最新課程——Stata 暑期研討班
Stata暑期研討初級班：[2014年7月12日-15日，北京]
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http://www.peixun.net/view/260_detail.html如何做好畢業(yè)答辯陳述？
連玉君
中山大學嶺南學院
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http://is.gd/1953Tf課程：
http://www.peixun.net/author/3.html1. 引子
繁忙的答辯季終于落下帷幕。不少學生因為糟糕的答辯陳述而“懷才不遇”，答辯委員們也因為觀看枯燥的表演而飽受煎熬。為此，我根據(jù)自己的經(jīng)驗寫下這篇小文，希望能改善來年答辯中師生雙方的觀感。
在正式開始之前，我們可以先了解一下答辯過程中聽眾和講者的特點。
A、聽眾的特點
整個答辯季，多數(shù)老師都要參加3-5場答辯會，聽取數(shù)十位甚至幾十位同學的答辯陳述?？梢韵胍?，在多數(shù)論文都乏善可陳的情況下，這項工作難免枯燥，此時，煩躁的情緒極易產(chǎn)生。
一個基本事實是，多數(shù)老師（包括我自己）事前都沒有時間認真讀完學生的論文，部分老師對你研究的話題不熟悉（找到3-5位同領域的老師參加同一場答辯并非易事）。你會發(fā)現(xiàn)很多老師在你陳述的同時翻閱論文，他們正試圖找出一些問題，以便在提問環(huán)節(jié)有所表示。在3-5分鐘內(nèi)翻閱一篇論文，然后提出問題，想來也是個很有挑戰(zhàn)的事情。
那么，老師通常如何翻閱論文呢？首先，看題目，判斷問題的新舊，并猜想你會做哪些事情；其次，看摘要，與剛才的猜想比照；再次，看目錄，確認有沒有結構上的問題；最后，看模型設定和研究假設，以及一些基本的統(tǒng)計和回歸結果的表格。答辯委員通常是3-5位，整個答辯過程中通常都會存在非常明顯的“錨定效應”，即前兩位老師的論調(diào)直接影響后續(xù)老師的觀點。
了解了這些特征以后，很容易預知多數(shù)老師們可能提出的問題：
2 你這篇論文的貢獻是什么？然后可以逐一駁斥你的研究貢獻，這個問題基本上可以在不翻閱論文的前提下用于每一場答辯。
2 你這篇文章有什么現(xiàn)實意義？
2 論文的標題好像不合適？這個是經(jīng)常被問及的問題，一旦質(zhì)疑成功，問題通常都不小。往往源于論文掛羊頭賣狗肉，或作者對問題的界定不清楚，以至于小頭戴大帽。
2 XXX變量為什么這樣界定？文獻中還有沒有別的衡量方法？
2 從表4-1 (變量的基本統(tǒng)計量) 來看，XXX變量和YYY變量存在嚴重的離群值，后續(xù)的實證結果可信嗎？
2 有沒有做穩(wěn)健性檢驗？內(nèi)生性問題如何處理？
2 格式問題。參考文獻引用不規(guī)范；表格跨頁；錯別字和語言不通順；……。此類問題貌似不重要，其實殺傷力極高，因為這會讓全場的答辯委員覺得你的寫作態(tài)度不好。
B、講者的特點
在有限的時間內(nèi)（如10分鐘）講完一篇論文并非易事。無論如何要避免如下兩種情形：
2 語速過快。很多同學試圖通過加快語速來達到按時講完的目的，效果通常都很差。加快語速的代價就是吐字不清和缺乏停頓。這很容易導致聽眾疲勞和分神，從而產(chǎn)生抵觸甚至煩躁情緒。
2 照屏念稿。不少同學直接把論文中的文字粘貼到PPT中，答辯全程背對評委，面壁思過。對此，評委的直觀感覺是你對論文內(nèi)容不熟悉，缺乏自信。屏幕上的文字太多，加之缺乏互動，聽眾自然就有一種被放棄的感覺，于是禮尚往來，也選擇放棄講者（此時的最佳選擇便是看手機）。
C、互動博弈的答辯原則
可以看出，答辯委員關心的無非是如下4個問題：What, Why, How, What。即，你研究了什么問題？為什么要研究這個問題？如何研究的？結論是什么？
