總經(jīng)辦工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)
一：會(huì)議工作管理實(shí)務(wù)
1、會(huì)前準(zhǔn)備工作
1.1、總經(jīng)理的相關(guān)會(huì)議需要事先了解會(huì)議的目的，會(huì)議規(guī)模，與會(huì)人員名單，出席會(huì)議的對(duì)象，明確會(huì)議口號(hào)、資料。時(shí)間、地點(diǎn)、日期，會(huì)議的議程、主要內(nèi)容、主題、執(zhí)行人、主持人。還要會(huì)議資料、設(shè)備和場(chǎng)地的要求，會(huì)議組織的步驟。
1.2、將要求每項(xiàng)工作都做好記錄，留有備份，會(huì)議當(dāng)天要帶在身邊。
1.3、準(zhǔn)確地?cái)M定會(huì)議的議題、名稱、規(guī)格、和標(biāo)準(zhǔn)。
1.4、合理地?cái)M定會(huì)議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費(fèi)。
1.5、掌握選擇會(huì)議場(chǎng)所的程序，選擇并預(yù)定合適的會(huì)議場(chǎng)所。
1.6、掌握會(huì)場(chǎng)座位的排列方法和會(huì)場(chǎng)布置方式，精心布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。
1.7、及時(shí)通知參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議文件和制作會(huì)議證件。
1.8、安排電話會(huì)議和視頻會(huì)議，減少會(huì)議開支。
2、會(huì)間組織服務(wù)工作
2.1、安排與會(huì)人員簽到，統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)和缺席人名單，引導(dǎo)到會(huì)人員就坐，以便與會(huì)人員找到座次。
2.2、安排會(huì)議發(fā)言，抓緊催交發(fā)言稿和掌握發(fā)言稿印刷情況，以保證發(fā)言稿能在發(fā)言前復(fù)印妥當(dāng)并提前送一份給發(fā)言人。
2.3、做好會(huì)場(chǎng)后勤保障，適量放些鋼筆，紙張，以備應(yīng)用，會(huì)議期間應(yīng)有飲水等供應(yīng)
2.4、按規(guī)定出席總經(jīng)理、副總經(jīng)理主持的會(huì)議，并作會(huì)議記錄和紀(jì)
要
2.5、檢查清理會(huì)場(chǎng)和整理會(huì)議文件。
2.6、傳達(dá)會(huì)議決議，撰寫會(huì)議總結(jié)和結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)，估會(huì)議效果。
2.7、應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，按照會(huì)議的性質(zhì)，確定攝影的規(guī)模和參照范圍，聯(lián)系好攝影師，安排好攝影位置。
2.8、搞好現(xiàn)場(chǎng)指揮，以保證大中型會(huì)議集體攝影活動(dòng)有條不紊的順利進(jìn)行。
2.9、做好會(huì)議的特殊情況的處理，如變更會(huì)場(chǎng)，調(diào)整議題，增加會(huì)議人員等，所以要求工作人員始終在場(chǎng)，采用應(yīng)急措施，做好臨時(shí)調(diào)度工作。
3.會(huì)后組織處理工作
3.1、整理好會(huì)議記錄編發(fā)會(huì)議報(bào)告和整理會(huì)議紀(jì)要的依據(jù)。
3.2、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和決辦事項(xiàng)通知，會(huì)議紀(jì)要寫好后，就要發(fā)給有關(guān)部門執(zhí)行，同時(shí)也避免日后查找翻閱原始會(huì)議記錄。
3.4、安排與會(huì)人員的離場(chǎng)，回收需要收回的會(huì)議文件。
3.5、做好會(huì)議文件的歸檔，與會(huì)議事項(xiàng)的落實(shí)。
4.電話會(huì)議的處理工作
4.1、事先擬發(fā)會(huì)議通知，及時(shí)通知參加會(huì)議的單位和有關(guān)人員，并要求與會(huì)單位和與會(huì)人員按時(shí)到電話會(huì)議開通的會(huì)議聽會(huì)。
4.2、會(huì)前要及早與電話管理部門聯(lián)系，確定開會(huì)的具體時(shí)間，以使電話管理部門及早做好準(zhǔn)備
4.3、做好主會(huì)場(chǎng)的組織服務(wù)工作，落實(shí)好與會(huì)單位和人員的名單，落實(shí)會(huì)議發(fā)言人講話稿，做好服務(wù)工作。
