作者：中國科學(xué)院上海生命科學(xué)研究院
采購部主任 趙曉雷
在科學(xué)院和藥物研發(fā)企業(yè)從事十余年的采購管理工作, 雖不是供應(yīng)鏈管理相關(guān)專業(yè)科班出身,但通過對(duì)采購日常工作的實(shí)踐總結(jié)，對(duì)比企業(yè)化采購和科研院所、高校的科研采購管理，覺得科研采購管理還是有很多進(jìn)步的空間。這里從科研物資采購管理的角度，做一些采購管理方面的總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)分享，希望對(duì)科研采購人能夠有所幫助。
明確采購管理部門職責(zé)
采購管理部門主要是圍繞企業(yè)的生產(chǎn)生活，通過目標(biāo)管理，保證企業(yè)發(fā)展，協(xié)助企業(yè)達(dá)成使命。
1、合規(guī)性
通過采購制度和標(biāo)準(zhǔn)化操作流程的建立，保證供應(yīng)鏈緊密相關(guān)的信息流、物流、資金流的全流程合理合規(guī)。
2、成本控制
論證需求方案和合理性之后，通過招投標(biāo)、議價(jià)談判、供應(yīng)商管理等方式，控制企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)成本。但這里需要明確一個(gè)概念，成交價(jià)格≠成本，因?yàn)槌酥苯映杀?、間接成本之外還有很多隱性成本都需要專業(yè)的采購去統(tǒng)籌考慮和控制。
3、質(zhì)量管理
通過供應(yīng)商篩選和管理、產(chǎn)品驗(yàn)收、質(zhì)檢、運(yùn)輸和存儲(chǔ)管理等方式，保證生產(chǎn)活動(dòng)所需各類物資的質(zhì)量達(dá)標(biāo)。
4、提高效率
從供應(yīng)鏈的全生命周期出發(fā)，考慮整個(gè)供應(yīng)鏈的效率。包括物流、法規(guī)、訂單、合同、歸檔、信息、質(zhì)控、進(jìn)出口、報(bào)關(guān)報(bào)檢、物流配送、倉儲(chǔ)、領(lǐng)用等各角度去做好流程銜接和優(yōu)化，做好企業(yè)內(nèi)部支撐服務(wù)，為企業(yè)賦能和增加價(jià)值。同時(shí)通過精益管理來避免浪費(fèi)，包括時(shí)間浪費(fèi)、流程浪費(fèi)、等待浪費(fèi)、多次搬運(yùn)浪費(fèi)、庫存浪費(fèi)、錯(cuò)誤浪費(fèi)等等。
5、風(fēng)險(xiǎn)管理
做好內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，保證供應(yīng)鏈穩(wěn)定健康。包括企業(yè)戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和人員變動(dòng)等內(nèi)部不可控因素；供應(yīng)商履約能力、市場(chǎng)情況變化、技術(shù)淘汰等外部風(fēng)險(xiǎn)；以及包括進(jìn)出口政策等其他不可控風(fēng)險(xiǎn)等。
制定采購戰(zhàn)略
為完成采購職責(zé)，采購管理部門需要制定相關(guān)采購戰(zhàn)略，涉及制度、經(jīng)驗(yàn)、團(tuán)隊(duì)、工具等自身資源條件，也需要兼顧企業(yè)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、法規(guī)、財(cái)務(wù)資金、物流倉儲(chǔ)、質(zhì)檢、科研生產(chǎn)場(chǎng)所等客觀情況。
1、戰(zhàn)略定位
根據(jù)企業(yè)情況和現(xiàn)有資源，確定采購使命，制定采購戰(zhàn)略。比如是體制內(nèi)單位，首先確定哪些是“政府采購”，哪些是不納入“政府采購”管理的。對(duì)于單位可自行決定采購方式的，考慮是自建采購團(tuán)隊(duì)，還是采購?fù)獍蛘卟糠植少復(fù)獍?，或者是使用部門自行采購為主。各有利弊，需要權(quán)衡分析，對(duì)長遠(yuǎn)規(guī)劃來說，自建團(tuán)隊(duì)加部分非核心業(yè)務(wù)外包，個(gè)人認(rèn)為是比較靈活和高效的方式。
2、職責(zé)分工和SOP
