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有個(gè)朋友說，最近工作太忙，經(jīng)常加班，感覺很疲憊，問我有沒有提升工作效率的好方法。
我想起了吳軍老師曾經(jīng)提到過的觀點(diǎn)，我們平時(shí)的工作效率已經(jīng)算不錯(cuò)了，避免陷入過于忙碌的怪圈，關(guān)鍵是要少做點(diǎn)事情，而不是想著在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上去逼迫自己大幅提高工作效率。
如果一定要給出解決方案，緩解經(jīng)常加班的痛苦，我覺得可以嘗試這幾個(gè)方法：
1.每天提前30分鐘到達(dá)辦公室。在沒有人打擾的前提下，規(guī)劃好今天要做的三件最重要的事情，把這三件事寫在筆記本的左側(cè)，其他,非重要工作或者臨時(shí)接到的工作安排寫在筆記本的右邊頁面。然后集中注意力，先做最重要的三件事。第一件做完了，休息一會(huì)兒，喝口水，起來走動(dòng)一下，然后立刻去做最重要的第二件事；完成后休息片刻，再做第三件事，確保今天務(wù)必完成這三件事情。
2.在完成最重要工作的期間，肯定會(huì)有各種各樣的事情干擾。比如說，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代一個(gè)任務(wù)，下屬來請(qǐng)示工作，接到一些電話，除非十萬火急，否則你都不要立刻著急去處理，而是把這些事情記在筆記本的右側(cè)頁面，然后專注于當(dāng)天最重要的三件事。
收到一些微信和qq的消息時(shí)，不要來一條看一條，可以在下班前的1小時(shí)集中處理，集中回復(fù)消息。如果你看了消息，也不必著急立刻回應(yīng)，可以先置頂，在休息期間回復(fù)。如果幾句話說不清楚，可以電話溝通。
3.嘗試授權(quán)。凡是重復(fù)三次的工作，全部做成流程化，做成模板，然后才有機(jī)會(huì)交給別人去處理，才能讓別人更順利地接手。要善于分享自己的經(jīng)驗(yàn)，別藏著掖著。只有當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員的工作速度和質(zhì)量都提升上來了，才能分擔(dān)你的壓力。
4.盡可能地保證自己七小時(shí)的休息時(shí)間。休息好，才有精力去應(yīng)對(duì)快節(jié)奏的工作。晚上熬夜一兩個(gè)小時(shí)，換來第二天一整天的低迷狀態(tài)，得不償失。
5.非必要的會(huì)議可以不出席，非必要的活動(dòng)也可以由其他人去參加。當(dāng)然這一點(diǎn)要和自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事達(dá)成共識(shí)。如果無法達(dá)成共識(shí)，也可以在感到疲憊的時(shí)候，請(qǐng)假不參加非你不可的會(huì)議和活動(dòng)。
6.作為管理人員，在自己忙得要死的時(shí)候，一定要看一看自己的團(tuán)隊(duì)狀態(tài)。每個(gè)人是不是和你一樣忙碌？如果你自己很忙，但是下屬相對(duì)比較輕松，說明你承擔(dān)了過多的責(zé)任。或者說下屬的工作做得不到位，成熟度不高，因此需要你去補(bǔ)救（修改，調(diào)整，甚至給下屬出主意），一旦下屬習(xí)慣了這樣，你就會(huì)變得特別辛苦。因此要善于拒絕，本來應(yīng)該由下屬高質(zhì)量完成的工作，一定要給他們不斷改進(jìn)的機(jī)會(huì)，而不是嘗試代替他們?nèi)ヌ幚怼?/p>
7.使用更高效的工具。例如在寫工作方案，寫新聞稿的時(shí)候，可以嘗試先列好框架，用語音轉(zhuǎn)文字的方式寫初稿，然后修改起來就比較方便一點(diǎn)。語音輸入是打字輸入效率的4~5倍。在收集一些信息的時(shí)候，可以使用在線表單，而不是收上來一堆Excel表格，然后慢慢匯總、編輯、調(diào)整。
8.給自己的所有工作分分類，用80%的時(shí)間處理日常工作，預(yù)留20%的時(shí)間精力去做一些很重要但是目前還沒有火燒眉毛的事情?；蛘哒f，我們預(yù)留20%的時(shí)間去做未來要做的事情，這樣就能夠?yàn)閷硎〕鲆恍r(shí)間精力。
9.在一些非關(guān)鍵任務(wù)上，不要對(duì)工作質(zhì)量要求那么高，70分即可。在每件事情上都追求完美，是導(dǎo)致很多事情拖延的罪魁禍?zhǔn)住?/p>
10.不要返工，返工是效率的最大敵人，爭(zhēng)取一次性做好。減少返工的前提是對(duì)工作任務(wù)的充分理解和對(duì)工作結(jié)果的共同預(yù)期。因此，在前期多交代好工作要點(diǎn)、注意事項(xiàng)以及你對(duì)結(jié)果的期待，形成共識(shí)，更能讓別人知道如何更好地配合你。
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