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亂賬整理指南

沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)亂賬的會(huì)計(jì)，不能說(shuō)你是會(huì)計(jì)經(jīng)歷淺，但至少可以說(shuō)你是一個(gè)未曾深入了解中小民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)。夸張一點(diǎn)說(shuō)，民營(yíng)企業(yè)的一本亂賬走向規(guī)范賬務(wù)的歷史，也是民營(yíng)企業(yè)從弱小到強(qiáng)大的歷史。

我們見過(guò)一個(gè)成立一年多的企業(yè)，資產(chǎn)負(fù)債表除了庫(kù)存現(xiàn)金和實(shí)收資本項(xiàng)目數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確的外，其他報(bào)表項(xiàng)目全是錯(cuò)誤的。大白話說(shuō)就是一個(gè)企業(yè)基本的財(cái)務(wù)要求，自己欠別人多少錢，別人欠自己多少錢，賺了多少錢，這些是搞不清楚的。會(huì)計(jì)人員或非會(huì)計(jì)人員第一反應(yīng)是，這是哪個(gè)不及格的會(huì)計(jì)做的賬。會(huì)計(jì)是老大姐，從業(yè)十幾年，是老板的親戚。不能說(shuō)這亂賬和這個(gè)大姐沒(méi)有一點(diǎn)關(guān)系，但是你要是知道每天出多少貨，公司沒(méi)有一個(gè)人知道（倉(cāng)庫(kù)一個(gè)數(shù)、銷售一個(gè)數(shù)、財(cái)務(wù)一個(gè)數(shù)），你就知道問(wèn)題沒(méi)這么簡(jiǎn)單了。

如果說(shuō)上面這個(gè)企業(yè)只是剛成立一年多，不知道自己實(shí)際賺多少錢，作為期初企業(yè)那還情有可原。如果我告訴你我也曾整理過(guò)一個(gè)成立十幾年的企業(yè)（交代一下背景：這家企業(yè)賬務(wù)，會(huì)計(jì)交給其中一個(gè)股東的親戚，用EXCEL表格每月做個(gè)流水賬，外帳交給代理記賬機(jī)構(gòu)處理），也搞不清楚賺多少錢，你會(huì)不會(huì)不相信？甚至覺得這怎么可能，絕對(duì)是筆者瞎編的故事。

當(dāng)我把歷史賬務(wù)整理出來(lái)，把數(shù)據(jù)報(bào)給那個(gè)公司的幾個(gè)股東時(shí)，他們的反應(yīng)和吃瓜群眾一樣，“我不信，我不信，打死我就是不信”。其中一個(gè)股東肯定認(rèn)為我的整理了個(gè)寂寞。小學(xué)老師出身的他，轉(zhuǎn)行商海多年，肯定認(rèn)為會(huì)計(jì)算個(gè)數(shù)有啥技術(shù)含量。于是乎，擼起袖子和我就最近的一個(gè)月的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，核查了一兩個(gè)小時(shí)。

我想多年以后的某個(gè)下午，我依然會(huì)記得，我和這個(gè)老板兩個(gè)人拿起計(jì)算器和電腦，噼里啪啦算來(lái)算去的場(chǎng)景。 

很顯然和這個(gè)股東大戰(zhàn)幾百個(gè)回合后，我的計(jì)算讓他信服了。想起看到報(bào)表時(shí)，他搖著頭擺著手說(shuō)：“不可能不可能，怎么會(huì)虧這么多，不要算這么多年的，就單算最近一個(gè)月的，我不用算也知道應(yīng)該賺**萬(wàn)上下”。 我只想告訴老板們專業(yè)的事情交給專業(yè)的人來(lái)干。