明確采購管理部門的權(quán)限，以及需求使用部門、法務(wù)、合同、審批、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)、監(jiān)管等各管理主體的職責(zé)范圍和權(quán)限。配套相應(yīng)SOP標(biāo)準(zhǔn)操作流程，覆蓋采購權(quán)限、申請(qǐng)、比價(jià)議價(jià)、供應(yīng)商管理、審批、出入庫、質(zhì)檢驗(yàn)收、付款、履約售后和考核評(píng)價(jià)等全采購流程；建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。制定各采購品類的標(biāo)準(zhǔn)合同模板、業(yè)務(wù)單據(jù)、審批單、出入庫單、驗(yàn)收單和請(qǐng)款單等。
3、管理工具的選擇
采購信息化管理系統(tǒng)是目前的主流趨勢(shì)，可以協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效采購，并且做好追溯、即時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析等。但是信息化建設(shè)還無法實(shí)現(xiàn)完整的供應(yīng)鏈管理，信息化只是采購去完成自身使命和職責(zé)的第一步而已，比如一部分流轉(zhuǎn)審批、物流單據(jù)、合同、報(bào)關(guān)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、財(cái)務(wù)單證和發(fā)票等的處理還是無法完全做到信息化。但是相信隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，以及海關(guān)推行無紙化辦公，國家推行電子發(fā)票和電子簽名等背景下，逐步全流程電子化操作是一個(gè)發(fā)展方向。
4、分析和改進(jìn)機(jī)制
對(duì)采購數(shù)據(jù)的分析，可以了解企業(yè)各項(xiàng)物資品類的支出金額、占比，可以了解供應(yīng)商的結(jié)構(gòu)構(gòu)成情況，進(jìn)口國產(chǎn)商品比例，采購物資的效率等。分析結(jié)果可以幫助發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有問題，改善現(xiàn)有流程，做好持續(xù)的改進(jìn)。因?yàn)闆]有一個(gè)一成不變的采購制度和流程，能夠去適應(yīng)企業(yè)的不斷發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的變化。
5、公開透明
透明的采購流程，可保證全程規(guī)范可追溯，這樣也可以形成一個(gè)無形的網(wǎng)，來約束和保護(hù)采購這樣一個(gè)敏感的職位。對(duì)內(nèi)可以及時(shí)了解所有采購核心信息，對(duì)外部主管部門公示主要采購信息，對(duì)社會(huì)公示相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，引導(dǎo)良性監(jiān)督，進(jìn)行陽關(guān)采購。
三、采購執(zhí)行和貫徹
針對(duì)采購職責(zé)，在戰(zhàn)略框架內(nèi)，采用有效的戰(zhàn)術(shù)安排，分解管理目標(biāo)，組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)，分項(xiàng)實(shí)時(shí)和完成團(tuán)隊(duì)使命。
1、供應(yīng)商準(zhǔn)入和篩選
目前中國市場(chǎng)營商環(huán)境良好，社會(huì)企業(yè)活躍，有利于競(jìng)爭(zhēng)，但是同時(shí)造成供應(yīng)商良莠不齊和篩選困難，對(duì)于采購來說對(duì)供應(yīng)商履約能力的判斷，就變得異常復(fù)雜。在這種情況下，必然需要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選和分類管理。
