7.1 時間管理

這是我即將印刷的《經(jīng)理人入門》中“管理常用工具”中的一個章節(jié)。書將于2017年1月底印刷。感興趣的朋友請關(guān)注我的微信（28063820）或者微信公眾賬號（feedmarketing）。劉舜才

時間是人生的稀缺資源

上帝對我們每個人在這兩點上都是公平的：

• 每個人都只能夠活一次；

• 每個人的一天都只有24小時。

既然如此，為什么我們的時間價值會有天壤之別呢？

表6.1 時間的量化成本——年薪、日薪與時薪

（工作日=365-108-10-10=237天；每天工作7小時）

我在《營銷教不會》的封面折頁里寫的“是什么決定了你的未來？”其中一條就是“你的時間花在哪”。

由于時間是我們?nèi)松凶钕∪钡馁Y源，你的時間就在哪里，就說明你重視什么。你的一天怎么過，你的一生也就怎么過。一生就是這樣一天天重復(fù)和累進(jìn)而成的。

時間管理的本質(zhì)

時間管理的本質(zhì)是提高你的工作效率，增加單位時間內(nèi)的貢獻(xiàn)價值，從而實現(xiàn)雇主和你的雙贏。

哪些因素決定了你的工作效率？

• 你的工作是有計劃的還是被迫的

• 你做精力管理還是無限加班

• 你自己什么事都親力親為還是只抓關(guān)鍵問題，組合資源要素，讓適合的人干適合的事

時間管理的方法

方法1：四象限原理

圖7.1 按照事情的重要性與急迫性分類

跟據(jù)圖7.1的分類，把具體活動填入相應(yīng)的區(qū)域，得到圖7.2。每個人的工作情況不同，下圖的內(nèi)容也可能不一樣，請根據(jù)自己的實際情況填寫出自己的圖7.2來。

圖7.2 跟進(jìn)急迫性與重要性分解的各種可能的活動

分析7.2，看你的主要時間消耗在哪些活動中。根據(jù)德魯克的方法[1]，要持續(xù)統(tǒng)計一周甚至幾個月的期間內(nèi)自己的時間花費才能夠得出真實的情況。根據(jù)測算，這樣的統(tǒng)計結(jié)果和估計值之間往往存在很大差距。

普通人的時間消耗見圖7.3，這只是一個西方的統(tǒng)計結(jié)果，在不同工作與生活環(huán)境下的人之間的差異會非常大。請將你自己的（或你屬下的）統(tǒng)計結(jié)果與此對照，看你發(fā)現(xiàn)哪些差異？這些差異讓你的效率更高還是更低？如何改進(jìn)？

圖7.3 普通人的時間分配

作為一個“普通人”，老板給你的工資很普通，你能夠為公司做出的貢獻(xiàn)也很一般，生活可能平淡無趣甚至充滿壓力。你之所以如此普通，是因為你在時間使用上出了問題。

你的時間分配有什么問題？你被那些“緊急但不重要”的事情占據(jù)了大部分時間。我們先看看成功人士的時間是如何分配的，這可能給我們一些參考和啟示。圖7.4是西方統(tǒng)計的成功的管理者的時間分配情況。

圖7.4 成功的管理者的時間分配情況

大家對照一下這個圖，不難發(fā)現(xiàn)我們與成功者之間的差別在于時間分配。我在《營銷教不會》①中論如何改變的時候也提到，“改變從重新分配時間開始”[2]。

思考：為什么緊急而不重要的事情會占據(jù)你的主要時間呢？

• 對“緊急”與“重要”的理解錯誤，驚弓之鳥；

• 拖延癥導(dǎo)致不急的事情變緊急；

• 沒有計劃、預(yù)算、跟進(jìn)、流程，隨意--瞎搞；

• 精力分配不當(dāng)，連續(xù)加班導(dǎo)致低效率并惡性循環(huán)。

方法2：80/20法則

時間管理的80/20法則：重點做20%重要性是80%的工作。

第一步：列出一天（一周、一月、一年等）需要辦理的事項；

第二步：工作價值分類，找出重要性是80%的工作；

第三步：要事優(yōu)先——事項排序與時間、精力分配。

方法3：區(qū)分程序性事務(wù)與非程序性事務(wù)

