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把握檔案工作主動適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新要求

近年來，中國石油集團公司以保障國家能源安全為使命，大力實施資源、市場、國際化和創(chuàng)新戰(zhàn)略，到2035年，要實現(xiàn)建成世界一流綜合性國際能源公司的目標。這為檔案工作發(fā)展帶來重要機遇，也對檔案工作現(xiàn)代化、國際化提出更高要求。

面對新形勢新任務(wù)，原有事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置模式已越來越不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求。突出問題是檔案工作不成體系、整體合力不能有效發(fā)揮，具體表現(xiàn)在：一是檔案資源管理力度受限。對企業(yè)主營業(yè)務(wù)檔案、專業(yè)檔案的管理力度不足。二是參與企業(yè)管理程度受限。檔案工作很難參與到公司重大決策、重要會議，檔案工作不能及時融入公司重點工作和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，不能有效發(fā)揮促進業(yè)務(wù)管理的作用。三是檔案管理職能發(fā)揮受限。由于部門內(nèi)設(shè)處室編制有限，檔案業(yè)務(wù)指導、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用更是難以深入開展。

推動集團總部檔案機構(gòu)設(shè)置優(yōu)化

2017年4月，在全面深化改革、總部機關(guān)機構(gòu)和人員雙減20%的背景下，中國石油集團公司決定成立中國石油檔案館，列為總部機關(guān)附屬機構(gòu)，集團辦公室副主任兼任檔案館館長。中國石油檔案館履行全集團檔案業(yè)務(wù)管理和指導監(jiān)督職能，同時作為檔案永久保管中心、檔案綜合利用服務(wù)中心、檔案信息化中心、石油歷史研究展示中心，管理人員編制由5人增加到8人，并組建30人的檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)隊伍。檔案館內(nèi)設(shè)綜合管理部、檔案管理部、檔案編研部、檔案信息化部和檔案技術(shù)服務(wù)部。

中國石油檔案館的設(shè)立不僅僅是原有機構(gòu)職能的調(diào)整，而是發(fā)揮總部統(tǒng)領(lǐng)作用，整合集團檔案資源、實現(xiàn)價值創(chuàng)造的戰(zhàn)略舉措。檔案館從3個層面向縱深拓展。一是檔案管理升級。充分利用信息技術(shù)，通過加強和創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)指導、檔案信息化推進等舉措，充分發(fā)揮檔案管理的專業(yè)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案工作在更高要求更大范圍的拓展，為企業(yè)發(fā)展提供有效信息支撐。二是檔案研究推動。大力開展檔案業(yè)務(wù)研究、管理研究、資源研究以及基于檔案的石油工業(yè)歷史、石油精神研究，開發(fā)系列檔案資源產(chǎn)品，實現(xiàn)企業(yè)檔案的價值創(chuàng)造。三是檔案文化引領(lǐng)。通過建設(shè)企業(yè)展廳、舉辦各類特色檔案展覽、建立檔案館形象標識體系、開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，建設(shè)一流的企業(yè)檔案文化，提升全員重檔、存檔、用檔意識，為中國石油創(chuàng)建世界一流綜合性國際能源公司注入檔案基因。

檔案機構(gòu)優(yōu)化為檔案工作提供堅強保證

中國石油檔案館充分利用位列總部、人員力量增加等優(yōu)勢，在多個方面取得重大進展。

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檔案工作目標體系是企業(yè)檔案工作長遠發(fā)展的行動指南。中國石油檔案館主動對接集團公司發(fā)展戰(zhàn)略，謀劃了更加明晰的檔案工作目標體系。立足中國石油戰(zhàn)略部署，研究提出檔案事業(yè)未來發(fā)展思路及“三步走”的“4211”目標，即到2020年，建成檔案永久保管中心、檔案綜合利用服務(wù)中心、檔案信息化中心、石油歷史研究展示中心“四個中心”和石油石化科普基地、愛國主義教育基地“兩個基地”；到2035年，建成具有鮮明中國石油特色的國內(nèi)一流水平的行業(yè)檔案館；到本世紀中葉，建成適應(yīng)世界一流綜合性國際能源公司需要的國際一流水平的石油檔案館和歷史博物館。通過開展企業(yè)檔案發(fā)展戰(zhàn)略研究，制定遠期和近期檔案工作發(fā)展規(guī)劃，明確檔案工作階段發(fā)展目標和重點任務(wù)，繪制了檔案工作發(fā)展的路線圖。

