2020年除夕夜開始，全國籠罩在疫情的陰影下，很多企業(yè)開工在即，為避免辦公室人群聚集、交叉感染，各行各業(yè)的職場人士都跑步了進(jìn)入遠(yuǎn)程辦公模式。但跑步的步調(diào)差異很大，很多科技公司對于遠(yuǎn)程辦公輕車熟路、如魚得水；而有些傳統(tǒng)企業(yè)則是被迫上線，慌亂開展，那么遠(yuǎn)程辦公到底是短期不得已而為之，還是未來企業(yè)辦公模式的一種有效補(bǔ)充呢？ 遠(yuǎn)程辦公對于跨國企業(yè)以及互聯(lián)網(wǎng)型企業(yè)并不新鮮，包括IBM、Google、Facebook、Yahoo、華為等企業(yè)，跨國企業(yè)利用遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)實現(xiàn)跨區(qū)域團(tuán)隊協(xié)調(diào)，能夠迅速反應(yīng)，降低辦公成本。華為內(nèi)部溝通使用自己內(nèi)部開發(fā)的welink，具備會議、消息、郵件、待辦審批、知識共享各種功能，welink作為全球華為員工智能高效的協(xié)作工具和平臺，有效的提升了華為全球辦公體驗和效率。字節(jié)跳動利用遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)實現(xiàn)各個項目小團(tuán)隊目標(biāo)分解和協(xié)作，敏捷并行作業(yè)，愉悅的提高工作效率。今日頭條、抖音等5萬員工在飛書上開展遠(yuǎn)程協(xié)作，并且對應(yīng)開發(fā)了很好用的OKR管理工具。遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)主要包括視頻會議類、直播類、文檔寫作類，綜合團(tuán)隊協(xié)作類等四大類。視頻會議類包括國外的slack、webex、Zoom以及國內(nèi)的小魚易連、騰訊會議等，從使用推薦上，騰訊會議操作簡單，便于傳播，穩(wěn)定性一般；Zoom前期注冊較為繁瑣，但是系統(tǒng)穩(wěn)定，還有美顏、美化背景等功能。
直播類包括小鵝通、千聊等，疫情下各種培訓(xùn)興起，小鵝通軟件一騎絕塵，市場占有率很高，支持回播功能，畫面清晰流暢。
文檔協(xié)作類包括石墨文檔、WPS以及Notion等，石墨文檔在多人協(xié)作上一如既往的便捷、穩(wěn)定。
綜合團(tuán)隊協(xié)作類包括釘釘、企業(yè)微信、飛書、welink等等。不同類型工具的側(cè)重點不同，各有優(yōu)缺點，企業(yè)需要根據(jù)自身企業(yè)的特點選擇適合自己的遠(yuǎn)程辦公軟件。
釘釘?shù)漠a(chǎn)品邏輯是從辦公事務(wù)出發(fā)延伸到用戶溝通，綜合辦公模塊相對比較完善，適用于對綜合辦公需求較高的企業(yè)，目前由于推向?qū)W校教學(xué)，與用戶連接加快；
企業(yè)微信的產(chǎn)品邏輯是以用戶為中心，易于鏈接個人微信，綜合辦公模塊也整合了更多的市場化應(yīng)用，適合建立外部客戶微信生態(tài)的企業(yè)；
飛書更加偏向與小團(tuán)隊、輕度的辦公需求，界面更加的流暢、簡潔，更適合互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)或者內(nèi)部具備公開、透明氛圍的企業(yè)；
Welink主要在華為內(nèi)部使用，數(shù)字化辦公功能強(qiáng)大，并且還有知識分享模塊，低調(diào)嚴(yán)謹(jǐn)全面就是它了，由于華為僅在疫情期間免費開放，不知道后續(xù)是否加大推廣力度。
從個人喜好方面，輕辦公我更加喜歡飛書，簡潔流暢高效，妥妥字節(jié)粉，但是華為welink顯然功能更多。
目前釘釘和企業(yè)微信在市場規(guī)模上占據(jù)前兩把交椅，疫情之下，華為welink和字節(jié)跳動的飛書也啟動免費對外開放模式，入局雖晚，但可預(yù)見未來遠(yuǎn)程辦公的企業(yè)服務(wù)廠商將呈雨后春筍般增長，遠(yuǎn)程辦公的春天似乎已經(jīng)開啟。根據(jù)Global Workplace Analytics的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，全球在計算機(jī)科學(xué)、藝術(shù)設(shè)計和媒體、商業(yè)服務(wù)、金融等行業(yè)遠(yuǎn)程辦公的趨勢一直在上升。國內(nèi)目前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)、軟件服務(wù)業(yè)、在線教育、在線零售、咨詢服務(wù)業(yè)等都具備遠(yuǎn)程服務(wù)的基礎(chǔ)。
