文/彭宏（微信公眾號(hào)：建筑前沿）

職場中拼搏的你，是否為公司的各類會(huì)議而感到疲憊？是否感覺你的工作時(shí)間被一個(gè)個(gè)無關(guān)緊要的會(huì)議所占據(jù)，工作計(jì)劃被打亂？是否感覺你參與的會(huì)議總是拖延很久而無法做出決議？翻開你的日程表，如果你1/4以上的工作時(shí)間是在會(huì)議室里度過的，那么你所在的公司也患上了會(huì)議過多，會(huì)議時(shí)間過長的“會(huì)議病”。

企業(yè)需要召開會(huì)議的原因有兩點(diǎn)，一是企業(yè)有重要事項(xiàng)需要宣布或匯報(bào)，二是各職位和部門有各自的職責(zé)分工，而完成某一特殊任務(wù)所需的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不能全部裝在一個(gè)人的頭腦里，需要集思廣益，靠彼此合作才能完成。但是，如果一個(gè)企業(yè)經(jīng)常要以會(huì)議的方式來完成任務(wù)，就會(huì)被“會(huì)議病”所困擾。那么，“會(huì)議病”究竟有哪些弊端，形成的原因是什么，企業(yè)應(yīng)該如何應(yīng)對？讓我們來層層揭開“會(huì)議病”的面紗。

一、“會(huì)議病”存在的弊端

浪費(fèi)時(shí)間，工作時(shí)間被碎片化。時(shí)間是最為緊缺的資源，會(huì)議時(shí)間過長必然會(huì)導(dǎo)致其他的工作時(shí)間被壓縮。再者，工作時(shí)間會(huì)因過多的會(huì)議而被碎片化，使得管理者不能將注意力集中在應(yīng)該重點(diǎn)處理的重大事務(wù)上。

工作計(jì)劃被打亂。臨時(shí)會(huì)議太多，導(dǎo)致會(huì)議參與者的工作計(jì)劃被打亂，無法按照預(yù)期完成工作任務(wù)，不得不對工作進(jìn)行重新規(guī)劃，不利于日常工作的開展。

會(huì)議效率低下。人的注意力無法長時(shí)間集中，一般情況下，會(huì)議時(shí)長超過90分鐘后，人的思維就不再活躍，對于信息的接受能力下降，想法也不再具有新意。時(shí)間過久的會(huì)議不利于問題的解決，效率低下。

催生厭煩情緒。過多的會(huì)議會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的參與者產(chǎn)生厭煩情緒，抵制會(huì)議，認(rèn)為會(huì)議都意義不大，是在浪費(fèi)時(shí)間，耽誤正常的工作，從而導(dǎo)致對待會(huì)議不重視，不愿參與會(huì)議的討論。

二、“會(huì)議病”產(chǎn)生的原因

組織不健全。“會(huì)議病”是組織不健全的表現(xiàn)，組織中缺少解決此問題的負(fù)責(zé)職位或部門，亦或是職位和部門設(shè)置不當(dāng)，本應(yīng)由一個(gè)職位或一個(gè)部門做的工作，被分散到幾個(gè)職位或幾個(gè)部門去了，職責(zé)混亂。

會(huì)議缺乏計(jì)劃性與目的性。會(huì)議缺少計(jì)劃性，導(dǎo)致臨時(shí)會(huì)議過多且問題不能得到及時(shí)、高效的解決。會(huì)議的必須參與人員與選擇性參與人員沒有有效區(qū)分，會(huì)議參與的無關(guān)人員過多。有的會(huì)議雖有目的，但是目的過于抽象和空洞，導(dǎo)致會(huì)議的討論過程偏離主題，會(huì)議持續(xù)時(shí)間過長，問題無法解決，不能收到應(yīng)有的成效。

會(huì)議紀(jì)律不嚴(yán)明，召開時(shí)間不當(dāng)。會(huì)議紀(jì)律不嚴(yán)明，遲到、會(huì)議過程接打電話現(xiàn)象普遍，對待會(huì)議態(tài)度散漫，不能及時(shí)高效地解決問題，導(dǎo)致會(huì)議拖的時(shí)間太久，無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議任務(wù)，衍生出多個(gè)相關(guān)會(huì)議。有的會(huì)議從早上一直開到午飯時(shí)間還無法結(jié)束，與會(huì)人員早已饑腸轆轆，無法將心思集中在會(huì)議上。亦或是把一些時(shí)限上無特殊要求的會(huì)議安排在周末或休息日，參會(huì)人員本身就對會(huì)議有抵觸情緒，無心參會(huì)，必然導(dǎo)致會(huì)議效率低下，會(huì)議質(zhì)量大打折扣。