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中國石油充分利用檔案館處于總部職能部門，承擔全集團檔案工作監(jiān)督指導職能，方便與職能部門橫向聯(lián)系的優(yōu)勢，逐步構(gòu)建檔案部門統(tǒng)籌、業(yè)務(wù)部門配合的“大檔案”管理模式。利用集團辦公室負責或參與各類文件會簽、領(lǐng)導辦公會議、工作檢查等契機，將檔案工作要求融入集團公司重點工作和業(yè)務(wù)領(lǐng)域。如通過制度會簽將檔案工作要求融入中國石油集團公司《工程建設(shè)項目管理辦法》《工程建設(shè)項目驗收辦法》《境外投資管理辦法》《項目審計管理辦法》等，聯(lián)合財務(wù)部門共同制定《會計檔案管理辦法》。利用參與或協(xié)調(diào)集團公司重大建設(shè)項目、財務(wù)共享、資產(chǎn)處置、“三重一大”等重要會議契機，提出檔案管理方面的注意事項和有關(guān)要求，使檔案工作融入公司重點工作和企業(yè)管理的方方面面，初步建立了檔案部門與業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合、業(yè)務(wù)部門管業(yè)務(wù)也管檔案的協(xié)同治理模式，有效解決了檔案工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”、檔案工作介入滯后的問題。

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面對業(yè)務(wù)領(lǐng)域較廣、管理層級眾多、所屬企業(yè)類型多樣的特點，中國石油檔案館不斷創(chuàng)新管控理念與方法。在制度管控方面，構(gòu)建“工作規(guī)章——管理制度——業(yè)務(wù)規(guī)范”3個層次的檔案制度體系。即：制定一項檔案工作規(guī)定，明確全集團檔案管理體制機制；制定一系列管理制度，明確各類別檔案管理要求；制定一本《中國石油檔案管理手冊》，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)工作標準和流程。在措施管控方面，一是規(guī)劃引領(lǐng)，依據(jù)規(guī)劃，每年制定印發(fā)年度檔案工作要點，召開檔案工作會議安排部署工作。二是及時開展業(yè)務(wù)指導，開展檔案工作檢查和評價。三是項目示范，在世界最大礫巖油田瑪湖油田開展勘探開發(fā)檔案全程管理示范工程建設(shè)，在尼日爾管道項目開展境外工程項目文檔一體化管理示范工程建設(shè)，為同類項目的檔案管理樹立標桿。四是培訓推動，編寫培訓教材，組建研究、培訓師隊伍，開辦館長培訓、業(yè)務(wù)培訓班，舉辦各類研討會、論壇活動，不斷提升檔案隊伍素質(zhì)。

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區(qū)域共享服務(wù)模式是集團企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新路徑。中國石油檔案館充分利用所建立起來的硬件優(yōu)勢，圍繞3個方面建立共享服務(wù)體系。一是以集團總部為中心覆蓋各企事業(yè)單位的決策支持檔案共享體系；二是以業(yè)務(wù)為主導的覆蓋各個專業(yè)領(lǐng)域的檔案業(yè)務(wù)共享體系；三是以檔案信息化為中心的數(shù)字利用以及社會服務(wù)共享體系。中國石油檔案館建筑面積3.5萬平方米，館藏量570萬卷。按照共享服務(wù)模式，逐步建立一支懂業(yè)務(wù)、懂檔案、懂技術(shù)的專業(yè)化團隊，充分發(fā)揮檔案集約化、專業(yè)化管理優(yōu)勢，為北京地區(qū)40余家企業(yè)和海外近90個項目提供檔案整理、安全保管、數(shù)字化和利用服務(wù)，有效緩解了北京地區(qū)檔案庫房緊張問題，也為境外單位、撤銷單位重要檔案在國內(nèi)的集中管理提供了有利條件。

