主講人：趙磊，華恒智信合伙人、資深人力資源顧問(wèn)、高級(jí)咨詢師
來(lái)源：華恒智信（ID：chnihc）
導(dǎo)讀
定崗定編是企業(yè)崗位管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。
定崗定編是人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，定崗是定編、定薪的前提，同時(shí)，最復(fù)雜的也是定崗。考慮到在這里是陳述如何定崗而非如何設(shè)定部門,定崗定編主要涉及企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)的落實(shí)、員工能力和數(shù)量的匹配，從而影響到企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的降低和效率的提高。那么，定崗定編在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的內(nèi)涵是什么？定崗定編的基本形式有哪些？企業(yè)需要什么樣的定崗定編？ 華恒智信顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)根據(jù)多年來(lái)人力資源咨詢服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，為您做出解答。
一、企業(yè)定崗定編的內(nèi)涵
定崗定編是包括崗位確定和崗位編制的確定，崗位確定是設(shè)計(jì)組織中承擔(dān)具體工作的崗位，而崗位編制的確定是設(shè)計(jì)從事某個(gè)崗位的人數(shù)。然而實(shí)際生活中，這兩者是密不可分的，當(dāng)一個(gè)崗位被確定之后，就會(huì)自動(dòng)有人的數(shù)量和質(zhì)量的概念產(chǎn)生，定崗定編由此產(chǎn)生。
具體而言，定編包含定員。我們可以將定編定員理解為采取一定的程序和科學(xué)的方法,對(duì)確定的崗位進(jìn)行各類人員的數(shù)量及素質(zhì)配備。定編定員是一種科學(xué)的用人標(biāo)準(zhǔn)。它要求根據(jù)企業(yè)當(dāng)時(shí)的業(yè)務(wù)方向和規(guī)模,在一定的時(shí)間內(nèi)和一定的技術(shù)條件下,本著精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu),節(jié)約用人,提高工作效率的原則,規(guī)定各類人員必須配備的數(shù)量。它所要解決的問(wèn)題是企業(yè)各工作崗位配備什么素質(zhì)的人員,以及配備多少人員。
因此，華恒智信顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)認(rèn)為定崗定編是企業(yè)崗位管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。它涉及企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)的落實(shí)、員工能力和數(shù)量的匹配，從而影響到企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的降低和效率的提高。在中國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，定崗定編是由國(guó)家有關(guān)部門來(lái)承擔(dān)的，隨著企業(yè)面臨日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，定崗定編已經(jīng)成為企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容。
二、定崗定編的基本形式
定崗定編中的“定崗”也即是崗位設(shè)置工作，在具體設(shè)計(jì)中可用的形式有很多，歸結(jié)起來(lái)常用的有三種：基于任務(wù)的崗位設(shè)置、基于能力的崗位設(shè)置和基于團(tuán)隊(duì)的崗位設(shè)置。
1、基于任務(wù)的崗位設(shè)置即是將明確的任務(wù)目標(biāo)按照工作流程的特點(diǎn)層層分解，并用一定形式的崗位進(jìn)行落實(shí)。基于任務(wù)的崗位設(shè)置使得崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)簡(jiǎn)單明了，易于操作，到崗者經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)即可開(kāi)始工作。同時(shí)，它也便于管理者實(shí)施監(jiān)督管理，在一定時(shí)期內(nèi)會(huì)有很高的效率。在這種形式下，企業(yè)內(nèi)部的崗位管理主要是采用等級(jí)多而細(xì)的職等結(jié)構(gòu)，員工只要在本崗位上做到一定的年限而不出大錯(cuò)就能被提級(jí)加薪。但是這種形式操作工在長(zhǎng)長(zhǎng)的流水線旁日復(fù)一日不停地重復(fù)同一種動(dòng)作，時(shí)間一長(zhǎng)，員工的積極性往往會(huì)一落千丈。
2、基于能力的崗位設(shè)置，是將明確的工作目標(biāo)按照工作流程的特點(diǎn)層層分解到崗位。但區(qū)別在于崗位的任務(wù)種類是復(fù)合型的，職責(zé)也比較寬泛，相應(yīng)的對(duì)員工的工作能力也要求要全面一些。這種設(shè)置的使得崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)邊界比較模糊，使員工不會(huì)拘泥于某個(gè)崗位設(shè)定的職責(zé)范圍內(nèi)，從而有發(fā)揮個(gè)人特長(zhǎng)的余地，進(jìn)而使企業(yè)具有應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的彈性。在這種形式下，企業(yè)內(nèi)部的崗位管理常常采用的是“寬帶”管理，即各崗位之間的等級(jí)越來(lái)越寬泛。但另一方面，這種設(shè)置也會(huì)因?yàn)閱T工的靈活性加大而帶來(lái)工作成果的不確定性上升。同時(shí)，由于對(duì)員工的能力要求高，勞動(dòng)力成本和培訓(xùn)費(fèi)用也會(huì)相應(yīng)增加。這種形式在第三產(chǎn)業(yè)占主導(dǎo)的時(shí)代很顯著：許多第三產(chǎn)業(yè)的行業(yè)是高度依賴于人的。