4.4、開會(huì)前要按應(yīng)到會(huì)名單點(diǎn)名，檢查各地分會(huì)場(chǎng)的會(huì)議情況，并將情況及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告。
4.5、召開電話會(huì)議的電話應(yīng)加保密設(shè)備，保證會(huì)議內(nèi)容不泄露。
二：文書檔案管理工作實(shí)務(wù)
1. 收文處理
1.1、 收到文件后要在對(duì)方的文件投遞單或文簿上簽字，以示收到。
1.2、 收方辦公室文秘在接收文件時(shí)，亦可向發(fā)文單位出具收條。
1.3、 拆分文件之前要對(duì)所有文件進(jìn)行分揀，拆分要細(xì)心，注意保護(hù)好封內(nèi)文件的完好，注意吧封內(nèi)文件倒凈。
1.4、 取出的文件要單獨(dú)放置，不要與處理過的文件或其他文件混淆在一起。
1.5、 檢查文件上的主送單位，來文單位與封皮所寫是否相符。
1.6、 來件如未裝訂，拆封當(dāng)時(shí)就要整理好，以免一個(gè)完整的文件誤分兩處。
1.7、 注意封皮的保存利用。
1.8、 封內(nèi)裝有回執(zhí)單的，應(yīng)在回執(zhí)單上簽收并及時(shí)將回執(zhí)單退回來件單位。
1.9、 了解審（簽）批內(nèi)容，擬出初步意見，匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
1．10、分管領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)部門會(huì)議，了解具體情況，擬出具體辦理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2.發(fā)文處理
2.1、擬稿即撰寫文件的初稿或草稿，，要注意標(biāo)題要醒目，主題要明確，要一事一文。
2.2、可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)，看是否經(jīng)過有關(guān)部門審核，是否經(jīng)辦公室審核，登記。
2.3、簽發(fā)文件時(shí)，要先審再發(fā)，簽發(fā)的格式包括核準(zhǔn)姓名，簽發(fā)日期三項(xiàng)，缺一不可。
3.文件管理
3.1、 對(duì)所有文件先識(shí)別，后分類登記，再分別辦理。
3.2、 普通傳閱文件，蓋收文章，填寫收文簿，放置在傳閱文件夾內(nèi)，按部門傳閱。
3.3、 待處理文件，做好收文記錄，填寫辦文單，經(jīng)理閱處后送至相關(guān)業(yè)務(wù)科室辦理。
3.4、接到會(huì)議通知及文字資料時(shí)，做好記錄，及時(shí)送經(jīng)理閱示，根據(jù)經(jīng)理批示通知相關(guān)人員參會(huì)。
3.5、重要的和急辦的文件，跟蹤催辦。
3.6、 辦理結(jié)果反饋相關(guān)部門及主要領(lǐng)導(dǎo)。
3.7、 有關(guān)部門根據(jù)上級(jí)文件精神及實(shí)際工作情況起草文件。
3.8、 秘書對(duì)發(fā)文稿件審核校對(duì)后送總經(jīng)理簽字。
3.9、 登記文件并留發(fā)文稿及兩份文件存檔。
3.10、收集應(yīng)歸檔的文件材料，確保文件齊全完整。
3.11、判斷文件是否歸檔，慎決文件去留。
3.12、對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類（綜合類、人事類、機(jī)構(gòu)類、工資類），并確定歸檔期限（永久、長(zhǎng)期、短期）。
3.13、蓋檔號(hào)章，編制頁碼，制作歸檔文件目錄。
3.14、按件號(hào)裝盒、上架；無需存檔文件及時(shí)銷毀。
三：參謀輔助協(xié)調(diào)與督查工作實(shí)務(wù)
1.參謀的原則及要領(lǐng)
1.1、文秘的主要職責(zé)是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，因此，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)及其所從事的事業(yè)，為其所參，為其所謀。
1.2、還要敢于實(shí)話直諫，要求文秘工作人員有敢于堅(jiān)持真理，敢于負(fù)責(zé)任的勇氣。
1.3、要養(yǎng)成冷靜的氣質(zhì)，還要保持平靜的心境。
1.4、文秘給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí)要慎重參謀，顧全大局。
1.5、作為文秘工作人員，要懂得掌握分寸，不要強(qiáng)加于人。
1.6、謹(jǐn)防粗心，做到腦要勤，嘴要勤，手要勤，腿要勤。
