工齡工資是某些企業(yè)按照員工的工作年數(shù)，即員工的工作經(jīng)驗和勞動貢獻的積累給予的經(jīng)濟補償。工齡工資是企業(yè)分配制度的一個重要組成部分，我們可以利用Excel 2016中的IF函數(shù)來快速計算員工的工齡工資。

例如，我們約定工齡工資的計算標(biāo)準(zhǔn)為：工齡不足1年時不計工齡工資，工齡大于1年時按照每年100元遞增。具體操作步驟如下。

步驟01：選中G3單元格，在公式編輯欄中輸入公式“=IF（E3<=1,0,（E3-1）*100）”，按Enter鍵，即可根據(jù)員工的工齡計算出其工齡工資。

步驟02：選中G3表格，將光標(biāo)定位到該單元格的右下角，當(dāng)出現(xiàn)黑色的十字形狀時向下拖動復(fù)制公式，可一次性得出所有員工的工齡工資，如圖7-8所示。

圖7-8　計算員工工齡工資

工齡是指職工以工資收入為生活資料的全部或主要來源的工作時間。工齡的長短標(biāo)志著職工參加工作時間的長短，也反映了其對社會和企業(yè)的貢獻大小，以及知識、經(jīng)驗、技術(shù)熟練程度的高低。Excel中的Year函數(shù)可以有效、快速地計算工齡，計算后的工齡數(shù)據(jù)需要設(shè)置成合適的數(shù)字格式，具體操作步驟如下。

步驟01：先選中E3單元格，在公式編輯欄中輸入公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（D3）”，按Enter鍵返回日期值。再次選中E3單元格，將光標(biāo)定位到該單元格右下角，當(dāng)出現(xiàn)黑色十字形狀時，向下拖動鼠標(biāo)復(fù)制公式，可以一次性計算出所有員工的工齡，如圖7-6所示。

圖7-6　計算員工工齡

步驟02：將工齡設(shè)置成需要的數(shù)字格式。選中E3單元格，切換到“開始”選項卡，在“數(shù)字”選項組中設(shè)置單元格的格式為“數(shù)值”，即可完成數(shù)字格式的顯示設(shè)置，如圖7-7所示。再次選中E3單元格，將光標(biāo)定位到該單元格右下角，當(dāng)出現(xiàn)黑色十字形狀時，向下拖動即可設(shè)置完所有的數(shù)字格式。

圖7-7　設(shè)置工齡數(shù)字格式

在工資管理過程中，面對大量的員工信息，有時需要快速查找員工的工資數(shù)據(jù)，我們可以利用Excel 2016中的快速篩選功能操作來實現(xiàn)。

步驟01：選中所需項目列，例如我們選擇A2列，切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“篩選”按鈕，如圖7-3所示。

圖7-3　設(shè)置快速篩選

步驟02：這時，A2列就多出了下拉框效果，例如我們點開“姓名”下拉框，在文本篩選框中輸入要查找的姓名，例如要輸入“方德”，然后單擊“確定”按鈕，如圖7-4所示。此時便可篩選出所要查找的數(shù)據(jù)，如圖7-5所示。

圖7-4　設(shè)置文本篩選內(nèi)容

圖7-5　篩選后數(shù)據(jù)

創(chuàng)建員工基本工資管理表需要知道員工的“編號”“姓名”“所在部門”“所屬職位”“入職時間”等基本信息，以及相應(yīng)的員工“基本工資”數(shù)據(jù)。具體創(chuàng)建基本工作表的操作步驟如下。

步驟01：啟動Excel 2016，新建“空白工作簿”，并將其命名為“員工工資管理表”。重命名Sheet1工作表為“員工基本工資管理表”，然后在表格中建立相應(yīng)的列標(biāo)識，并設(shè)置表格的文字格式、邊框底紋格式等。設(shè)置完畢后，效果如圖7-1所示。

圖7-1　建立員工基本工資表

步驟02：輸入員工的基本信息與基本工資。員工的基本信息可以從公司的檔案里直接復(fù)制過來，基本工資則需要據(jù)實輸入。輸入完畢后，效果如圖7-2所示。

圖7-2　輸入基本數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)的排序和篩選是日常辦公中最為常見的數(shù)據(jù)處理方式之一，本章以財務(wù)工作中的應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)為實例，詳細介紹Excel中名稱的定義與應(yīng)用、簡單排序、多關(guān)鍵字排序、自定義排序、自動篩選、自定義篩選、高級篩選以及分類匯總等知識，無需復(fù)雜的編程，就可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理和分析。

在往來賬款處理業(yè)務(wù)中，常見的還有賬齡的分析。接下來，以某企業(yè)的應(yīng)收賬款賬齡分析為實例，進一步加強對本章所學(xué)Excel知識的綜合應(yīng)用。打開實例文件“賬齡分析表.xlsx”工作簿。

步驟01：切換到當(dāng)前工作表，在“排序和篩選”組中單擊“排序”按鈕，如圖6-116所示。

圖6-116　單擊“排序”按鈕

步驟02：在“排序”對話框中單擊“主要關(guān)鍵字”下三角按鈕，從下拉列表中選擇“對方單位”，如圖6-117所示。

圖6-117　設(shè)置主要關(guān)鍵字

步驟03：單擊“添加條件”按鈕，從“次要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“到期日期”，設(shè)置“次序”為“降序”，單擊“確定”按鈕，如圖6-118所示。