首先建議分析清楚哪些是核心供應(yīng)商和主要供應(yīng)商，可以針對(duì)性的發(fā)展成為戰(zhàn)略合作供應(yīng)商或戰(zhàn)略合作伙伴。同時(shí)也需要一定的制度空間，保留采購的操作靈活度，一個(gè)是需要適當(dāng)引入供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，一個(gè)是對(duì)企業(yè)的供應(yīng)鏈穩(wěn)定性要有保障作用。比如很多進(jìn)口的科研物資，國內(nèi)已有成熟的代理商和供應(yīng)商體系，但有時(shí)候一些平行進(jìn)口供應(yīng)商，未嘗不可作為選擇，一個(gè)是對(duì)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定控制得以提升，一個(gè)也可作為對(duì)國內(nèi)現(xiàn)有代理商的約束和激勵(lì)。
2、商務(wù)談判
談判這個(gè)說辭有點(diǎn)嚴(yán)肅，但是這個(gè)環(huán)節(jié)確實(shí)是落實(shí)一切采購目標(biāo)的核心步驟。采購需要幫助企業(yè)落實(shí)關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、增值服務(wù)、質(zhì)檢、付款和售后履約等合作框架，同時(shí)通過談判來控制企業(yè)總成本。
作為采購，給人先入為主或者第一印象就是要談價(jià)格，供應(yīng)商談判價(jià)格的方式有多種多樣，總體來說需要依據(jù)企業(yè)自身情況來設(shè)定目標(biāo)，篩選供應(yīng)商之后，進(jìn)行針對(duì)性的談判。談判前首先需要獲取和了解市場(chǎng)信息，避免信息不對(duì)稱，談判過程中可以用到多種方式和技巧來試探獲取供應(yīng)商底線。比如還可以通過包括招投標(biāo)、電子投標(biāo)、電子反向競(jìng)標(biāo)、議價(jià)談判等方式，通過這些流程和規(guī)則設(shè)計(jì)，來達(dá)成商務(wù)談判的目標(biāo)；商務(wù)談判當(dāng)中注重采購技巧，最基本容易掌握的就是以量取價(jià)，比如藥品流通領(lǐng)域的“4+7”帶量集中采購方式。采購也可利用信息不對(duì)稱、引入競(jìng)爭(zhēng)、商務(wù)談判能力、影響力等方式和供應(yīng)商進(jìn)行商談，也可以通過開展倉庫物料寄售，成本和定價(jià)分析方法，總成本分析法，梯度成交價(jià)格，里程碑銷售額返點(diǎn)返貨等方式進(jìn)行合作，以期達(dá)到談判目標(biāo)。針對(duì)常年漲價(jià)的進(jìn)口產(chǎn)品可以嘗試通過談判來鎖定價(jià)格，以抵消進(jìn)口匯率風(fēng)險(xiǎn)。
不過不論采用何種方式達(dá)成協(xié)議，同時(shí)需要兼顧供應(yīng)商動(dòng)力，一切基于雙贏的情況下，供應(yīng)商才有驅(qū)動(dòng)力去把產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)做好。
3、采購管理系統(tǒng)
采購戰(zhàn)略的落實(shí)，需要具體的信息化系統(tǒng)予以支撐。采購管理系統(tǒng)最基本需要的是流程可控、可追溯、無漏洞、不可越權(quán)操作、不可串改等安全保證。采購管理系統(tǒng)一般按照業(yè)務(wù)流程和職責(zé)分工，需包含權(quán)限設(shè)置、采購申請(qǐng)、審批、采購管理、合同管理、物流倉儲(chǔ)管理、財(cái)務(wù)支付、數(shù)據(jù)管理、供應(yīng)商管理等系統(tǒng)模塊。具體是各企業(yè)根據(jù)自身情況判斷，可購買市場(chǎng)上現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，或是按需定制開發(fā)。對(duì)于科研院所和高校來說，采購需求多樣，需求使用部門多，供應(yīng)商繁多而且行業(yè)跨度大，如何選擇信息化系統(tǒng)幫助提高支撐效率，需要兼顧和考慮的方面比較復(fù)雜。
按照發(fā)展的角度來說，成熟的采購管理系統(tǒng)應(yīng)考慮通過和供應(yīng)商的管理系統(tǒng)進(jìn)行EDI數(shù)據(jù)交換等信息化對(duì)接。通過雙方深入合作，進(jìn)行采購訂單直接對(duì)接、集中合同簽署、貨物集中配送、財(cái)務(wù)集中結(jié)算等業(yè)務(wù)方式，提高雙方業(yè)務(wù)效率，釋放人員壓力。