1.7、當(dāng)文秘工作認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的決策，指示不正確時(shí)，一般不要直接反對(duì)，可將問題提出來，一并將可能發(fā)生的后果闡述出來，以動(dòng)搖領(lǐng)導(dǎo)的決心，最終改變注意。
1.8、總經(jīng)辦人員應(yīng)具備良好的應(yīng)用文寫作能力。例如：擬寫通知、通告之類的事宜。
2.協(xié)調(diào)的方法及內(nèi)容
2.1、當(dāng)面臨一個(gè)具體的協(xié)調(diào)事項(xiàng)時(shí)，第一步要收集有關(guān)信息，對(duì)所有事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，準(zhǔn)備好資料，文稿，做好準(zhǔn)備。
2.2、在調(diào)查過程中要懂得發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，抓住問題的重點(diǎn)。
2.3、根據(jù)問題，矛盾，經(jīng)過思考，權(quán)衡，就可以制定協(xié)調(diào)活動(dòng)方案，列出協(xié)調(diào)問題的層次和序列。
2.4、實(shí)施協(xié)調(diào)方案，形成協(xié)調(diào)意見。
2.5、抓住有利的協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)，控制好協(xié)調(diào)中的情緒，運(yùn)用協(xié)調(diào)時(shí)的語言。
2.6、文秘在協(xié)調(diào)過程中要特別注意協(xié)調(diào)有關(guān)職能部門的意見，必要時(shí)還可約請(qǐng)有關(guān)部門人，待意見統(tǒng)一后再上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。
2.7、文秘還要善于化解矛盾，在協(xié)調(diào)解決重大問題時(shí)要注意聽取各有關(guān)部門意見，聽取下級(jí)當(dāng)事人的意見。
2.8、對(duì)于會(huì)議協(xié)調(diào)，會(huì)議內(nèi)容涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的，事先要與各有關(guān)部門充分協(xié)商或征求意見。
2.9、文秘在接到組織會(huì)議和活動(dòng)指示后，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，主動(dòng)與有關(guān)部門聯(lián)系，具體協(xié)調(diào)安排會(huì)議議程或活動(dòng)。
2.10、審批會(huì)議的協(xié)調(diào)工作，會(huì)議時(shí)間，地點(diǎn)，人員的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，時(shí)間上主要考慮工作閑忙和與其他活動(dòng)，會(huì)議的沖突。
2.11、在工作中遇到困難，要仔細(xì)聽取有關(guān)部門和單位的意見，要與主管溝通，取得一致意見后在做決定。
2.12、文秘在凡請(qǐng)示報(bào)告涉及與有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)工作，應(yīng)將請(qǐng)示退回原單位，并請(qǐng)?jiān)瓎挝慌c有關(guān)部門聯(lián)系處理。
2.13、要與有關(guān)部門協(xié)商好，必要時(shí)要出面召集有關(guān)部門單位共同協(xié)商，研究解決。
2.14、協(xié)調(diào)好后，方可報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批，并將領(lǐng)導(dǎo)批示意見盡快地通知單位和有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
3.督查工作內(nèi)容
3.1、文秘在督查過程中，必須做到實(shí)事求是，必須從機(jī)構(gòu)運(yùn)行和督查整體共同目標(biāo)出發(fā)。
3.2、對(duì)機(jī)構(gòu)運(yùn)行過程實(shí)行有效的督查，必須根據(jù)督查對(duì)象的運(yùn)行特征或構(gòu)成要素，將督查系統(tǒng)劃分為若干子系統(tǒng)使之形成一定的督查規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
3.3、文件內(nèi)容貫徹落實(shí)的督促檢查