會(huì)后缺乏督辦，決策執(zhí)行不力。會(huì)議決策的執(zhí)行與反饋是會(huì)議工作的最后一環(huán)，也是至關(guān)重要、不可缺少的一環(huán)。沒有定責(zé)任人、定時(shí)限完成決策并反饋，導(dǎo)致決策得不到有效的貫徹執(zhí)行，后續(xù)需重新開會(huì)解決重復(fù)問題。長此以往，會(huì)在公司形成“會(huì)了事了”的風(fēng)氣，致使員工認(rèn)為會(huì)議無非是走過場，甚至對領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威及工作作風(fēng)喪失信心。

三、針對“會(huì)議病”的幾點(diǎn)建議

健全組織機(jī)構(gòu)，合理授權(quán)。設(shè)置合理的部門和職位，使得企業(yè)運(yùn)營中存在的多數(shù)問題能夠有對應(yīng)的部門和職位來負(fù)責(zé)解決。其次領(lǐng)導(dǎo)層要對下屬和部門合理授權(quán)，一些非重大問題由相應(yīng)部門解決即可，無需召開會(huì)議集體決策。

增強(qiáng)會(huì)議的計(jì)劃性與目的性。會(huì)議的開展要提前做好計(jì)劃，盡量減少臨時(shí)會(huì)議。并且會(huì)議所要解決的問題要提前規(guī)劃好，并將會(huì)議需解決的問題提前告知會(huì)議參與者，使與會(huì)人員有充足的時(shí)間做好會(huì)前準(zhǔn)備，提高會(huì)議解決問題的效率。

完善會(huì)議制度。建立適合企業(yè)自身情況的會(huì)議制度，嚴(yán)明會(huì)議紀(jì)律，領(lǐng)導(dǎo)層以身作則，杜絕會(huì)議散漫的風(fēng)氣。會(huì)議制度要形成會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議通知、會(huì)議召開、會(huì)議決策、決策執(zhí)行與反饋的完整閉環(huán)，保障會(huì)議的高效與決策的執(zhí)行到位。

做好會(huì)議的組織工作。一般會(huì)議召開過程中要規(guī)定好三個(gè)角色：主持人、調(diào)度人和記錄人。在這三個(gè)角色中，會(huì)議主持人起到一個(gè)主線的作用，負(fù)責(zé)宣布會(huì)議開始、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容。調(diào)度人一般由與會(huì)者中職位最高者擔(dān)任，起到把握和緊扣整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用，負(fù)責(zé)控制會(huì)場秩序、指定發(fā)言人、最終決策拍板和確定會(huì)議決策的執(zhí)行人。記錄人起會(huì)議支持作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，撰寫并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要，以便于會(huì)后做出客觀的會(huì)議評估。

減少會(huì)議次數(shù)與時(shí)長。遇到所需解決問題時(shí)，合理選擇解決方法，如無必要，應(yīng)避免采取會(huì)議的方式解決。做會(huì)議計(jì)劃時(shí)規(guī)劃好會(huì)議時(shí)長，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必須結(jié)束會(huì)議并解決問題，避免無時(shí)間限制的會(huì)議拖延。如若出現(xiàn)會(huì)議上一時(shí)無法得出定論的議題，可令會(huì)議記錄人暫且記錄下來，留到會(huì)議最后處理或是會(huì)后再找時(shí)間設(shè)法解決，以避免影響會(huì)議的整體進(jìn)程。

無關(guān)緊要人員選擇性參加，會(huì)后告知紀(jì)要。既要保障相關(guān)人員了解會(huì)議情況，又要防止未被邀請的人感覺被忽視，可于會(huì)前發(fā)這樣一份通知給相關(guān)人員：茲訂于2018年×月×日上午9時(shí)，于三樓會(huì)議室，誠邀張、王、李、趙四君開會(huì)商討2018年第一季度的資金預(yù)算問題。如哪位需要了解這個(gè)問題或愿意參與討論，亦請屆時(shí)出席。如果無法出席，我們將于會(huì)后立刻呈送會(huì)議紀(jì)要，供各位參考并希望提出寶貴意見。

簡而概之，企業(yè)組織會(huì)議工作要做到“備而會(huì)、會(huì)而議、議而決、決而行、行而徹”！