論信息系統(tǒng)項目的整體管理
2019年8月，我參與了XX上市物流集團(tuán)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，擔(dān)任項目經(jīng)理。該集團(tuán)全國各地都有分公司，原有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)已使用多年，功能相對簡單，已不能滿足集團(tuán)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需求。集團(tuán)擬重新開發(fā)建設(shè)綜合物流控制及管理信息系統(tǒng)，新系統(tǒng)需與集團(tuán)現(xiàn)有的財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)、各地分公司的視頻監(jiān)控系統(tǒng)等集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互共享。項目采用J2EE架構(gòu)、0RACLE數(shù)據(jù)庫、JAVA開發(fā)語言，通過使用PDA、智能手機(jī)等移動終端、RFID標(biāo)簽、GIS定位等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)物流業(yè)務(wù)集中監(jiān)控、實時調(diào)度、實時反饋等智能化管理，以提高集團(tuán)運(yùn)營的效率，降低管理的風(fēng)險，提高集團(tuán)的整體綜合競爭力。
該項目公開招標(biāo)時，我所在公司參與了競標(biāo)并成功中標(biāo)，項目合同也順利簽署。我有幸獲得了公司領(lǐng)導(dǎo)和該集團(tuán)的信任，被任命為該項目的項目經(jīng)理，全面主持項目的管理工作。該項目有干系人眾多、開發(fā)任務(wù)重等特點(diǎn)，為了保證項目圓滿完成，我在該項目建設(shè)過程中實施了有效的項目管理，特別是出色的項目整體管理，在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和該集團(tuán)的密切配合下，我與項目團(tuán)隊全體成員一起并肩作戰(zhàn)，經(jīng)過10個月的努力，該項目終于在2020年6月建設(shè)完成并全面通過了驗收，目前系統(tǒng)運(yùn)行良好、穩(wěn)定，贏得了該集團(tuán)和用戶的一致好評。項目的成功離不開項目利益相關(guān)者的大力支持和合理的項目管理，以下簡要論述了項目管理過程中的整體管理。
一、制定項目章程
項目章程是正式批準(zhǔn)項目的文件，由項目實施組織外部簽發(fā)，并以書面形式指定了項目經(jīng)理，給予了項目經(jīng)理明確的授權(quán)，使其能夠利用組織資源順利開展和實施項目活動。本項目合同簽訂后，公司召開了項目啟動會議，正式發(fā)布了項目章程，任命我為項目經(jīng)理，并授予了我相關(guān)權(quán)利。
二、編制項目管理計劃
項目管理的基礎(chǔ)是項目計劃，計劃的制定需貫穿整個項目過程。項目實施過程中各種因素的變化，都有可能導(dǎo)致項目計劃的變化。因此，制定好科學(xué)合理的項目管理計劃，是有利于指導(dǎo)項目順利實施的，是確保項目成功的關(guān)鍵。在本項目中，我們以事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項目章程等為依據(jù)，使用公司數(shù)據(jù)庫中的項目管理計劃模板進(jìn)行編制，主要包括項目介紹、項目團(tuán)隊織、管理過程、技術(shù)過程、進(jìn)度和成本五大部分。管理過程的重點(diǎn)是從項目范圍、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險等方面確定相應(yīng)的管理方案；技術(shù)過程主要從開發(fā)工具、方法和技術(shù)，項目要交付的產(chǎn)品和文件等方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃；此外，對于項目實施有重大影響的進(jìn)度和成本，我們分別制定了詳細(xì)的計劃，并確定了項目里程碑和預(yù)算投資計劃，形成了本項目的項目管理計劃。通過該項目管理計劃的編制，明確了項目團(tuán)隊織結(jié)構(gòu)、項目交付成果、使用的技術(shù)方法、資源需求、進(jìn)度安排、成本預(yù)算分配等相關(guān)內(nèi)容，為指導(dǎo)和管理項目實施提供了具體依據(jù)。
三、指導(dǎo)和管理項目執(zhí)行
項目的實施需要依靠制定的項目計劃進(jìn)行指導(dǎo)和管理。項目經(jīng)理應(yīng)全面跟蹤和控制整個項目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量等。在本項目中，我通過詳細(xì)的工作計劃和責(zé)任分配矩陣，將相應(yīng)的項目活動、活動的開始時間、持續(xù)時間、結(jié)束時間等，分配給每個項目團(tuán)隊成員。并要求項目團(tuán)隊成員每天都要寫工作日志，然后每周定期召開工作會議，方便我能及時了解項目的進(jìn)展情況。結(jié)合運(yùn)用掙值分析來判斷項目進(jìn)度和成本的偏差，利用計劃和比較甘特圖來確定項目的當(dāng)前進(jìn)度和狀態(tài)，從而估算出項目的未來進(jìn)度和成本，最后形成項目績效報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)、甲方領(lǐng)導(dǎo)等干系人匯報。