3.31根據(jù)文件內(nèi)容所提出要求和規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行催辦，并及時(shí)將下屬各單位呈報(bào)的執(zhí)行情況或報(bào)告匯總后呈報(bào)以示回告。
3.32以文件形式專門起草制發(fā)督查通知，將文件的主要內(nèi)容逐項(xiàng)分解為若干格可操作的子項(xiàng)，作為督查工作要求，然后發(fā)下去再進(jìn)行督辦檢查。
3.33根據(jù)文件的內(nèi)容也可列出需要督辦檢查的提綱，然后按照督查提綱組織督辦檢查。
3.34文件內(nèi)容的貫徹落實(shí)的督辦檢查可采用組織督查組的辦法進(jìn)行，也可采用分級(jí)督查，普遍督查，專項(xiàng)督查以及其他方式進(jìn)行。
4、督查工作的程序
4.1、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的督查程序：交辦→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔
4.2、中心工作督查程序：分解→立項(xiàng)→送審→批辦→轉(zhuǎn)交辦→督辦→催辦→檢查→綜合分析→專題回告→審核→再批辦→再送督辦與再催辦→再辦結(jié)回告→再審核→立案→歸檔
5.督辦工作實(shí)務(wù)
5.1、要嚴(yán)格時(shí)限，及時(shí)報(bào)告，徹底查清，把問題解決好。
5.2、要事實(shí)清楚，處理得當(dāng)。
5.3、文秘查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)做到“一個(gè)為主”、“三個(gè)結(jié)合”、“四個(gè)堅(jiān)持”
5.31、“一個(gè)為主”就是要樹立全局觀念，圍繞改革和建設(shè)這個(gè)中心
5.32、“三個(gè)結(jié)合”就是與信息工作結(jié)合、與信訪工作相結(jié)合及與調(diào)查研究工作相結(jié)合
5.33、“四個(gè)堅(jiān)持”就是堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，秉公辦案、堅(jiān)持歸檔辦理，分級(jí)負(fù)責(zé)、堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)上陣，親自查辦、堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度
五．日常工作
5.1、在同一時(shí)間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時(shí)間段內(nèi)往撥打電話，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后去復(fù)印等，這樣，既可以節(jié)約時(shí)間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。
5.2、如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時(shí)間做，或者找他人做；自己不擅長(zhǎng)的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。
5.3、總經(jīng)理秘書可用預(yù)測(cè)的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏，把工作做到前面，如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開財(cái)務(wù)會(huì)議，作為秘書，可在明天10點(diǎn)左右把上次會(huì)議的記錄以及其它財(cái)務(wù)報(bào)表等從檔案柜內(nèi)找出來，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預(yù)測(cè)明天會(huì)做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當(dāng)然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測(cè)，安排得滿滿的，因?yàn)椴还苣愕念A(yù)測(cè)能力如何強(qiáng)，第二天總是會(huì)有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時(shí)間來處理這些突發(fā)事件。
5.4、對(duì)于公司或者外界報(bào)送給總經(jīng)理的備忘錄、報(bào)告、申請(qǐng)以及其它信息文件等，及時(shí)呈送或報(bào)告給總經(jīng)理。
5.5、在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前征得總經(jīng)理的同意。