答辯本身是一個博弈過程。因此，陳述人的基本原則就是“換位思考”。在做答辯準備時，你可以假想自己是答辯委員，想想他們希望從你的陳述中聽到什么？他們會問哪些問題？總之，無論采用何種形式來組織你的答辯陳述資料，最終目的都是為了講清楚上述4個問題。
現(xiàn)在多數(shù)學校的畢業(yè)答辯都可以使用PPT來呈現(xiàn)了。下面，我先介紹制作PPT的一些個人經(jīng)驗；進而談談如何進行答辯陳述和回答問題；最后分享一些細節(jié)問題。
2. PPT的制作
2.1 準備工作
在制作PPT之前，你要先了解清楚游戲規(guī)則，最為關鍵的是答辯的時間限制和答辯委員關心的問題。這在很大程度上決定了PPT的結構安排和內(nèi)容設置。對于多數(shù)人而言，但凡呈現(xiàn)在PPT中的內(nèi)容，都有把它講出來的沖動。因此，想要在限定的時間內(nèi)清晰地呈現(xiàn)你的觀點，最好的辦法就是減少PPT的內(nèi)容。由于答辯會的聽眾都是富有經(jīng)驗的老師，因此，PPT中也無需故弄玄虛的花哨技巧，只需邏輯清晰地呈現(xiàn)“干貨”即可。
我的習慣是：先在紙上或Word中寫出PPT大綱，保證整體思路的順暢；然后開始制作PPT初稿，基本要求是盡量完整地呈現(xiàn)自己想要講的所有內(nèi)容；繼而根據(jù)陳述的時間限制，逐步刪除次要內(nèi)容，留下精華部分。
我們知道，同樣一份PPT，可以在3分鐘內(nèi)講完，亦可在30分鐘內(nèi)講完，關鍵在于講者對內(nèi)容的熟悉程度。因此，你需要非常熟悉自己的論文。在此基礎上，為了節(jié)省時間，可以把那些自己胸有成竹但又很可能被問及的問題（如論文的貢獻等）埋藏起來，留待老師提問，然后輕松作答。
2.2 PPT的內(nèi)容
(1) PPT的背景/模板
盡量使用正式的PPT背景或模板。例如，中山大學嶺南學院便提供了統(tǒng)一的模板，白底紅邊，內(nèi)嵌院徽，簡單大方。如果選擇其他樣式或自己制作的模板，有幾個基本的原則：其一，背景以淺色為宜，白色最佳，襯以黑字 (或深色字體)，有利于保證PPT的清晰度；其二，背景圖片或Logo盡可能小，以免喧賓奪主，尤其是實證分析類型的論文，簡單的背景便于呈現(xiàn)圖形和表格。
(2) 首頁/封面頁
主要包括如下幾個要素，不可遺漏：
3 論文題目。長度不超過一行的60%，太長時應調(diào)小字號或設為兩行。
3 演示人姓名。常用的排版方式是全居中；字號約為題目的1/2。
3 導師姓名，最好寫明職稱。
3 日期。
(3) 目錄頁/導航條
這一點至關重要，目的是給聽眾一個清晰的脈絡。目錄頁不要超過6行，每行長度不超過頁面一行的80%，保證頁面清晰。學術論文都是八股文形式，致使大家的目錄頁都大同小異。此時，更為重要的是后續(xù)頁面頂端的“導航條”?？梢允褂锰囟ǖ哪０?，亦可手動制作導航條，標明進程，以免觀眾忘記脈絡。
(4) 核心內(nèi)容
主要包括引言（研究背景、研究意義、主要結論和創(chuàng)新點）、文獻綜述、研究假設、研究設計（模型設定、數(shù)據(jù)來源和變量界定等）、結果及分析和結論。無論陳述的時間多么短，都要講清楚四個問題：What, Why, How, What，即你研究了什么問題？為什么要研究這個問題？如何研究的？結論是什么？
可以配合使用簡圖、動畫等手段讓聽眾在最短的時間內(nèi)了解這四個問題。在內(nèi)容設計上，可以穿插闡明這四個問題。例如，在文獻綜述部分，你可以直接評述現(xiàn)有文獻尚需深入研究的方向，而這恰恰就是你的論文要做的東西；又如，研究假設和結論可以同時介紹，同時輔以與前期重要文獻的對比分析，以突顯論文的特色和創(chuàng)新點；再如，介紹模型設定時，你可以重點說明你的估計方法有何特色，或者是某個變量的設定頗有新意等。
(5) 致謝
很多同學在PPT的最后一頁寫上“謝謝聆聽！”、“謝謝！歡迎批評指正！”之類的致謝語。“聆聽”一詞往往讓人聯(lián)想到“聆聽教誨”，不太妥當。建議用楷體（比較柔和）顯示“謝謝！”二字即可。
(6) 其他內(nèi)容