在項目實施過程中，我特別注重團(tuán)隊的建設(shè)和管理，通過集中辦公、虛擬團(tuán)隊等方式開展工作，根據(jù)大家的興趣愛好，組織了打球、郊游等團(tuán)建活動，以增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力。在項目推進(jìn)過程中，我還特別注重項目的風(fēng)險管理和溝通管理，項目實施過程中隨時都可能出現(xiàn)風(fēng)險，我們時刻都在注意風(fēng)險識別、分析與防范。此外，我們還專門設(shè)立了質(zhì)量管理員，并制定了相關(guān)質(zhì)量管理計劃和質(zhì)量管理流程，以保證項目的高質(zhì)量交付?？傊椖坑媱澑笇?dǎo)和管理項目執(zhí)行是相互關(guān)聯(lián)不可分割的。
四、監(jiān)督和控制項目工作
監(jiān)督和控制項目工作是指在項目的實施過程中，要采取糾正和預(yù)防措施來控制項目績效，并以此貫穿項目的整個生命周期。在本項目中，我高度重視計劃的宣貫和執(zhí)行，我會定期將項目績效與項目管理計劃進(jìn)行對比、分析、跟蹤和監(jiān)督，以確保能及時對項目可能存在的風(fēng)險或偏差進(jìn)行識別、分析，以便能及時采取有效的風(fēng)險應(yīng)對計劃或糾正措施，預(yù)防風(fēng)險或偏差的發(fā)生對項目績效造成影響。
五、整體變更控制
項目建設(shè)中為滿足相關(guān)干系人的需求難免會發(fā)生變更，在發(fā)生項目變更時，我們會嚴(yán)格按項目變更控制流程執(zhí)行。我會先與變更提出方進(jìn)行溝通，能不變更的就不變更，確實需要變更的我會組織項目團(tuán)隊、各相關(guān)干系人和相關(guān)專家、顧問等，從范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險等多方面進(jìn)行變更影響的分析和評估。再將評估結(jié)果提交變更控制委員會（CCB）進(jìn)行審批。之后將通過CCB審批的變更報送給各相關(guān)干系人。然后執(zhí)行變更并對變更進(jìn)行監(jiān)控和管理。再組織相關(guān)干系人對變更結(jié)果進(jìn)行檢驗確認(rèn)。最后將變更所產(chǎn)生的各項內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
六、項目收尾
項目收尾是指完成所有項目管理過程組的所有活動，以正式結(jié)束項目的過程，主要包括管理收尾和合同收尾。管理收尾包括項目階段性的收尾和整個項目的收尾。在本項目中，我們設(shè)定的主要里程碑有：需求分析、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)集成、驗收交付。對于每個里程碑，我們都進(jìn)行了認(rèn)真審查和確認(rèn)，并將項目建設(shè)各階段產(chǎn)生的文件信息進(jìn)行歸檔，以便給未來的項目提供參考。我們還仔細(xì)認(rèn)真地完成了合同收尾，根據(jù)該合同約定的付款條約，要求甲方依時履行合同的付款義務(wù)，以保障公司的利益。
總結(jié)
在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和該集團(tuán)的密切配合下，我與項目團(tuán)隊全體成員一起并肩作戰(zhàn)，經(jīng)過10個月的努力，該項目終于在2020年6月建設(shè)完成并全面通過了驗收，并幫助該集團(tuán)通過了XX省重點(diǎn)物流企業(yè)技術(shù)中心的評定。目前該系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定良好，贏得了該集團(tuán)和用戶的一致好評。該項目的成功，主要得益于各方的努力與支持，以及我們在項目建設(shè)的各個階段，都對項目實施了合理的項目管理，使項目始終處于可控狀態(tài)。這為我今后的項目管理工作，積累了寶貴的實踐經(jīng)驗。
但回顧起來，我在本次項目管理工作中還存在一些不足，比如在項目建設(shè)初期由于人力資源分配不夠平衡，出現(xiàn)了個別人員工作時間較長、壓力過大，還有由于疫情影響，人員無法正常上班造成項目出現(xiàn)了進(jìn)度有所延后的問題，后面經(jīng)過將人力資源調(diào)整，并采用虛擬團(tuán)隊的形式工作，加強(qiáng)了溝通才糾正過來使項目得以按時完成。總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，我將會繼續(xù)努力學(xué)習(xí)項目管理知識，爭取在以后的項目管理工作中更好的完成各項工作，為我國的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。
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