4、供應(yīng)鏈物流管控
在供應(yīng)商履約過程中的單據(jù)合規(guī)性、質(zhì)控和質(zhì)檢、庫存和物料折損、庫存管理和消耗等供應(yīng)環(huán)節(jié)，也是需要采購人員統(tǒng)籌考慮的。比如個(gè)人接觸的科研進(jìn)口試劑領(lǐng)域，相關(guān)產(chǎn)品從國外廠家發(fā)運(yùn)，到國際運(yùn)輸、檢驗(yàn)檢疫、清關(guān)到供應(yīng)商倉庫保存，之后通過物流配送或快遞到達(dá)客戶的倉儲(chǔ)，整個(gè)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)對(duì)于相關(guān)產(chǎn)品的低溫運(yùn)輸，是否有嚴(yán)格的執(zhí)行，很難去核實(shí)和追溯。也希望物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)發(fā)展，能夠給到一些類似二維碼溯源、物流倉儲(chǔ)實(shí)時(shí)監(jiān)控、物流溫度檢測(cè)記錄設(shè)備DataLogo的使用等解決方法，幫助改進(jìn)相關(guān)供應(yīng)鏈管理。
供應(yīng)鏈物流相關(guān)流程，潛藏很多不可直接觀測(cè)到的隱性成本耗費(fèi)，專業(yè)的采購團(tuán)隊(duì)，需要以需求和問題為導(dǎo)向，不應(yīng)簡(jiǎn)單的把問題簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，畢竟羊毛出在羊身上嘛。而應(yīng)該針對(duì)普遍性、共性問題，引導(dǎo)供應(yīng)商的相關(guān)配合意識(shí)和全供應(yīng)鏈成本概念，雙方一起努力探索相關(guān)優(yōu)化和解決方案。從長期來說，雙方的磨合和業(yè)務(wù)優(yōu)化，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)雙方的共同成長。
5、溝通改善和增效賦能：
專業(yè)的采購團(tuán)隊(duì)，要有全局觀，需要有把控全供應(yīng)鏈成本的統(tǒng)籌能力。通過采購團(tuán)隊(duì)賦能和內(nèi)部溝通賦能，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門銜接流程，做好和使用、質(zhì)控、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)和后勤等部門的信息和系統(tǒng)的實(shí)時(shí)對(duì)接，提高內(nèi)部效率。通過外部溝通供應(yīng)商，采購也要學(xué)會(huì)向供應(yīng)商賦能，讓供應(yīng)商學(xué)習(xí)和成長，共同優(yōu)化雙方業(yè)務(wù)配合和流程，提高供應(yīng)鏈效率。比如說對(duì)于國內(nèi)很多初創(chuàng)企業(yè)來說，不論產(chǎn)品質(zhì)量、物流供應(yīng)、信息化建設(shè)、還是商務(wù)能力都無法和強(qiáng)大的外資企業(yè)比擬。采購方在業(yè)務(wù)進(jìn)程中，不斷向供應(yīng)商傳授行業(yè)先進(jìn)理念和賦能，供應(yīng)商也會(huì)快速吸收和成長，并會(huì)正向反饋到采購方的供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，起到增效降本的作用。
對(duì)于業(yè)務(wù)效率的理解，其實(shí)也很簡(jiǎn)單，比如現(xiàn)在國家倡導(dǎo)的物聯(lián)網(wǎng)；協(xié)助車輛快速通行的高速公路ETC設(shè)備；國家大力發(fā)展的高鐵和高速公路網(wǎng)等，都是圍繞著在目前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境形勢(shì)下，如何進(jìn)一步提高社會(huì)整體生活生產(chǎn)效率這樣一個(gè)目的來展開的。
6、績(jī)效分析