通常放映到致謝那一頁即可停止。但在此頁之后，可以進一步放入如下幾項內(nèi)容。其一，外審意見以及你的回應和修改說明。多數(shù)情況下外審專家也是答辯委員成員，對他們的問題進行回應是對評審專家的尊重。其二，對于答辯委員可能問到的一些問題，你預先準備好應答的PPT（如關鍵變量的詳細界定和計算方法、PPT正文中未能呈現(xiàn)的回歸結果、小眾計量模型的詳細推導和估計方法等），當被問及時輕松作答。
2.3 制作PPT的技巧
(1) 內(nèi)容設置和頁面布局
總體原則：盡量精煉，12字真言—“能用圖，不用表；能用表，不用字”
數(shù)字“1”原則：每張幻燈片1個主題、每個小主題占1一行；
數(shù)字“3”原則：顏色不超過3種、層次不超過3層、字體不超過3種；
數(shù)字“7”原則：每張幻燈片最多7行；每個小標題最多7字；適當留白。
單張幻燈片中的字數(shù)以30-60個漢字為宜，如果一個問題或概念的內(nèi)容太多，一張幻燈片放不下時可拆成兩張，切忌強行把文字堆積在一張幻燈片上。
(2) 字體、字號和顏色
基本原則：清晰易讀、不超過3種字體、不超過3種顏色、用系統(tǒng)字體。
2 字體。使用規(guī)范字體，防止PPT在其他系統(tǒng)中因子庫缺失而混亂。
ü 中文字體常用的有：宋體、黑體和楷體。宋體嚴謹、清晰，適合正文；黑體嚴肅、醒目，適合標題或強調(diào)區(qū)；楷體柔和，加粗后效果不錯。隸書藝術性強，但投影效果差，盡量避免使用。
ü 英文字體常用的有：Arial、Verdana、Times New Roman和Euclid。Arial和Verdana字體端莊大方，間距合適，放大后沒有毛邊現(xiàn)象，宜用作文件標題和正文標題。Times New Roman適于大段文本，便于閱讀。我個人喜歡用Euclid字體，能夠產(chǎn)生LaTeX的排版效果。
此外，慎用粗體和斜體，僅僅在強調(diào)時才需使用，否則會降低其效果。
2 字號。字號的選擇需要在“清晰”和“美觀”之間做出權衡。大號字體很清晰，但不夠精致。有的人建議把最小字號設定為聽眾中最年長者年齡的一半（如最年長者為50歲，則最小字號為25磅）。這適用于聽眾在50人以上的大會場。對于畢業(yè)答辯而言，通常只有10-20人參加，我認為最小字號在18磅以上即可，適當增大行距和留白，這有助于提升PPT的美觀度。
2 字體的顏色。切忌“五顏六色”，以免分散聽眾的注意力。研究顯示，男性最喜歡且易于記憶的顏色依次為：Violet、Dark blue、Oliver green和Yellow；女性依次為：Dark blue、Oliver green、Yellow和Red。整體來看，在PPT中，使用黑色、深藍色和墨綠色是非常穩(wěn)妥的選擇。
(3) 關于動畫
使用動畫是為了更為清晰簡潔地呈現(xiàn)你的觀點，便于引導聽眾的注意力。例如，模型設定部分，可以先列出模型，進而通過動畫（如透明的小文本框）聚焦到關鍵變量上，介紹其含義和定義方式。這比用激光筆掃射屏幕的效果好很多。又如，呈現(xiàn)時證結果時，可以適時彈出半透明的文本框，對關鍵結果進行解釋。動畫效果（包括幻燈片切換）不要用超過3種，讓人感覺不到的動畫才是好動畫。
(4) 數(shù)學公式
數(shù)學公式盡量不要從正文中截圖獲取，放大后容易模糊不清。可以使用Mathtype輸入公式后插入PPT中，適當調(diào)整大小即可。使用Mathtype的另一個好處是，可以為關鍵變量設定特殊的顏色（如紅色、藍色）。
(5) 圖形和表格
首先，要保證PPT中呈現(xiàn)的圖形和表格足夠清晰，最后一排的聽眾能夠看清楚。就我的經(jīng)驗，圖形和表格中的字體不能小于18磅。盡量不要從論文原稿中截圖后貼入PPT，這類圖片放大后會失真?？梢灾苯硬迦朐紙D片，調(diào)整大??；對于表格，則可以從Word文檔中選中表格或從Excel中插入，調(diào)整字號和大小。如此處理后，圖片和表格放大后都不會失真。
其次，對于做實證分析的同學而言，有些表格會很長，此時無需在PPT中呈現(xiàn)完整的表格，只需截取最重要的結果即可；留出的頁面可以用于說明表中關鍵變量的界定和含義（答辯委員通常沒有時間）。需要注意的是，PPT中呈現(xiàn)的圖形和表格一定要標注與正文對應的編號（亦可順便標注正文頁碼），以便答辯委員對照翻閱詳情。