圖6-118　設(shè)置次要關(guān)鍵字

步驟04：排序結(jié)果如圖6-119所示。

圖6-119　排序結(jié)果

步驟05：打開“分類匯總”對話框，從“分類字段”下拉列表中選擇“對方單位”，勾選“應(yīng)收賬款金額”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，如圖6-120所示。

圖6-120　設(shè)置分類匯總

步驟06：返回工作表中，按“對方單位”對“應(yīng)收賬款金額”匯總，結(jié)果如圖6-121所示。

步驟07：設(shè)置嵌套分類匯總。再次打開“分類匯總”對話框，從“分類字段”下拉列表中選擇“賬齡”，取消勾選“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，如圖6-122所示。

步驟08：返回工作表，單擊分級符3，顯示分類匯總數(shù)據(jù)，如圖6-123所示。

圖6-121　分類匯總結(jié)果

圖6-122　設(shè)置嵌套分類匯總

圖6-123　分類匯總結(jié)果

在實際工作中，完成了數(shù)據(jù)的分類匯總后，可能需要分頁將匯總結(jié)果打印出來，這里就需要設(shè)置分頁顯示分類匯總數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下所示。

步驟01：打開“分類匯總”對話框，從“分類字段”下拉列表中選擇要分頁顯示的分類字段，這里我們選擇“一級科目”。然后勾選“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，如圖6-114所示。

圖6-114　勾選“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框

步驟02：返回工作表中，此時工作表在“一級科目”的每組分類數(shù)據(jù)分頁顯示，如圖6-115所示。

圖6-115　分頁顯示數(shù)據(jù)

當(dāng)不再需要顯示分類匯總信息時，可以將分類匯總從工作表中刪除。刪除分類匯總的方法非常簡單，只需要單擊一個按鈕即可。

步驟01：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框。在該對話框中單擊“全部刪除”按鈕，如圖6-112所示。

圖6-112　單擊“全部刪除”按鈕

步驟02：返回工作表中，此時分類匯總?cè)勘粍h除，如圖6-113所示。

圖6-113　刪除分類匯總后的表格

對數(shù)據(jù)進行分類匯總后，Excel會自動按匯總時的分類對數(shù)據(jù)進行分級顯示，并且在數(shù)據(jù)清單的行號左側(cè)出現(xiàn)一些層次分級顯示按鈕“-”和“+”。分級顯示匯總結(jié)果有兩種方法，具體介紹如下。

方法1

用戶可以直接單擊工作表列標(biāo)簽左側(cè)的數(shù)字分級顯示按鈕來設(shè)置顯示的級別，例如，單擊數(shù)字“2”，只顯示二級分類匯總，如圖6-110所示。

圖6-110　單擊數(shù)字“2”

方法2

還可以單擊分級顯示按鈕，使它變?yōu)榘粹o即可顯示下級分類匯總或明細數(shù)據(jù)，如圖6-111所示。

圖6-111　顯示嵌套分類匯總

嵌套分類匯總是指使用多個條件進行多層分類匯總。在上一節(jié)中的實例中，已對“一級科目”進行了分類匯總，如果希望在此基礎(chǔ)上，再對“對方單位”進行嵌套分類匯總，則可以繼續(xù)如下操作。

步驟01：功能區(qū)切換到“數(shù)據(jù)”選項卡下，在“分級顯示”組中單擊“分類匯總”按鈕，如圖6-106所示。

圖6-106　單擊“分類匯總”按鈕

步驟02：在“分類匯總”對話框中的“分類字段”下拉列表中選擇“對方單位”，如圖6-107所示。

步驟03：取消勾選“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，如圖6-108所示。

圖6-107　選擇分類字段

圖6-108　其他設(shè)置

步驟04：此時工作表中先按一級科目匯總借貸方發(fā)生額，然后再按對方單位匯總，匯總結(jié)果如圖6-109所示。

圖6-109　嵌套分類匯總結(jié)果

注意：創(chuàng)建多級嵌套分類匯總

在Excel中可以創(chuàng)建多級分類匯總，但在進行分類匯總之前，一定要記得按照分類字段設(shè)置主要關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字先對表格進行排序操作。在“分類匯總”對話框中，記得取消勾選“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，否則新建的分類匯總會替換原來的分類匯總。

簡單分類匯總是指按照表格中的某一個字段，對表格中的數(shù)據(jù)項進行求和、計數(shù)等分類匯總。本節(jié)以應(yīng)付賬款相關(guān)數(shù)據(jù)為例，介紹如何使用簡單分類匯總來分析本月應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)。打開實例文件“應(yīng)付賬款數(shù)據(jù).xlsx”工作簿。

步驟01：要執(zhí)行分類匯總前，需要先按分類匯總字段排序。單擊“排序”按鈕，如圖6-102所示。

步驟02：在“排序”對話框中，設(shè)置“一級科目”為主要關(guān)鍵字，“對方單位”為次要關(guān)鍵字，其余保留默認設(shè)置，單擊“確定”按鈕，如圖6-103所示。

步驟03：在“數(shù)據(jù)”選項卡中的“分級顯示”組中單擊“分類匯總”按鈕打開“分類匯總”對話框。在“分類字段”下拉列表中選擇“一級科目”，在“匯總方式”下拉列表中選擇“求和”，在“選定匯總項”列表框中勾選“借方發(fā)生額”和“貸方發(fā)生額”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，如圖6-104所示。

步驟04：分類匯總結(jié)果數(shù)據(jù)行會顯示在原數(shù)據(jù)的下方，如圖6-105所示。

圖6-102　單擊“排序”按鈕

圖6-103　設(shè)置排序

圖6-104　設(shè)置分類匯總

圖6-105　分類匯總結(jié)果