盡管有多種資源、項目管理工具、培訓(xùn)材料和靈活的方法，公司還是每年花費數(shù)百萬元，致力于解決他們面臨的項目管理挑戰(zhàn)和問題。
發(fā)表在《哈佛商業(yè)評論》上的一項研究指出，每六個項目中就有一個項目的成本超過了預(yù)估金額的200%，幾乎70%的IT項目面臨項目逾期。防止這種情況發(fā)生是項目經(jīng)理的工作，但在這樣做的過程中，他們面臨著許多挑戰(zhàn)。
我們列出了項目經(jīng)理面臨的9個最常見問題，并提供問題出現(xiàn)時如何應(yīng)對的建議。
1. 范圍蔓延
對于項目來說，范圍蔓延都是一種自然和預(yù)期的現(xiàn)象。有時它可能是有益的，但多數(shù)時候弊大于利?？蛻舨磺宄约合胍裁?，需求模糊，這是對經(jīng)理和項目團隊最大的項目管理挑戰(zhàn)之一。
如何應(yīng)對：
在項目規(guī)劃階段積極主動地與客戶接觸，這有助于你獲得確切的需求，了解他們的期望。此外，準確規(guī)劃資源和人才使用也是關(guān)鍵。同樣重要的是，不要在項目執(zhí)行期間接受臨時的變更請求，因為這可能會導(dǎo)致延誤和成本增加。堅持最初的計劃。
2. 缺乏溝通
項目管理中有效的溝通對于項目的成功至關(guān)重要。你需要及時和透明的溝通方法，確保所有干系人都參與到過程中。
對于項目團隊來說，溝通錯誤很危險，因為會影響團隊合作，導(dǎo)致團隊成員之間的沖突，并有可能推遲項目。
如何應(yīng)對：
項目經(jīng)理經(jīng)常依賴市場上各種協(xié)作和項目管理軟件，用以確保所有人獲取最新資訊。項目協(xié)作工具不僅使管理人員更容易執(zhí)行職責，還確保項目和團隊內(nèi)部責任更大的透明度。此外，每周開幾次定期、簡短的會議對防止溝通不暢大有幫助。
3.缺乏明確的目標和成功標準
清晰度是成功完成項目最重要的要求之一，缺乏清晰度會導(dǎo)致一些項目管理問題。
對項目經(jīng)理來說，通過設(shè)置項目里程碑和質(zhì)量測試來量化項目進展的方法很重要。除了幫助你的團隊取得進展，擁有一套清晰的目標也有助于項目經(jīng)理在高層管理人員和客戶面前捍衛(wèi)他們的愿景。
如何應(yīng)對：
制定目標的流行方法，如SMART和CLEAR，可以幫助項目經(jīng)理從項目一開始就提出一套有效的目標。這有助于克服項目管理的障礙。此外，我們必須記住，沒有明確目標是個錯誤。因此，一旦你為項目團隊創(chuàng)建了目標，就要讓團隊成員清楚地看到目標并加以歸檔。
4. 預(yù)算問題
大多數(shù)管理者認為財務(wù)問題是有效項目管理的最大障礙之一。通過有效的成本管理，管理者可以避免項目可能面臨的各種常見復(fù)雜情況，爭取更好更快的結(jié)果。
如何應(yīng)對：
絕對有必要采用適當?shù)念A(yù)算程序并做出符合現(xiàn)實的假設(shè)以避免成本超支。計劃項目范圍時必須牢記手頭的預(yù)算。否則，預(yù)算限制可能會威脅到糟糕預(yù)算項目的成功。就像項目管理的其他領(lǐng)域一樣，記錄是關(guān)鍵。
5. 團隊成員技能不足
作為項目經(jīng)理，你可以創(chuàng)造最理想的環(huán)境，但如果團隊不具備處理手頭問題的必要技能，你的項目注定會失敗。這是個巨大的項目管理問題，只有通過適當?shù)慕?jīng)驗和遠見才能解決。
如何應(yīng)對：
有效的項目經(jīng)理預(yù)先確定所需的項目管理技能和能力，評估可用的勞動力，確定是否需要額外的人員和技能集。
有效的項目啟動計劃將處理項目的需求和完成項目所需的資源。這些資源還包括人力技能組件。項目計劃將進一步建立在啟動文件的基礎(chǔ)上。
6. 風險管理不足
有遠見地識別潛在的“萬一”情況并制定應(yīng)急計劃是項目管理的一個重要方面。項目很少會完全按照計劃進行，因為有太多變量可以創(chuàng)造無限的可能性。
如何應(yīng)對：
如果項目開始失控，項目經(jīng)理需要提出團隊可能采用的替代計劃。擁有項目風險管理系統(tǒng)有助于識別風險類型并減輕風險。制定應(yīng)急計劃至關(guān)重要。這個計劃應(yīng)該確定所有風險，如果這些風險成為現(xiàn)實，就應(yīng)該采取行動。
7. 缺乏責任感
當每個成員都感覺到自己的責任并努力履行分配給他們的角色，項目團隊就會表現(xiàn)得很好。團隊成員缺乏責任感可能會毀掉整個項目。
如何應(yīng)對：
有效的項目經(jīng)理給團隊成員分配職責，并指導(dǎo)團隊朝著成功完成項目的共同目標前進。擁有允許分配和跟蹤責任的項目工具是促進問責制的關(guān)鍵。
8. 干系人的有限參與
確保所有項目干系人達成共識，并對項目有個清晰的愿景，對項目經(jīng)理來說很重要。一個不參與的客戶可能會在項目的最后階段造成很多問題，所以斟酌客戶的反饋并在整個項目中保持反饋的更新非常重要。
如何應(yīng)對：
邀請客戶和其他干系人使用你的項目管理工具，這樣他們就可以積極參與項目塑造并提供反饋。此外，確保從項目規(guī)劃階段開始將所有內(nèi)部和外部干系人納入循環(huán)。安排與所有干系人的定期會議，并根據(jù)需要解決他們的問題。
9. 不切實際的期限
不可能的截止日期是另一個嚴重影響最終產(chǎn)品質(zhì)量的項目管理挑戰(zhàn)。任何有效的項目經(jīng)理都知道項目團隊的能力，并通過優(yōu)先安排截止日期和項目任務(wù)來協(xié)商項目時間線。
如何應(yīng)對：
在敏捷項目管理中，速度是由所有干系人的輸入共同決定的。這在項目規(guī)劃階段完成。此外，項目經(jīng)理必須經(jīng)常監(jiān)測最后期限。
這能確保項目執(zhí)行期間范圍蔓延得以避免，或者根據(jù)需要修改時間線。
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