總體來說，工作目標(biāo)性強(qiáng)、以1對1協(xié)作為主，電腦作為工作設(shè)備，且不需要面對面、多維度內(nèi)部溝通的崗位比較適合遠(yuǎn)程辦公，比如程序員、設(shè)計師、新媒體運營、咨詢師、銷售等崗位。而需要工作任務(wù)不清晰、工作崗位需要內(nèi)外部協(xié)作較多的崗位遠(yuǎn)程辦公的效率會降低。遠(yuǎn)程辦公最大的問題就是團(tuán)隊之間不見面，時間不同步，工作環(huán)境也不同，比如起床時間不一樣、吃飯時間不一致、工作環(huán)境是否有獨立空間、是否會經(jīng)常受到周邊環(huán)境的打擾，都會導(dǎo)致管理和溝通的效率較低。
如何提升遠(yuǎn)程辦公效率也是困擾很多企業(yè)的難題，遠(yuǎn)程辦公工具是流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的，工具本身不會影響效率，但是使用工具的方式、方法和管理技巧才是提高效率的關(guān)鍵。國內(nèi)很少有企業(yè)建立遠(yuǎn)程辦公制度，大部分還是依靠員工自覺或者領(lǐng)導(dǎo)督促，建立明確的機(jī)制、時間控制和任務(wù)目標(biāo)至關(guān)重要。
1、建立遠(yuǎn)程辦公的溝通機(jī)制，每天安排簡短的早會、晚會，以小團(tuán)隊的方式十分鐘安排好當(dāng)天的工作安排和工作總結(jié)，就像上下班一樣的儀式感。2、建立明確的工作時間控制，給大家明確區(qū)分辦公時間，比如上午9：30-11：30，下午1：30-5：30這段時間能夠保障隨時在線，及時回復(fù)問題，避免溝通時間錯位的問題，給與及時回復(fù)人員的定期表彰。3、明確當(dāng)日工作任務(wù)，日事日畢，日清日高，將工作任務(wù)分解到每天，甚至細(xì)化到具體小時，列清楚當(dāng)日的工作目標(biāo)，有利于員工提升工作的緊迫感。很多企業(yè)家反映員工遠(yuǎn)程辦公的積極性不高，在家很難進(jìn)入工作狀態(tài)，想讓員工自發(fā)性、有積極性的開展遠(yuǎn)程辦公，這就需要企業(yè)做很多人文的事情，將企業(yè)文化、團(tuán)隊文化、管理特點融入到工具當(dāng)中。
有些公司在每天遠(yuǎn)程打卡就會采取花式打卡的方式，比如周一、周二是嚴(yán)肅正式的打卡，周三周四是太極拳/瑜伽/打卡，周五周六看心情打卡等等，激活員工的參與度和新鮮感。有些公司將日常辦公的大家的一些休閑習(xí)慣融入到遠(yuǎn)程辦公，比如每天午休時間，大家可以隨意的進(jìn)入到八卦、吐槽環(huán)節(jié)，讓遠(yuǎn)程辦公不在孤單，建立團(tuán)隊辦公的氛圍。疫情下的遠(yuǎn)程辦公，很多時候企業(yè)都忽略了信息安全的問題，以往遠(yuǎn)程辦公主要是采用連接內(nèi)網(wǎng)的形式來進(jìn)行溝通協(xié)作，信息安全相對能夠得到保障。
相比之下，企業(yè)微信、釘釘?shù)韧ㄓ霉ぞ咝偷霓k公軟件在安全方面還有很大的提升空間，比如同業(yè)之間都很少用對方的通用辦公軟件，也是主要考慮信息安全的問題，因此現(xiàn)在大部分遠(yuǎn)程辦公工具的應(yīng)用程度只能止步在溝通和基礎(chǔ)協(xié)作等比較淺的層面。如果想要擴(kuò)大遠(yuǎn)程辦公的使用范圍，還需要各個廠商在系統(tǒng)的安全管理、權(quán)限層級等方面進(jìn)一步改善，才能夠讓使用者顧慮很少，應(yīng)用的層面更深。受到疫情影響，太多行業(yè)都受到了很大的沖擊，但也有部分行業(yè)面臨機(jī)遇，很多業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公迎來了“歷史性的風(fēng)口”，但也有很多人認(rèn)為疫情過后，遠(yuǎn)程辦公將會是“曇花一現(xiàn)”。從國外遠(yuǎn)程辦公的發(fā)展趨勢來看，美國超八成企業(yè)引入遠(yuǎn)程辦公制度，有3000萬人在家中辦公；印度、墨西哥等國家有30%員工可實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公；而中國保守估計只有500萬人，遠(yuǎn)程辦公普及率很低。結(jié)合國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展，我們認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公行業(yè)具備長期增長的動力。隨著中國全球化進(jìn)程加快，產(chǎn)業(yè)鏈跨地區(qū)分工、協(xié)作的需求日益提升，遠(yuǎn)程辦公軟件模式不斷創(chuàng)新、功能更加完備，相信未來遠(yuǎn)程辦公將成為很多企業(yè)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)、靈活用工的重要手段。遠(yuǎn)程辦公元年已經(jīng)開啟，未來開展遠(yuǎn)程辦公，你和你的企業(yè)準(zhǔn)備好了么？
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