他的“老謀深算”，雖不能說(shuō)是按照收付實(shí)現(xiàn)制的流水賬，但是還有很多是不準(zhǔn)確的。比如沒(méi)有完整的固定資產(chǎn)表，每月自己估計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)，比如每月應(yīng)該需要承擔(dān)業(yè)務(wù)員提成，但是未支付，不計(jì)入，什么時(shí)間支付什么時(shí)間計(jì)入，比如這么多年來(lái)，企業(yè)在股東們想象的盈利場(chǎng)景中，為了緩解資金周轉(zhuǎn)問(wèn)題，持續(xù)借款，已到達(dá)快一千萬(wàn)的個(gè)人借款（親朋好友），按照借款協(xié)議，每月都應(yīng)該承擔(dān)利息，但是這么多年因?yàn)橘Y金周轉(zhuǎn)都未支付，也未計(jì)入。還有其他的一些事項(xiàng)。

遇到亂賬是機(jī)會(huì)也是挑戰(zhàn)，所謂機(jī)會(huì)就是通過(guò)整理亂賬，打開工作局面，建立規(guī)范賬務(wù)，獲得老板信任。所謂挑戰(zhàn)就是成年亂賬，真要整理可是不是什么盤點(diǎn)資產(chǎn)、盤點(diǎn)存貨這么簡(jiǎn)單，你要深入了解歷史亂賬的原因，然后才能做到對(duì)癥下藥。

是幸運(yùn)也是不幸。所謂幸運(yùn)，也就是一個(gè)企業(yè)需要整理亂賬，一則是企業(yè)發(fā)展到一定階段了，出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)會(huì)，比如準(zhǔn)備上市，比如由外部投資者，比如合并重組等等，二則會(huì)計(jì)人通過(guò)這次機(jī)會(huì)，對(duì)自己職業(yè)生涯，對(duì)自己職業(yè)能力也是一種鍛煉。

所謂不幸運(yùn)，很多時(shí)候一個(gè)企業(yè)的亂賬，是多方面，多部門造成的，但是背鍋的往往就是財(cái)務(wù)部。整理好了是你財(cái)務(wù)部應(yīng)該的，其他部門沒(méi)有配合、老板出于成本效益考慮不想整理等原因，后續(xù)出問(wèn)題了，財(cái)務(wù)背鍋是一定的。

亂賬整理除了以上說(shuō)的機(jī)會(huì)和幸運(yùn)，更多的時(shí)候，會(huì)計(jì)人接手亂賬，需要考慮風(fēng)險(xiǎn)與收益，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候接手一攤子亂賬風(fēng)險(xiǎn)與收益不成正比。你去接手以前亂賬，老板不重視，認(rèn)為這就是你的工作，其他部門也不配合。本來(lái)這個(gè)事情在專業(yè)上可以解決，可是真要把亂賬整理好，需要各部門配合。有人說(shuō)你去找各部門溝通呀，可是溝通是有溝才有通，溝通是雙向的關(guān)系，不單財(cái)務(wù)一個(gè)人去溝就通了。

所以在老板不重視、風(fēng)險(xiǎn)與收益不對(duì)等、企業(yè)管理混亂，中小企業(yè)很多財(cái)務(wù)人員都是一波接著一波換，這類企業(yè)的賬務(wù)也是一亂再亂。老板還總認(rèn)為財(cái)務(wù)人員水平怎么都這么低。老板還認(rèn)為企業(yè)需要高端的財(cái)務(wù)人士來(lái)解決企業(yè)歷史積累的財(cái)務(wù)問(wèn)題。于是乎企業(yè)一年換四五個(gè)財(cái)務(wù)經(jīng)理，沒(méi)有一個(gè)能干好的。老板從不認(rèn)為自己有問(wèn)題，問(wèn)題都是會(huì)計(jì)水平太差。于是乎亂賬周而復(fù)始，如此循環(huán)往復(fù)。

一：了解亂賬成因

整理亂賬第一步不是擼起袖子，就往盤點(diǎn)庫(kù)存盤點(diǎn)資產(chǎn)。而是應(yīng)該坐下來(lái)對(duì)企業(yè)亂賬成因做一些分析。任何事項(xiàng)背后必有其原因，所以有的放矢的行動(dòng)，才能做好亂賬整理。

