實際上，2020年前就有少數公司的部分崗位實施線上辦公，也有些小、微型公司因不愿租賃辦公室而采取線上辦公，但稍上規(guī)模的企業(yè)，全公司采取線上辦公方式的在國內并不多見。也因此，很多公司盡管有一些線上辦公措施，但實際上能夠“享受”線上辦公的，往往都是老員工、資深員工、業(yè)績優(yōu)秀者，一個默認的“潛規(guī)則”是，這些員工更自覺，更被公司信任，更能在無監(jiān)督下自學工作、完成任務。更進一步，線上辦公似乎成了一種激勵，我知道某企業(yè)，把員工業(yè)績達到某條線以上，就可以在家辦公作為一種激勵手段。
因為疫情，本周（2月3日－2月7日）已有不少公司積極嘗試線上辦公。我所在的公司就是其中之一，一周工作下來，整體感覺效率還可以（主要是我們團隊年前就積累了很多的工作，所以這一周大家都沒閑著），但實際上，最直觀的感受是這一周很漫長，比如，在辦公室和小伙伴們一起午餐、即時的討論、信息互通，下午茶這些都沒法進行，反而是一個人默默地、獨自工作，受到最多的“打攪”就是隔一會兒，家里的小朋友就會過來敲門……
在我看來，線上辦公的最主要的前提是我們的工作必須能夠在線上完成。而要確保線上工作的有效開展，除了要確保任務可分解、成果可衡量外，更為重要的是要建設一種相互信任的文化氛圍——公司信任管理者，管理者信任下屬、下屬信任公司、信任管理者且員工之間相互信任。而信任并不能只是一句口號，以下從公司及員工層面提出幾點建立信任文化的建議：
公司層面，簡單講就是建立確定性工作的場景、工具，確保員工有事可做。
第一，提供便利的線上辦公工具。這是線上辦公順利推進的基礎，據我的經驗至少兩方面工具是必須有：其一，線上協同工具，即讓公司全體成員能夠同時看到公司、團隊及個人工作任務，并且能夠及時反饋工作任務完成的線上工具；其二，溝通工具，線上辦公面臨更多的溝通，需要有一款適合雙人、多人的溝通、交流工具，便于電話會議、視頻會議等。
第二，建立共同的工作場景。正常上班，公司有日常管理制度，比如最常見的上、下班時間等，線上辦公同樣需要明確類似的制度，比如通過線上工具要求打卡，倒并不是說用手機打卡就能有效避免個別員工在被窩里打卡了，而是通過打卡建立一種“上班”、“下班”的儀式場景，讓大家進入到這個場景里來。同時，為確保線上辦公的時效性，還必須要定期，按天或按周要求員工反饋工作可衡量的工作成效。
第三，將目標拆解成任務。這一點主要是對團隊管理者的要求，要求每個團隊管理者都能夠是一個項目經理，要能夠將團隊長遠的目標拆解成具體的，按一定時間（日或周）能夠完成的可執(zhí)行的、可驗收的工作任務。大家都在辦公室工作時，這一要求并不很高，主要是因為大家都在辦公室，管理者可以隨時安排任務，而下屬也可以隨時提供反饋以及要求指導，而線上辦公卻做不到這一時效。
通常，公司層面做好這三方面的準備，就基本可以推進線上辦公了。前兩點是“硬件”，后一點是“軟件”，對管理者提出很高的要求。
再來說個人層面，毫無疑問很多人會有好幾天的新鮮感，而且突然在沒有“監(jiān)督”下工作，不用擠公交、不用早起，會變得異常興奮，但是稍微一段時間后，多數人會覺得特別難受，甚至工作效率會大大下降。如何提高線上辦公工作效率呢？簡單的講就是要通過不同的方式建立好上班的心理暗示。
第一，準時起床、穿戴整齊、按時“上班”。公司建立了線上、下班制度，就一定要遵循，不要有意破壞這種信任，在家辦公，一定要按時起床，穿戴整齊，坐到辦公桌上開始辦公，準點上班，按時下班，不遲到、不早退。需要特別指出的是，不要穿著睡衣辦公，那樣會讓自己覺得隨時可以床上一躺，很難進入工作狀態(tài)。事實上，如果工作時間，有客戶給你電話，你是否穿著睡衣，客戶是能夠感受得到的。
第二，不要在休息區(qū)辦公。如果條件允許，最好不要在臥室辦公，臥室給人最大的感知就是，這是休息的地方，所以，最好在書房或其它房間（如客房）辦公，而且要把辦公場所布置得有辦公氣息，給自己一個暗示：一旦進入到這個房間就是上班場所。有前輩分享自己在家辦公的經驗：早上從臥室起床，穿戴整齊，帶著背包正式走進書房，把門關上，假裝自己到辦公室了……當然，如果條件不允許，也可以把桌子、椅子整理好，給自己劃一個區(qū)域，一旦坐到書桌上就是上班時間，不做與工作無關的事。
第三，不將工作和休息時間混在一起。線上辦公，考驗管理者是把目標拆解為任務的能力，而對員工而言，非?？简瀰^(qū)分工作和休息的能力。很多在家辦公的人常常把工作時間和休息時間混在一起，比如午休一不小心就睡過頭了，午飯時想著單獨吃飯挺無聊，打開電視看看，就看過頭了……建議定好具體時間，比如午餐時間是12:00-13:00,就不要輕易突破這個時間，或者給自己一個45分鐘的專注時間，每工作45分鐘，休息10分鐘等，總之自己要有一套規(guī)則。只有區(qū)分好工作和休息時間，才能夠做到高效和勞逸平衡。
事實上，如果公司員工都基本能做到以上幾點，線上辦公的信任文化也就構建起來了，而這種信任文化的構建是永遠受益的。依我的觀察，線上辦公不會只是階段性的特殊時期的應付工具，而會是很多公司未來的辦公趨勢。
作者簡介
王榮增：管理咨詢師、管理培訓師、商業(yè)作者。擅長企業(yè)文化、人力資源咨詢及培訓，管理作品《精進管理：如何成為卓有成效的管理者》在各大電商網站及書店熱賣，歡迎支持！
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