文書歸檔，即各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由單位的文書部門和業(yè)務(wù)部門整理完畢，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存。歸檔工作已成為一項(xiàng)制度，各單位都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。
歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍。文件材料歸檔與否,主要取決于文件本身的保存價(jià)值。凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
(一)文件材料歸檔的范圍
國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對(duì)文件材料歸檔和不歸檔的范圍有明確規(guī)定。應(yīng)列入歸檔范圍的是：反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。具體來說，文件歸檔范圍主要包括以下內(nèi)容：
1.上級(jí)來文。上級(jí)來文主要有上級(jí)單位頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件等。
2.本單位形成的各種文件，包括：本單位代表性會(huì)議、工作會(huì)議和專業(yè)會(huì)議的文件資料；本單位頒發(fā)的各種正式文件(簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿)；本單位與上、下級(jí)單位之間的請(qǐng)示、批復(fù)文件；本單位及其內(nèi)部職能部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；反映本單位業(yè)務(wù)及科技管理活動(dòng)的專業(yè)文件；等等。
3.同級(jí)單位和非隸屬單位的文件，主要有:這類單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件，與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作中重要的來往文件，以及有關(guān)業(yè)務(wù)單位對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件。
4.下級(jí)報(bào)送的文件,主要有：下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件；直屬單位報(bào)送的重要的科技文件；下級(jí)單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件；等等。
(二)文件材料不歸檔的范圍
檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的，不是所有的文書都?xì)w檔。應(yīng)該明確不歸檔的范圍劃清文件材料應(yīng)歸檔與不應(yīng)歸檔的界限，確保檔案質(zhì)量。文件材料不歸檔范圍要包括以下內(nèi)容：
1.本單位的重份文件。
2.一般事務(wù)性的無查考、保存價(jià)值的文件。
3.上級(jí)單位普發(fā)的供本單位參閱、不需辦理的文件材料。
4.上級(jí)單位征求意見的未定稿的文件。
5.未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿。
6.未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件。
7.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
8.無特殊保存價(jià)值的信封以及一般的人民來信。
9.單位內(nèi)部互相抄送的文件材料。
10.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料。
11.為參考目的從各方面收集來的文件材料。
12.參加主管單位召開的會(huì)議但不需要貫徹執(zhí)行的文件材料。
13.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
14.下級(jí)單位送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等文件材料。
15.越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料。
16.下級(jí)單位抄送備案的一般性文件材料。
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