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中國石油檔案館在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面取得重要進展。檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，聯(lián)合財務(wù)部開展電子會計檔案管理試點，2017年作為國家發(fā)展改革委、國家檔案局企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理第一批試點單位，首家通過國家驗收，目前已完成85%單位的推廣應(yīng)用，電子檔案歸檔率（僅以電子形式歸檔）達45%，不但極大提升了會計檔案管理效率，而且有力支持了集團公司財務(wù)共享管理模式的實現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，開展中俄東線天然氣管道北段工程、廣東石化工程文件電子化歸檔探索，創(chuàng)新建設(shè)項目電子檔案管理方式，促進智慧管道和智能煉廠建設(shè)。開展電子合同、電子采購文件的在線歸檔，促進合同管理、采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，完成企業(yè)數(shù)字檔案館2.0建設(shè)并于2019年年底推廣實施，建立了全集團集中統(tǒng)一的檔案資源平臺、檔案管理平臺和共享利用平臺。

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一是圍繞集團公司中心工作、重大歷史節(jié)點和重要歷史時刻開展檔案編研。編纂出版《石油華章——中國石油改革開放40年》《石油精神——文獻石油70年》系列圖書，開展歷史檔案收集整理和研究，啟動《當代中國石油工業(yè)》的編纂工作。二是策劃檔案展覽。不斷完善中國石油古代近代展廳和現(xiàn)代展廳，舉辦中國石油“第一”“之最”、全國第一個行業(yè)家書等系列展覽。三是打造大編研格局。組建內(nèi)外結(jié)合的檔案專家隊伍，成立中國石油檔案與史志研究會，在中國石油企業(yè)協(xié)會設(shè)立檔案與史志研究專業(yè)委員會，與中國人民大學信息資源管理學院簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，建立教學科研實踐基地，努力將檔案館打造成檔案資源開發(fā)利用的“一席重地”。

構(gòu)建“兩縱兩橫三網(wǎng)”檔案工作新格局

中國石油檔案館的成立，既為發(fā)揮企業(yè)檔案管理職能提供了有利條件，更為拓展企業(yè)檔案縱深發(fā)展提供了新的平臺?！笆奈濉逼陂g，檔案館將緊緊圍繞集團公司發(fā)展戰(zhàn)略和檔案工作長遠發(fā)展規(guī)劃，構(gòu)建“兩縱兩橫三網(wǎng)”的企業(yè)檔案新格局，力爭成為國家能源行業(yè)檔案工作的排頭兵，為社會、企業(yè)、公眾提供專業(yè)化、社會化服務(wù)。

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建立“中國石油檔案館——專業(yè)領(lǐng)域檔案分館”總分結(jié)合的業(yè)務(wù)縱向體系，提升全集團檔案工作專業(yè)化、一體化管理水平。建立所屬單位檔案與史志研究分會，形成“中國石油檔案與史志研究會——地區(qū)公司分會”總分結(jié)合的研究縱向體系，整合集團力量開展檔案研究。

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一是發(fā)揮中國石油企業(yè)協(xié)會檔案與史志研究專業(yè)委員會優(yōu)勢，聯(lián)合石油石化能源企業(yè)以及其他企業(yè)，開展企業(yè)檔案資源聯(lián)合開發(fā)和檔案工作難點問題聯(lián)合攻關(guān)。二是組織高校、社會研究力量，發(fā)揮檔案教學科研實踐基地、石油精神教育基地、石油歷史展覽展示中心、石油家書研究中心等各類基地中心優(yōu)勢，開展檔案管理、石油工業(yè)歷史、石油文化等方面的專題研究，建立共研、共享、共贏的企業(yè)檔案生態(tài)。

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一是按照“大檔案”思路構(gòu)建檔案資源網(wǎng)，建立覆蓋中國石油各檔案門類、各個層級的檔案資源體系，提高對傳統(tǒng)檔案資源的整合力。二是按照“大數(shù)據(jù)”思路構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，建立涵蓋中國石油各個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的電子檔案（數(shù)據(jù)）體系，增強對新型檔案資源的管控力。三是按照“大人才”思路構(gòu)建檔案人才網(wǎng)，聯(lián)合內(nèi)外部力量，建立包括主營業(yè)務(wù)、檔案、信息化、國際化人才在內(nèi)的各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域、不同研究方向的檔案業(yè)務(wù)骨干和專家隊伍，激活創(chuàng)新檔案人才管理體系，提升對檔案館高質(zhì)量發(fā)展的保障力。

作者單位：中國石油天然氣集團有限公司、國家檔案局