對(duì)于亂賬成因，普遍分析原因都有這些：

1）沒(méi)有正規(guī)建賬，或者只有流水賬，公司領(lǐng)導(dǎo)不重視。
2）有進(jìn)行建賬，所在公司財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平及溝通能力，或者人員等限制，導(dǎo)致賬務(wù)處理不規(guī)范，賬和實(shí)際完全不相符。
3）由于公司的規(guī)章制度不完善，賬務(wù)處理不規(guī)范，財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平及溝通能力，或者人員限制等部分賬和實(shí)際對(duì)應(yīng)不上。
4）頻繁更換財(cái)務(wù)人員交接不接完整，數(shù)據(jù)不連續(xù)導(dǎo)致。

以上這些亂賬的成因，主要是強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)的能力問(wèn)題。但是實(shí)際亂賬成因并沒(méi)有這么簡(jiǎn)單。我不管和哪個(gè)企業(yè)老板都這么說(shuō)，企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表是會(huì)計(jì)匯總出來(lái)的，但又是各部門做出來(lái)的。因此財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否很大程度上與各部門甚至每個(gè)員工息息相關(guān)。因此企業(yè)的亂賬必須要分析成因，不能把這口鍋安放在千年背鍋俠的會(huì)計(jì)頭上。

此處有人會(huì)說(shuō)：“什么亂賬成因分析，有這么深?yuàn)W嗎? 亂賬不就是會(huì)計(jì)專業(yè)能力問(wèn)題，要不就是企業(yè)管理問(wèn)題”。有人就此補(bǔ)充到：“這些都是中小企業(yè)不愿意花錢請(qǐng)專業(yè)的會(huì)計(jì)的原因，你要是每個(gè)企業(yè)配個(gè)年薪百萬(wàn)的CFO，你看還有亂賬嗎？”。這些簡(jiǎn)單粗暴的分析對(duì)嗎？

中國(guó)著名企業(yè)文化與戰(zhàn)略專家陳春花，曾說(shuō)過(guò)的“無(wú)論你采用何種管理形式和管理行為，只要是能夠產(chǎn)生績(jī)效的，我們就認(rèn)為是有效的管理行為和管理形式；如果不能夠產(chǎn)生績(jī)效，這個(gè)管理行為或者管理形式就是無(wú)效的，我們可以確定后者就是管理資源的浪費(fèi)?！蓖瑫r(shí)陳春花認(rèn)為“當(dāng)一家企業(yè)的管理水平超過(guò)經(jīng)營(yíng)水平的時(shí)候，這家企業(yè)離虧損就不遠(yuǎn)了?！逼鋵?shí)其主要表達(dá)的意思是，企業(yè)的管理，不管是會(huì)計(jì)管理還是其他，都是需要和企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀相符合，否則達(dá)不到管理的效果，同時(shí)可能就是資源的浪費(fèi)。

公司都是一個(gè)組織架構(gòu)下，以達(dá)到一定目標(biāo)為存在的（盈利），如果我把公司的形式比如成牛車、拖拉機(jī)、小汽車、飛機(jī)（有的企業(yè)是采用牛車，有的是拖拉機(jī)，有的是小汽車，有的是飛機(jī)），那么公司的目的就是如何利用以上組織（工具）從A地方到達(dá)B地。

1：牛車，這類公司更多的是原始的方式，因?yàn)闂l件所限，或者理念原始。老板就是趕牛的。公司可能認(rèn)為不需要單獨(dú)設(shè)置財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)外包給記賬公司。因?yàn)樵诶习逖劾?，趕牛才是第一位。

2：拖拉機(jī)，此類公司，財(cái)務(wù)就是拖拉機(jī)的兩個(gè)方向把手?？墒侵皇切问降陌咽?，具體車要去哪，還是要看老板的雙收控制。此類的財(cái)務(wù)作用更多的是老板指哪打哪，老板可能開這個(gè)拖拉機(jī)橫沖直撞，根本不遵守交通規(guī)則（法律法規(guī)），他的目的只有達(dá)到B地。（只有賺錢）