5.6、草擬各類通知、報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、講話稿等。
5.7、每日一上班根據(jù)當(dāng)日公司內(nèi)外的主要活動(dòng)（會(huì)議）內(nèi)容，編成《今日要事》，供總經(jīng)理和運(yùn)轉(zhuǎn)副總參考。
5.8、每日下發(fā)《檢查記錄》到有關(guān)部門，每周每月底匯總，編制各部門及部門經(jīng)理獎(jiǎng)金考核一覽表，供運(yùn)轉(zhuǎn)副總經(jīng)理審閱。
5.9、每日參加由運(yùn)轉(zhuǎn)副總主持的工作晨會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)議，編寫會(huì)議紀(jì)要，了解有關(guān)部門落實(shí)情況。
5.10每日兩次集中將各部門（分公司）和外單位送到辦公室的所有文件和報(bào)告，整理后交總經(jīng)理私密批示。
5.11分發(fā)總經(jīng)理私密批示過的文件，轉(zhuǎn)送有關(guān)總經(jīng)理傳閱或有關(guān)部門辦理。
5.12參加總經(jīng)理室一周工作指令會(huì)，起草《一周工作指令》，催辦指令各項(xiàng)內(nèi)容的落實(shí)情況，于周六將《指令落實(shí)情況》交轉(zhuǎn)總經(jīng)理。
六、商務(wù)談判
6.1、掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。
6.2、布置商務(wù)談判現(xiàn)場(chǎng)，營(yíng)造融洽的商務(wù)談判氣氛。
6.3、做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。
七、辦公環(huán)境管理
7.1、 合理設(shè)置辦公室的布局。
7.2、 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。
7.3、維護(hù)責(zé)任區(qū)整潔的工作環(huán)境。
7.4、 應(yīng)對(duì)辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理。
7.5、對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及到秘書所在組織的形象，所以要知道辦公室的6S是什么，它包括：清理、整頓、清掃、安全、素養(yǎng)、規(guī)范。
八.保密工作
1.文秘的保密要求
1.1、文秘工作者應(yīng)在思想上樹立高度的保密觀念和政治責(zé)任感，在行動(dòng)上養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣：
1.11不該說的秘密，絕對(duì)不說
1.12不該問的秘密，絕對(duì)不問
1.13不該看的秘密，絕對(duì)不看
1.14不該記的秘密，絕對(duì)不記
1.15不在非保密本上記錄秘密事項(xiàng)
1.16不在私人通信中涉及公司秘密
1.17不在電話、明碼電報(bào)和普通郵局傳遞秘密信息
1.18不在公共場(chǎng)所和家屬、親友面前談?wù)撁孛?/span>
1.19不在不利于保密的地方存放秘密文件和資料
1.20不攜帶秘密材料游覽、參觀、探訪、訪友和出入公共場(chǎng)所
2.會(huì)議前的保密
2.1、文件保密要求文秘準(zhǔn)確地表明文件密級(jí)，限定文件閱讀范圍，控制文件的印制權(quán)限。
2.2、加強(qiáng)文件的印制管理，嚴(yán)格文件封發(fā)管理，嚴(yán)格登記制度。
2.3、對(duì)于會(huì)議秘密，文秘要做到根據(jù)內(nèi)容和需要，嚴(yán)格確定出席人員，涉密會(huì)議，對(duì)會(huì)議服務(wù)員也要嚴(yán)格審查。
2.4、根據(jù)需要，確定會(huì)議印發(fā)文件及其數(shù)量，翻印上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)說話要事先請(qǐng)示征得同意。
2.5、會(huì)議涉密文件要表明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。
2.6、會(huì)議地點(diǎn)及會(huì)場(chǎng)各項(xiàng)設(shè)施要有安全保障。
2.7、在電話會(huì)議中不得講述保密內(nèi)容。
3.會(huì)議中的保密
3.1、會(huì)議開始后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，宣布保密紀(jì)律，對(duì)與會(huì)人員明確提出防泄漏要求。