結(jié)構(gòu)性問題和程序性事務(wù)：經(jīng)常發(fā)生，可以按照規(guī)則和流程應(yīng)對和處理的事務(wù)（程序化決策）。凡是有規(guī)則和流程可依的事務(wù)就可以建立規(guī)則、流程后通過崗位授權(quán)出去，讓下屬替代自己處理。公司經(jīng)營中80%的事務(wù)都是程序性事務(wù)，管理者如果大量的工作是處理這類事務(wù)，浪費了自己的寶貴時間，也妨礙下屬的成長。

非程序性事務(wù)或新生事物：新、復(fù)雜、沒有確定的結(jié)果非程序化決策中存在各種，可能的解決力法這些辦法各有利弊決策者必須創(chuàng)造或施加一種方法來做決策沒有一種預(yù)先確定的結(jié)構(gòu)可以依賴重要、困難的決策通常是非程序化的，需要采用創(chuàng)造性的方法。這些決策需要領(lǐng)導(dǎo)者參與。

如何讓你的時間更有價值？

1、統(tǒng)籌能力：

你的統(tǒng)籌能力決定了你是靠自己行動才能夠有業(yè)績產(chǎn)出還是靠自己的想法，別人行動來實現(xiàn)你的目標(biāo)。如果什么都靠自己行動才會有業(yè)績，無論你多聰明能干，在公司里都不會有很大發(fā)展，因為個人的能力和精力都是十分有限的。一個好的管理者，更需要強(qiáng)化自己的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)能力，靠下屬來完成自己的使命。

哪些因素影響到你的統(tǒng)籌能力？

• 你的目標(biāo)，大局，方向感；

• 你對資源的整合，合理分配與利用的能力；

• 你是否有用協(xié)助者——助理、參謀、顧問等；

• 你的價值觀與判斷力；

• 整段不受打擾的時間對于深度思考或者處理復(fù)雜事務(wù)是必要的。

2、獲得授權(quán)：

在第二章已經(jīng)講過，獲得提升的過程基本上也就是獲得職位授權(quán)的過程。要想被老板授權(quán)必備的三個要素：老板的信任，你的能力和職位機(jī)會。一般來說只要前兩項夠強(qiáng)大機(jī)會自然會來。

3、向下授權(quán)：

當(dāng)你獲得足夠授權(quán)后如果還是什么事情都靠自己，那你也就把自己困住了，這時候你需要把大多數(shù)瑣事授權(quán)出去才能夠提高自己的效率與單位時間的產(chǎn)出。

怎樣才能夠做到向下授權(quán)呢？

• 建立必要的制度、規(guī)則、流程；

• 培養(yǎng)合格的代理人與執(zhí)行者；

• 跟進(jìn)與關(guān)鍵點控制；

• 組織的可復(fù)制性。

  4、精力管理

精力的4個來源：體能、情感、思維和意志。體能充沛，情緒正面的時候人才可能全情投入到工作中，這時候的工作效率才是最高的。

計劃：確立優(yōu)先項并照顧精力消耗與恢復(fù)的平衡。

全情投入：要做到全情投入需要從觀念上糾正一些誤區(qū)：

表7.1 全情投入的力量[3]

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舊觀念新觀念

管理時間 管理精力

避免壓力 追求壓力

生活是一場馬拉松 生活是一系列短跑沖刺

放松是是浪費時間 放松是有效產(chǎn)出的時間

回報驅(qū)動表現(xiàn) 目標(biāo)驅(qū)動表現(xiàn)

依靠自律 依靠習(xí)慣

積極思考的力量 全情投入的力量

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改變并形成習(xí)慣：明確目標(biāo)，正視現(xiàn)實，付諸行動。

注釋：

[1] 德魯克《卓有成效的管理者》

[2] 《營銷教不會》①第3版P71。

[3] 引自吉姆·洛爾，托尼·施瓦茨《精力管理》P20。

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