企業(yè)編制崗位說明書是一項(xiàng)基本的人力資源管理工作，然而在企業(yè)中，崗位說明書到底有沒有真正發(fā)揮它應(yīng)有的作用呢？大部分企業(yè)的崗位說明書編完以后就被“鎖在柜子里”，員工沒有看，老板不重視，甚至有的連HR 都忘記了這回事。 崗位說明書的編寫是一項(xiàng)耗時(shí)耗力的工程，但為什么花了這么大的力氣編制完成，最后卻沒有人關(guān)注呢？說得直白一點(diǎn)，就是崗位說明書在編制過程中脫離了自身的本質(zhì)需求。 崗位說明書的由來和組成 明晰職責(zé)、界定范圍是人力資源管理活動(dòng)的切入點(diǎn)，編制崗位說明書的前提，就是崗位分析。通過崗位分析使任職人了解崗位的主要信息，對(duì)工作的目標(biāo)、職責(zé)和所需要的知識(shí)技能形成共識(shí)，并使崗位工作的目標(biāo)、職責(zé)以及崗位任職人需要掌握的知識(shí)技能與組織的發(fā)展目標(biāo)相聯(lián)系。
崗位說明書以企業(yè)的組織架構(gòu)和部門職責(zé)為依據(jù)，是企業(yè)在進(jìn)行崗位分析的基礎(chǔ)上，編制的指導(dǎo)企業(yè)員工工作的說明性文件，是表明企業(yè)期望員工做些什么、規(guī)定員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯，它是一張對(duì)崗位客觀描述的畫像。
崗位說明書一般由崗位基本信息、崗位職責(zé)、崗位權(quán)限、工作協(xié)作關(guān)系、崗位關(guān)系、崗位勝任力資格、工作環(huán)境與工作時(shí)間特征等其它項(xiàng)組成。
崗位說明書的應(yīng)有作用
①作為招聘和內(nèi)部選拔的依據(jù)。快速甄別新員工是否符合公司要求，在招聘新員工、新員工上崗初期及轉(zhuǎn)正評(píng)估時(shí)，對(duì)照崗位說明書，可快速判斷新員工是否符合崗位要求。同時(shí)，在內(nèi)部選拔時(shí)，用來評(píng)估被選拔者是否符合新的崗位要求。
②作為定薪、調(diào)薪的依據(jù)。以崗位職責(zé)、復(fù)雜度、風(fēng)險(xiǎn)與環(huán)境作為重要依據(jù)來評(píng)價(jià)確定員工的崗位薪酬，可充分體現(xiàn)薪酬的內(nèi)在公平性和激勵(lì)原則，提升員工滿意度。
③作為開展培訓(xùn)需求調(diào)研和培訓(xùn)效果評(píng)估的依據(jù)。培訓(xùn)部門可以崗位說明書為參照，來全面評(píng)估員工的實(shí)際能力和工作表現(xiàn)，員工的現(xiàn)實(shí)水平與標(biāo)準(zhǔn)之間的差距即是培訓(xùn)的真實(shí)需求。同理，以崗位說明書作為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)培訓(xùn)進(jìn)行效果評(píng)估，不僅能夠量化培訓(xùn)的實(shí)際效用，還能促進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)際轉(zhuǎn)化。
④作為企業(yè)進(jìn)行績(jī)效管理的重要工具。績(jī)效即完成工作職責(zé)的程度，績(jī)效指標(biāo)從根本上來源于工作職責(zé)。
崗位說明書為什么沒有發(fā)揮真正的作用？
①在編制崗位說明書的時(shí)，企業(yè)老總不夠重視，人力資源部組織不到位，一種情況是由職能部門自行編制完成，人力資源部沒有進(jìn)行規(guī)范、修訂；另一種情況是由人力資源部編制，職能部門沒有深度參與，崗位說明書與實(shí)際工作情況脫節(jié)。這兩種情況都不合理，最終導(dǎo)致崗位說明書不規(guī)范、不科學(xué)，沒有達(dá)到成為招聘、培訓(xùn)、薪酬、績(jī)效參考依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。
②公司業(yè)務(wù)發(fā)展較快，崗位變動(dòng)頻繁，崗位說明書沒有能及時(shí)更新，造成崗位說明書與真實(shí)情況相差甚遠(yuǎn)，不能匹配，久久不更新，自然被“鎖在柜子里”。
③大部分崗位說明書只是簡(jiǎn)單地對(duì)崗位基本信息、崗位職責(zé)、任職資格等要素進(jìn)行羅列，沒有明確地指出工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，沒有闡明崗位間的關(guān)系，對(duì)于新員工來說，只能看到職責(zé)，不知道如何才算達(dá)標(biāo)、企業(yè)關(guān)注的是哪些核心價(jià)值，使得崗位說明書難以直接有效地作為企業(yè)績(jī)效管理的重要工具。
怎樣改變大部分崗位說明書的現(xiàn)有命運(yùn)
①崗位說明書在編制的時(shí)候要下工夫，企業(yè)需要充分重視，應(yīng)先確定崗位說明書模板并組織撰寫培訓(xùn)，再由各職能部門編寫提交，人力資源部組織修改，最終領(lǐng)導(dǎo)審核定稿。
②定期組織審視、更新崗位說明書。需要明確的是當(dāng)組織或業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)，都應(yīng)該及時(shí)更新崗位說明書，例如組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化、建立新的部門/崗位、崗位新增工作內(nèi)容、新技術(shù)新工藝導(dǎo)入等情況，崗位說明書必然需要對(duì)應(yīng)更改。
③以工作目標(biāo)和工作內(nèi)容為中心，結(jié)合工作實(shí)際與工作流程，明確與其他崗位間的內(nèi)在聯(lián)系，在編寫崗位職責(zé)的同時(shí)，指明相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作成果，盡量量化數(shù)據(jù)。下圖為保潔崗位說明書職責(zé)描述示例：
這樣不僅使員工能更清晰了解該如何開展工作，也能更直接地作為績(jī)效管理的工具。
總結(jié)
崗位說明書是企業(yè)人力資源管理中一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性文件，涵蓋工作任務(wù)、工作關(guān)系、工作標(biāo)準(zhǔn)、任職條件等多項(xiàng)內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)“責(zé)、權(quán)、利”三者之間的合理匹配的基本依據(jù)，是招聘、培訓(xùn)、薪酬、績(jī)效的基本依據(jù)，應(yīng)充分重視崗位說明書的編制，真正地讓其發(fā)揮作用，更好地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)，而不是“鎖在柜子里”。
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