標點符號是書面語中的有機組成成分。用文字記錄語言，使口語變成書面語時，單用文字往往不能完全體現(xiàn)口語的表情達意，這就要借助于標點符號。
從大的方面來看，標點符號的功能有兩種：
一是表示口語中的間歇或說話的語氣，
一是指明詞句的性質(zhì)和作用。
具有前一種功能的符號，通常稱之為點號；
具有后一種功能的符號，通常稱之為標號。
點號和標號句號、問號、嘆號是表示句末停頓的點號，它們分別用于不同語氣的句子。陳述句用句號，疑問句用問號，感嘆句用嘆號。
祈使句根據(jù)語氣的強弱，或用嘆號，或用句號。
分號、逗號和頓號是表示句中停頓的點號。
分號表示的停頓比逗號長，逗號表示的停頓比頓號長。
這里所說停頓的長短，是相比較而言的。
比如，同是一個逗號，可以表示單句或分句內(nèi)部的停頓，也可以表示復句當中分句與分句之間的停頓。
冒號也屬于點號，它可以用在句未，表示較長的停頓；也可以用在句中，表示較短的停頓。仔細考察起來，有些點號也帶有標號的性質(zhì)，例如頓號，它指明前后詞語有并列關(guān)系。
就是說，它只能用在并列的詞語之間。又如冒號，它對下文有提示作用?；蛘咛崾旧衔氖欠终f部分，或者提示上文是總說部分。就是說，冒號前后有總說和分說的關(guān)系。
此外，冒號還可以提示讀者注意下文，所以在書信或報告開頭的稱呼后邊也常用上它。標號包括引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號、專名號等。這些符號是根據(jù)書面語的需要而制定的。
比如口語中轉(zhuǎn)述別人的講話，可以用改變口氣的方式來表現(xiàn)，書面語中得用引號來指明。又如口語中對于特別重要的詞語常用重讀來表示，書面語就用著重號來指明。標號有時也借來表示口語中的間歇、頓挫，例如用破折號表示聲音的延長，用省略號表示聲音的斷續(xù)，它們多見于文學作品之中。
標點符號的規(guī)范和活用標點符號和文字一樣，有公認的使用標準。使用點號宜注意下列幾點：
①點號既然表示口語中的停頓，所以，口語中無明顯停頓的地方不宜用點號。例如“三四人”、“七八個月”不必寫成“三、四人”，“七、八個月”。
只有像“九、十次”之類，中間的頓號不能省，否則會引起誤解。當然，并非所有的語言頓挫都須用點號表示。有人說話，三字一停，五字一頓，這種休止不是為了表情達意，便不能濫用點號了。
②分句之間常用逗號，有時兼用分號。逗號和分號連用，主要目的在分清層次。這又包括兩種情況：一是逗號用在分句之內(nèi)，分號用在分句之間。例如：“有的人，考慮之后才行動；有的人，行動之后才考慮?！本渲械亩禾柸绻挥茫痔栔备臑槎禾?。
另一種情況是逗號和分號都用在分句和分句之間。例如:“沒有理想，將迷失方向；沒有毅力，將畏縮不前。”
③在語流當中，什么地方不能用某種點號，大都有明確的標準；什么地方該用哪種點號，往往會遇到兩可的情況。比如，反問句的未了不能用句號，但是該用問號還是嘆號，卻有選擇的余地。
又如，句子當中使用了成對的關(guān)聯(lián)詞語(“雖然……但是”、“因為……所以”、“不但……而且”等)，中間便不能使用句末點號。如果語流中沒有啟下的關(guān)聯(lián)詞語(比如不用“雖然”)，只用承上的關(guān)聯(lián)詞語(比如用“但是”)，那么，當中可以不用句末點號，也可以句斷。
這里的選擇，要依據(jù)句子結(jié)構(gòu)的情況。總的原則是：要避免可以斷句而不斷，致使句子冗長的毛病。
使用標號宜注意下列兩點：
①標號雖然不直接代表口語中的停頓或語氣，但并非與口語的表達無關(guān)。恰當?shù)厥褂脴颂?，可以使說話的神情、口氣充分地表達出來。所以，使用標號和使用點號一樣，要考慮口語表達的實際情況。
②標號同點號連用，有種種不同情況。破折號和省略號用在有停頓的地方，不論是句中還是句末，如果應該用點號的，照理可以用了點號再加上破折號或省略號。
由于這兩種符號各占兩格地位，讀到有這種符號的地方自然會出現(xiàn)停頓，所以，一般都將它們前邊的點號省去。
括號同點號連用要分清句內(nèi)括號(注釋句子中某一部分的)和句外括號(注釋全句的)。
句內(nèi)括號應緊貼在被注釋的詞語之后，如果正文在這里該用點號，要把點號移到括號后邊。句內(nèi)括號內(nèi)可以有標點，但不能出現(xiàn)句末點號。
句外括號前邊正文的點號用在括號之前。句外括號內(nèi)如果是句子，可以用句末點號。
引號同點號連用要注意引文末了的點號的位置。凡是完整地照錄別人的話，引文前邊須有點號表示停頓(通常用冒號)，引文末了的點號放在引號之內(nèi)。凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號之外。
標點符號的使用要遵循一定的規(guī)范，這個規(guī)范國家曾用文件把它肯定下來。但是，規(guī)范又是隨著實際情況在發(fā)展變化，不斷地補充修正是合乎常規(guī)的。新的規(guī)范表現(xiàn)在有影響的著作里的一般用例之中。
例如《標點符號使用法》中的書名號為曲線，今天都用另一種形式(《》)代替了。有些書刊把單位名稱、會議名稱、產(chǎn)品名稱等都加上新的書名號，這屬于濫用。單位名稱之類，一般不必用標號；要用，只能用引號。
當然，標點符號的使用還有它的靈活性。比如問號和嘆號是表示句末停頓的點號，可是有些作者卻把它們借作標號用。
例如：“真是難得的糊涂(!)人”，“好像是星期一(?)的上午”。這屬于修辭用法。
此外，還有兩點需要注意：
①標題用不用標點?一般不用。特別是點號，只有在可能引起誤解時才使用。例如：用“龍年一定會發(fā)生地震?”作標題，如果不用問號，意思就兩樣了。
標題常用空格表示停頓，點號自然也可以省去。至于用引號表示特別提出的詞語，用破折號表示注釋上文，在標題中是比較常用的。
②標點的書寫也有一定的規(guī)范。例如點號和引號、括號、書名號的后半部不能出現(xiàn)在每行的開頭。又如省略號為六點，破折號占兩格，都不能分作兩行書寫。
標點符號既然是書面語言中的有機組成成分，在審稿和編輯工作中就必須予以重視。這里包括兩個方面，一是要使標點合乎規(guī)范，也就是要辨明正誤；一是要注意最佳的選擇，也就是要使標點成為表情達意的有效工具。
這是因為標點的使用，不但有正誤之分，而且有好差之別。由于標點符號與句子的結(jié)構(gòu)密切相關(guān)，所以學會句子結(jié)構(gòu)的分析對正確使用標點有很大的幫助。
特別是關(guān)于復句的層次分析，即通常所說的分析多重復句，對使用標點尤為重要。常見的現(xiàn)代漢語語法著作，都有這方面的內(nèi)容。
呂叔湘、朱德熙著《語法修辭講話》(中國青年出版社，1979年)第六講列舉了使用標點的種種情況，糾正了常見的錯誤，可供參考。
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