3：汽車，此類型公司財(cái)務(wù)就是車子的導(dǎo)航儀或者操作臺(tái)，老板就是司機(jī)。老板的目的就是到達(dá)B地方，此類公司比較正規(guī)，更多的考慮交通規(guī)則（法律法規(guī)），那么財(cái)務(wù)在這個(gè)過(guò)程中，扮演著怎么樣讓老板一路順風(fēng)，一路注意方向的提醒，一路注意各個(gè)是否超速，更好的財(cái)務(wù)也如同操作盤，提示是否有電子眼。提示車子狀態(tài)，記錄安全狀態(tài)，是否有更好的路況，是否有其他路徑更方便到達(dá)B地，更多的是幫助企業(yè)安全，迅速，節(jié)省，方便的到達(dá)B地。

4：飛機(jī)，此類公司的財(cái)務(wù)更多的是雷達(dá)或者飛機(jī)操作盤的作用。老板只要設(shè)定一個(gè)路線，一個(gè)目標(biāo)。那么作為財(cái)務(wù)人員此時(shí)需要對(duì)任務(wù)的高度精確，對(duì)任務(wù)的高度細(xì)分，對(duì)運(yùn)行的高度護(hù)航。那么作為機(jī)長(zhǎng)的老板更多的只是重大的事項(xiàng)把握以下，其他都是按照日常運(yùn)行就可以。

其實(shí)以上拖拉機(jī)、汽車的分析，也是基于企業(yè)管理的，企業(yè)不同發(fā)展階段理論而來(lái)的。也就是亂賬形成和企業(yè)發(fā)展階段息息相關(guān)，要找到企業(yè)發(fā)展階段，然后對(duì)癥找到亂賬的成因。

摸清楚了企業(yè)所處的發(fā)展階段，然后通過(guò)詢問(wèn)、溝通、訪談、會(huì)議等方式，了解亂賬的成因。。一般來(lái)說(shuō)亂賬通過(guò)四象限法，可以總結(jié)為以下圖表所示。

因此不是所有的亂賬都需要整理（老板可能就喜歡亂），也不是所有的亂賬你能整理。有的企業(yè)就“喜歡”亂賬，有的企業(yè)認(rèn)為賬務(wù)這個(gè)東西沒(méi)啥用，還沒(méi)老板自己心中的賬務(wù)清楚。因此在你看到亂賬之前，切不高談闊論，說(shuō)什么之前會(huì)計(jì)的水平怎么差，說(shuō)什么以前的會(huì)計(jì)怎么這么亂，要知道某些企業(yè)老板對(duì)于財(cái)務(wù)的要求就是：“不求最亂，但求最便宜”。

二：確立亂賬整理領(lǐng)導(dǎo)組織

在摸清楚了企業(yè)亂賬成因之后，接下來(lái)不是動(dòng)手開干，也還是需要確定一下工作計(jì)劃和方案。也就是在搞清楚了企業(yè)老板是真心想要把亂賬整理好的前提下，才來(lái)針對(duì)性的開展亂賬整理，而不是老板心里壓根不把亂賬當(dāng)回事，不把財(cái)務(wù)當(dāng)回事，你要整理你去整理，反正我也不會(huì)給你增加工資，整理好了你是本分，整理后要增加各項(xiàng)成本，老板肯定不干。整理過(guò)程中影響財(cái)務(wù)部日常工作，那么肯定是你來(lái)背鍋。

這里插一句，企業(yè)管理有的時(shí)候很微妙。很多時(shí)候企業(yè)內(nèi)部人員提出某些需要公司整改的問(wèn)題，公司領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)重視，或者認(rèn)為提出問(wèn)題的人言過(guò)其實(shí)了。而同樣的話，同樣的事情，通過(guò)外部人員表達(dá)出來(lái)，反而受到管理層的重視。關(guān)于亂賬整理也是同樣的道理。

所以有的時(shí)候，當(dāng)內(nèi)部人員無(wú)法改變管理層時(shí)候，可以轉(zhuǎn)換方式，通過(guò)第三方表達(dá)出來(lái)。其實(shí)我們知道，領(lǐng)導(dǎo)可能相信的是第三方的“西裝革履”，以及精美的PPT及文案，但是我們自己只要借力發(fā)力，達(dá)成目的就可以了。