3.2、對(duì)發(fā)放的文件、資料要統(tǒng)一編號(hào)登記，嚴(yán)格領(lǐng)取文件的手續(xù)。
3.3、重要涉密文件，一般不準(zhǔn)錄音。
3.4、重要會(huì)議要憑會(huì)議證入場(chǎng)。
3.5、會(huì)議期間如發(fā)現(xiàn)文件丟失或盜竊，應(yīng)立即報(bào)告，采取措施，及時(shí)追查，設(shè)法補(bǔ)救。
4.會(huì)議后的保密
4.1、會(huì)議結(jié)束后，要認(rèn)真清理文件，并將應(yīng)收回的文件如數(shù)收回。
4.2、要對(duì)會(huì)議住地、房間、會(huì)議室進(jìn)行清查，防止文件、筆記本等丟失。
4.3、會(huì)議主辦部門應(yīng)向參加會(huì)議的單位發(fā)出《會(huì)議文件清單》，以便各單位文秘部門向與會(huì)人員收取文件，統(tǒng)一管理。
4.4、與會(huì)人員應(yīng)將帶回的文件主動(dòng)交回本單位文秘登記保管，需要時(shí)再借，不得長(zhǎng)期保留在個(gè)人手中
總經(jīng)辦一天的工作樣板
開門前后
l 取郵件報(bào)紙
l 開門，定格觀看辦公室（有，務(wù)）
l 取傳真，翻日歷，打開電器
常規(guī)工作
l 查看日志(準(zhǔn)備，提醒,,,)
l 處理郵件、來件、分類、呈送、發(fā)出郵件，，，）
l 聆聽上司指示（筆記，，，）
l 接聽電話、收發(fā)傳真，電子郵件
l 制備文稿（起草、修改、審批、打印、裝訂）
l 接待訪客
l 安排會(huì)議、約會(huì)
l 處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購(gòu)水，用品，訂票）
日志項(xiàng)目
u 為上司——外出、會(huì)議、會(huì)客（準(zhǔn)備、參加、結(jié)束）
u 為自己——外出、會(huì)議、會(huì)客（準(zhǔn)備、參加、結(jié)束）
關(guān)門前后
l 查看日志（提醒上司，自己清晰）
l 回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班后）
l 離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器，切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，管好門窗）
總經(jīng)辦人員一天的工作樣板
8：30到達(dá)自己的辦公室
8：35打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點(diǎn)備用物品
9：00上司到辦公室
9：15 為上司沖咖啡，確認(rèn)當(dāng)天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預(yù)約好的客人
9：30 有傳真或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復(fù)
9：45 郵件到達(dá)后進(jìn)行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人
10：00接聽電話，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報(bào)紙雜志，剪報(bào)、掃描等等
10：30 接待客人，給客人沏茶等
11：40 上司外出，將上司交待的文件打完
12：00 午休
13：00 回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽電話等等
13：10 上司回到公司，給上司沖咖啡，報(bào)告電話留言，領(lǐng)回上司上次出差時(shí)的單據(jù)，核算出差費(fèi)用
14：00 根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復(fù)印并打印文件
14：30 招待客人，給沏茶
15：25 回到辦公桌前繼續(xù)起草報(bào)告（計(jì)劃明天寫完）
15：30 為公司司務(wù)會(huì)準(zhǔn)備咖啡
16：00幫總經(jīng)理辦公室主任的信寫好之后，寫好信封，并通知快遞公司將信取走；公司司務(wù)會(huì)結(jié)束后清理會(huì)場(chǎng)，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司
17：30 上司出門辦事，整理未完成的文件
18：00 準(zhǔn)備下班
另外，秘書還經(jīng)常要預(yù)訂飯店、為上司準(zhǔn)備午飯、準(zhǔn)備客戶禮品、打掃秘書辦公室、給會(huì)議準(zhǔn)備茶水......
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