤區(qū)。目前上海經(jīng)濟發(fā)展勢頭很好，外資企業(yè)越來越多，秘書是一個企業(yè)運作 管理中不容忽視的環(huán)節(jié)。所謂“行行出狀元”，秘書也是一門職業(yè)，不謙虛地講，我認(rèn)為自己也可以算是這一行里的“狀元”之一。我是首席秘書，也叫一秘，那勢 必就有二秘、三秘，這是從職務(wù)大小、責(zé)任范圍和公司地位來劃分的。我認(rèn)為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì)?，F(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想 我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才，甚至可以說是“全能型”秘書。
首先，硬件設(shè)備是必不可少的。掌握一門外語——通常指英語，是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說地最基本的能力，尤其是電腦。
其次，秘書的職業(yè)道德備受重視，每一行有每一行的規(guī)矩，秘書也不例外。平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，保守秘密就顯得分外關(guān)鍵。這也可以說是秘書最重要的守則，因為它不僅是個人的事情，更關(guān)系到整個公司的利益。
另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時，我們要處理一些文件，有時需要立即替他批復(fù)。所以一個好秘書，除了講一口流利的 英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外，還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機應(yīng)變的能 力。這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)。所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷。
還有一點，我時刻提醒自己要保持一顆平常心。作為一秘，責(zé)任越大權(quán)力也就越大，我的確處于“一人之下”的地位，但實際上和公司其他員工是平等 的。要在老板和同事兩頭之間做到平衡，人際關(guān)系才不會有很大問題。不能給人一種盛氣凌人的感覺，要具有親和力。雖然“不想當(dāng)將軍的兵不是好兵”，但不能忘 記秘書的天職，越權(quán)的事情是絕對不能做的，否則結(jié)果就是被掃地出門。
最后，要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會依仗這種手段在職場上攀升的。
溝通最重要
某文藝傳媒公司行政助理Jessy
年齡：22
當(dāng)時月薪：2800-3000元
化妝：淡妝
裙子長度：性格因素不穿裙子
時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到。除此之外，秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議，并且凡事懂得分出輕重。而在我看來，最為重要的是交際和溝通能力。
我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室，但是客戶們一進門先瞅見我，形象當(dāng)然很重要。其實不用穿得很時尚、另類，只要大方得體就行，儀表看上去舒服即可。我的工 作要求我有很好的溝通能力，不僅要和客戶打交道，還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之 間，一定要尋求到好的一個平衡點，正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示，不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾。
做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù)，其實還要求人員有較廣的知識面。我首先和客戶交際，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公 司的黑。工作中碰到棘手的問題，要采取主動性，積極面對，體現(xiàn)出能力才能被領(lǐng)導(dǎo)器重。在我的工作中，難以避免要打電話去催客戶支付費用，說得難聽點有點 “討債”的味道，但這是我工作的一部分，不得不直面?，F(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù)，總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧，這也是一種溝通的經(jīng)驗技巧。
小心那些潛在的危機
某化妝品公司文秘艾小姐
年齡：26
當(dāng)時月薪：3000-3500元
化妝：淡妝，必用自己公司的化妝品
裙子長度：及膝
我曾經(jīng)在一家公司做文秘，老板是個臺灣人。工作辛苦點就算了，最怕上司是個好色的半老頭。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時，深覺女秘書不好當(dāng)，特別碰 著這么一個上司，自己再怎么端莊嚴(yán)謹(jǐn)，有時候也很無奈！上司不好伺候，更不好得罪，那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏，被他抓到什么把 柄，要么就受其以工作相威脅，要么就被炒魷魚。我不會因為想保住工作而失去原則，畢竟我知道我是為了什么而工作，所以我開始暗地尋找機會跳槽。一個月后， 我就遞交了辭呈。
現(xiàn)在我的老板是女的，讓我安心許多。我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、有時候幫老板 做一些決定。但也有煩心之事，我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣，通常情況而言，往往與工作有關(guān)。我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理不當(dāng)，要 么使老板小看你，要么激化雙方的矛盾，后果都不好。然而，這還是有辦法避免的。我必須學(xué)會察言觀色，同時提高工作能力和辦事效率；必須正確對待和妥善處理 老板發(fā)脾氣的問題。我覺得，只要老板不是存心侮辱人或故意找岔子，應(yīng)該適時忍耐。特別是自己在工作上出了差錯，老板為此發(fā)脾氣時，不僅要忍耐，還要主動認(rèn) 錯、自我反省、總結(jié)教訓(xùn)。
不涉及切身利益和個人尊嚴(yán)的小事，何必與老板斤斤計較？調(diào)整好心態(tài)工作起來也不會庸人自擾了。當(dāng)然，不同的老板情況也不同。秘書的工作使我的性格得到一點一點地磨練，面對大量繁瑣的工作，我學(xué)會了適應(yīng)和調(diào)整，漸漸覺得自己變得細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)、平和寬容起來。
秘書寶典十招
1、有些事要想到上司前邊雖然你要聽上司布置工作，但有些事，秘書要想在上司前邊，當(dāng)好上司參謀。這樣，上司才會感到你是個好秘書。
2、上司布置的工作要提前交卷如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取提前一點完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被動。
3、注意保密工作秘書和在上司身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他員工早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給上司添麻煩的。
4、負(fù)責(zé)做上司與他人的溝通工作當(dāng)上司與另外上司或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在上司面前火上加油，而要做上司的思想工作，使其消氣，并為上司向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的上司指使的。
5、平時多給上司提供資料上司比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時提供給上司，這會對他的決策有參考價值。
6、善于聽取上司意見對上司的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同上司翻臉。有不同意見，可慢慢與上司溝通。
7、不要輕易在上司面前告別人的狀輕易告別人的狀，影響上司對他人的看法，如果看錯了人，上司會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同上司談某些工作，不做那種議論是非的事。
8、不向上司提過高的有利于自己的要求有的要求會使上司為難，如果辦不成，以后上司會過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。
9、多到公司基層去聽聽普通職工對一些事情的議論和看法，以便提供給上司。
秘書做到及時反映員工要求，可以使上司辦事不脫離群眾，普通職工也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。
10、要關(guān)心上司的生活經(jīng)常在上司身旁工作，對上司的飲食、作息時間、身體健康多進行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心上司，又反映了同事之情。