當(dāng)明白企業(yè)是真心要整理亂賬時(shí)，就需要通過(guò)會(huì)議和文件的形式，把各項(xiàng)工作落實(shí)到各部門。前面我們提到了亂賬成因，不僅僅是會(huì)計(jì)能力的問(wèn)題，還有企業(yè)管理的問(wèn)題，企業(yè)管理問(wèn)題包括各部門傳遞到財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)問(wèn)題。所以要把賬務(wù)整理好，必須各部門通力配合，齊心協(xié)力，才能做好。

1：企業(yè)最高管理層（包括老板），建立領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。最好是亂賬整理小組的組長(zhǎng)，由相關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)亂賬的根本就是管理層不重視，所以建立領(lǐng)導(dǎo)重視是開展這項(xiàng)工作的前提。

2：落實(shí)各部門責(zé)任，需要將整理亂賬的責(zé)任落實(shí)到各部門，適當(dāng)可以簽署相關(guān)責(zé)任文件，由各部門一把手督促部門配合財(cái)務(wù)完成。并以項(xiàng)目形式，對(duì)于各部門責(zé)任建立獎(jiǎng)懲制度。

3：制定詳細(xì)的時(shí)間表和方案細(xì)節(jié)。不制定詳細(xì)的時(shí)間表和方案細(xì)節(jié)，最后開完會(huì)人走茶涼，會(huì)完事完，最后大家在會(huì)議的掌聲中一次次浪費(fèi)時(shí)間和生命。

三：亂賬整理總體方案

注意亂賬整理對(duì)于財(cái)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)繁雜的工作，在企業(yè)管理層真心想整理亂賬，高層領(lǐng)導(dǎo)也表達(dá)了強(qiáng)烈意愿，各部門也積極參與配合。那么接下來(lái)就是財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部的事情了。

作為財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)亂賬整理的全流程管控，此處更多的不是專業(yè)方面的問(wèn)題，而是管理方面的問(wèn)題。也就是如何在有效的時(shí)間內(nèi)、有效的資源內(nèi)，組織一批人盡快做好亂賬整理的工作。

1：亂賬整理目標(biāo)，設(shè)立亂賬整理總目標(biāo)、階段目標(biāo)等，可以和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)去溝通了解。及時(shí)了解公司管理層對(duì)于亂賬整理的看法，以及相關(guān)要求。比如涉及到兩賬合一的問(wèn)題，除了如實(shí)梳理出兩個(gè)賬套，同時(shí)要知道管理層對(duì)于梳理后的賬務(wù)，可能帶來(lái)的成本增加的考慮。

2：亂賬整理人員安排，財(cái)務(wù)部門每個(gè)人的個(gè)性可能不同，需要根據(jù)人員安排具體事項(xiàng)。有的是做事型，有的是做人型，每個(gè)人的專業(yè)狀況也不同，了解清楚，都要用起來(lái)。

3：亂賬具體事項(xiàng)安排，要在整體方案進(jìn)度的時(shí)間表下，設(shè)定具體亂賬整理時(shí)間表，財(cái)務(wù)和公司所有部門都有聯(lián)系，要和業(yè)務(wù)部門配合、跟上。

4：亂賬整理情緒管理，感知上司，熟悉同事，關(guān)心下屬。通過(guò)主動(dòng)和管理層溝通、匯報(bào)、開會(huì)等方式了解上層對(duì)于亂賬整理的具體看法；亂賬整理少不了和各部門打交道，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人需要和各部門都要熟悉，多和各部門負(fù)責(zé)人走動(dòng)，了解他們的問(wèn)題、情緒、進(jìn)度等方面；關(guān)心下屬，因?yàn)閬y賬整理可能會(huì)增加其工作量，出來(lái)出臺(tái)具體行動(dòng)方案之外，還需要更多的關(guān)心，關(guān)心他們的困難，幫他們解決跨部門溝通問(wèn)題，當(dāng)下屬出現(xiàn)情緒問(wèn)題時(shí)，及時(shí)找時(shí)間和他們溝通。

本文因篇幅所限，本文不詳細(xì)展開每個(gè)會(huì)計(jì)科目如何梳理，只是就整體方案闡述一下。