3、基于團(tuán)隊(duì)的崗位設(shè)置，更偏重于更加市場(chǎng)化、客戶化的設(shè)置形式，最大特點(diǎn)是能迅速回應(yīng)客戶、滿足客戶的各種要求。同時(shí)，又能克服企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位自我封閉、各自為政的毛病。對(duì)在崗者來(lái)說(shuō)，在一個(gè)由各種技能、各個(gè)層次的人組合起來(lái)的團(tuán)隊(duì)中工作，不僅可以利用集體的力量比較容易地完成任務(wù)，而且可以從中相互學(xué)到許多新的東西，也能經(jīng)常保持良好的精神狀態(tài)。與此相對(duì)，這種形式對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理、協(xié)調(diào)能力要求很高，否則容易出現(xiàn)打亂仗。目前它的應(yīng)用還不夠普及，更多的是在那些“項(xiàng)目型”的公司中應(yīng)用，如軟件設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成、咨詢服務(wù)、中介服務(wù)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程施工等等。這種崗位設(shè)置形式的人員確定往往也是采用根據(jù)客戶要求特點(diǎn)進(jìn)行組合的方式。在人力成本方面也往往采用預(yù)算控制法。
三、有效地定崗定編流程
一提到流程優(yōu)化很容易被人們認(rèn)為是一件復(fù)雜的工作。其實(shí)流程只不過(guò)是完成任務(wù)目標(biāo)的方法和過(guò)程，它根據(jù)目標(biāo)的繁簡(jiǎn)程度可采用的優(yōu)化方法和程度也可以不同。具體而言，我們可以將定崗定編流程進(jìn)行如下分析：
1、成立工作分析的工作組
包括數(shù)名人力資源專家和多名工作人員。工作組首先需要對(duì)工作人員進(jìn)行工作分析技術(shù)的培訓(xùn)，制定工作計(jì)劃，明確工作分析的范圍和主要任務(wù)。同時(shí)，配合組織做好員工的思想工作，說(shuō)明分析的目的和意義，建立友好的合作關(guān)系，使員工對(duì)工作分析有了良好的心理準(zhǔn)備。其次，工作組還要確定工作分析的目標(biāo)和設(shè)計(jì)職位調(diào)查方案。先確定工作分析所獲得得資訊的使用目的。工作組對(duì)資訊調(diào)查的方案進(jìn)行設(shè)計(jì)，根據(jù)不同的組織特定的情況，采用不同的調(diào)查方案和方法。如能把工作分析的任務(wù)和程式分解爲(wèi)若干工作單元和環(huán)節(jié)，那就更有利於工作分析的完成。
2、 收集與工作分析相關(guān)的資訊
工作分析所須資料包括：企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖、生産狀況、各部門的工作流程圖、各崗位元辦事細(xì)則等。
組織已有的"定崗、定編、定員"的具體規(guī)章制度能幫助工作分析人員進(jìn)行有效的清崗工作，即對(duì)組織當(dāng)前所有部門的崗位進(jìn)行清理。在此資訊的幫助下，通過(guò)與該組織的人事部門工作人員進(jìn)行討論，分析人員能夠清楚了解組織各個(gè)部門的崗位以及各崗位上的人數(shù)和大致的工作職責(zé)，并可用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的職位名稱來(lái)規(guī)范各崗位。
3、 收集工作分析的資訊
職位調(diào)查爲(wèi)正確地進(jìn)行編寫職位說(shuō)明書提供依據(jù)。這個(gè)階段的任務(wù)是根據(jù)調(diào)查方案，對(duì)組織的各個(gè)職位進(jìn)行全方面的了解。收集有關(guān)工作活動(dòng)、職責(zé)、工作特徵、環(huán)境和任職要求等方面的資訊。在資訊收集中，一般可靈活運(yùn)用訪談、問(wèn)卷、實(shí)地觀察等方法來(lái)得到有關(guān)職位工作的各種資料和資料。職位調(diào)查是工作分析中十分必要的準(zhǔn)備工作，它的真實(shí)程度以及準(zhǔn)確性，直接關(guān)系到工作分析的質(zhì)量。
4、 整理和分析所得的工作分析
工作分析并不是簡(jiǎn)單機(jī)械地積累工作的資訊，而是要對(duì)各職位的特徵和要求做出全面說(shuō)明，在深入分析和認(rèn)真總結(jié)的基礎(chǔ)上創(chuàng)造性的揭示出各職位的主要內(nèi)容和關(guān)鍵因素。整理和分析過(guò)程應(yīng)該包括以下三個(gè)措施：
（1） 整理訪談結(jié)果和調(diào)查問(wèn)卷，剔除無(wú)效的訪談資訊和調(diào)查問(wèn)卷，并按照編寫職位說(shuō)明書的要求對(duì)各個(gè)職位的工作資訊進(jìn)行分類。
（2） 把初步整理的資訊讓在職人員以及他們的直接主管進(jìn)行核對(duì)，以減少可能出現(xiàn)的偏差，同時(shí)也有助於獲得員工對(duì)工作分析結(jié)果的理解和接受。
（3） 修改并最終確定所收集的工作資訊的準(zhǔn)確性和全面性，作爲(wèi)編寫職位說(shuō)明書的基礎(chǔ)。
5、編寫職位說(shuō)明書
職位說(shuō)明書由工作說(shuō)明和工作規(guī)范兩部分組成。工作說(shuō)明是對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作條件以及工作環(huán)境等工作自身特性等方面所進(jìn)行的書面描述。而工作規(guī)范則描述了工作對(duì)人的知識(shí)、能力、品格、教育背景和工作經(jīng)歷等方面的要求。
定崗定編設(shè)計(jì)的是否合理對(duì)于激發(fā)員工的工作熱情、提高工作效率具有巨大的影響。除此之外，定崗定編的崗位設(shè)計(jì)把整個(gè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)目標(biāo)分解到每個(gè)員工的不同層次，如果說(shuō)系統(tǒng)或流程的變革中沒(méi)有對(duì)崗位進(jìn)行相應(yīng)的改變，這種變革注定不能成功。當(dāng)然，定崗定編是企業(yè)所有部門的事情，而不是人力資源一個(gè)部門的事情，因此，企業(yè)需要的時(shí)一個(gè)大家在人員反面能自我約束、自我控制的機(jī)制，而不是一套生硬的定崗定編規(guī)定。
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