都說現(xiàn)代化的戰(zhàn)爭(zhēng)，都是信息的戰(zhàn)爭(zhēng)，商場(chǎng)亦如是。供應(yīng)鏈二端甲方乙方的博弈戰(zhàn)爭(zhēng)，不論作為甲方乙方，首先要基于數(shù)據(jù)分析和信息來做決策。分析報(bào)告可作為決策層的參考依據(jù)，可協(xié)助管理層做好目標(biāo)分解。內(nèi)部績(jī)效分析，可幫助改善溝通，尋找潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防控；外部供應(yīng)商數(shù)據(jù)分析，可協(xié)助分析供應(yīng)鏈分布情況；外部供應(yīng)商績(jī)效分析可作為供應(yīng)商評(píng)級(jí)和分級(jí)的依據(jù)。例如對(duì)供應(yīng)商備庫情況和交期評(píng)估，鼓勵(lì)優(yōu)質(zhì)服務(wù)供應(yīng)商，給與一定付款賬期等優(yōu)先級(jí)，以激發(fā)供應(yīng)商服務(wù)動(dòng)力。比如協(xié)助供應(yīng)商在保證交貨的同時(shí)，減少交付產(chǎn)品的包裝材料等，降低包裝成本和人員拆裝成本，同時(shí)通過減少隨貨包裝垃圾，引導(dǎo)供應(yīng)商承擔(dān)社會(huì)責(zé)任。
四、總結(jié)和展望
作為采購人員應(yīng)有清晰的大局觀，同時(shí)又需要極強(qiáng)的精益管理能力，具備跨專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，包括海關(guān)進(jìn)出口、國際運(yùn)輸和貿(mào)易、技術(shù)、行業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展、項(xiàng)目管理、信息化建設(shè)、物流管理、合同法務(wù)、質(zhì)量管理和財(cái)務(wù)等各領(lǐng)域知識(shí)。
作為采購人員需緊貼企業(yè)使命和需求，制定采購戰(zhàn)略和制度，組建優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各職能部門流程。通過激活供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)，強(qiáng)化和供應(yīng)商之間的配合，提高生產(chǎn)活動(dòng)優(yōu)質(zhì)高效，開展定期評(píng)估和分析，持續(xù)改進(jìn)。
其他特殊板塊業(yè)務(wù)，包括?；?、冷鏈運(yùn)輸、反射性材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、淘寶電商采購和服務(wù)采購等未做細(xì)致討論，這些也是科研采購人員需要深入研究的板塊。同時(shí)對(duì)于采購管理中涉及的內(nèi)部輪轉(zhuǎn)換崗、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)管理、文檔存儲(chǔ)經(jīng)驗(yàn)積累、科研采購的進(jìn)口免稅優(yōu)化等也未作細(xì)致討論。
對(duì)于后續(xù)供應(yīng)鏈的發(fā)展展望來說，在國家倡導(dǎo)電子發(fā)票、電子簽名、電子印章、電子檔案等背景下，應(yīng)該在服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，建立科學(xué)發(fā)展的理念，逐步朝著輕資產(chǎn)、高效率、便捷管理的全流程信息化方向努力。圍繞各采購主體個(gè)性化的需求，如何開發(fā)各信息化管理系統(tǒng)，同時(shí)支持各系統(tǒng)之間電子數(shù)據(jù)共享和交換對(duì)接，是需要潛心努力推進(jìn)的。另外隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，打通信息化系統(tǒng)和物流供應(yīng)鏈的自動(dòng)化對(duì)接，尤其是非標(biāo)準(zhǔn)物件如何的高效跟蹤、出入庫和流轉(zhuǎn)等，都是亟待突破技術(shù)瓶頸和建立相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的。
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