最后，對于一些需要重點講解的內(nèi)容，可以適當添加彩色方框或透明文本框等動畫來突出顯示。在沒有激光筆時，這些處理有助于集中聽眾的注意力。
3. 答辯陳述
(1) 準備工作
反復練習就是最好的準備工作。
我對學生的要求通常是：準備5分鐘和10分鐘兩個版本，分別采用排練計時的方式演示給我。這樣做的目的在于，5分鐘版本有助于理清陳述的思路；而10分鐘版本則能夠進一步講解論文中細節(jié)，也是多數(shù)答辯的時限要求。
更為有效的練習方式是錄音-回放。在使用PPT講解時，依次點擊“幻燈片放映à錄制旁白”，然后回放一下自己的講解過程。你會吃驚地發(fā)現(xiàn)，原來自己說了這么多廢話、有如此多的口頭禪（然后……、嗯……、那……）。其實，克服這些口頭禪并非難事，當你對答辯內(nèi)容非常自信時，這些因為緊張而產(chǎn)生的口頭禪會自然消失。反復練習5-10遍，能消除多數(shù)口頭禪，效果會大有不同。
(2) 邏輯清晰
雖然論文寫作時會分章節(jié)進行，但這只是為了保證論文結構清晰。在答辯陳述時，則需圍繞上述四個問題（What, Why, How, What）組織PPT的內(nèi)容和結構，分章陳述反而會破壞思路的連貫性。各部分內(nèi)容之間加入一些轉(zhuǎn)承會讓你的答辯陳述邏輯更加清晰。
(3) 語速與語調(diào)
用適中的語速進行陳述。為了在規(guī)定時間內(nèi)講完，最明智的做法是精簡PPT的內(nèi)容，保證邏輯清晰和重點突出。
答辯陳述中要觀察聽眾的反應，適當加入停頓或變換語調(diào)，以便重新聚合聽眾的注意力。這是因為多數(shù)人能夠連續(xù)集中精力的時間都不超過5分鐘。為了達到這個目的，你在制作PPT時，可以適當加入圖形和符號來代替文字，通過改變感官體驗來調(diào)節(jié)他們的注意力。
(4) 肢體語言
2 不要背對聽眾。有不少同學自始至終都面對著屏幕，除非你的身材非常好，否則這是個很糟糕的做法。
2 要誠懇地用眼睛交流。用目光照顧每一位評委，不要像個做了錯事的孩子，眼顧其他，飄忽不定。
2 不要把手插到兜里，尤其是只把大拇指插到兜里；不要亂晃；不要雙手交叉抱在胸前。
4. 回答問題
雖然答辯中可能被問及各類問題，但半數(shù)以上都能預先猜知，及早應對。你可以按照我在“引子”部分列出的問題，將自己假想為答辯委員，預設10-20個問題，逐一解答。亦可在指導老師或同門那里模擬演示一遍，拾漏補缺。當答辯委員提出的問題正中下懷時，你會非常放松。除此之外，尚有如下細節(jié)需要注意：
(1) 穩(wěn)重
不要急著回答老師的問題。很多同學在回答老師的問題時往往答非所問，原因在于沒有聽清楚問題。你要等老師問完后，停留1-2秒，確認“我可以開始回答了嗎？”，然后再開始回答。這期間你可以簡要記錄老師的問題，并梳理一下回答的思路。有些老師會一次性提出多個問題，中間不停頓，如果你打斷他會很不禮貌，但不打斷又很容易遺漏部分問題，也很不禮貌。首先要確認的是，老師的問題到底是什么？回答要盡可能簡潔，直奔主題，不要兜圈子。
(2) 誠實
答辯中經(jīng)常會遇到棘手的問題。論文寫得不好，多數(shù)問題都是棘手問題；論文寫得好，老師會不自覺的把你當成他的同行，問及一些他正在苦心琢磨的問題。此時，一個基本的原則就是誠實。對于前者，你只能盡力回答，然后就是態(tài)度謙卑地爭取同情了；對于后者，大膽地說出你的那些看似不成熟的想法，也按同行的標準對待老師，但要說明自己目前只有些想法，略表謙遜。
(3) 謙遜
記錄老師提出的問題和建議。一來顯示出對老師的尊重；二來方便你后續(xù)修改時與指導老師討論。部分老師可能誤解你的觀點，或者在提問時表現(xiàn)出攻擊性，但無論如何，你都要保持平和心態(tài)。首先承認可能是因為你在論文或答辯中表述不清晰導致老師誤解（退一步海闊天空，有助于緩和氣氛），然后用盡可能簡潔的語言重述你的觀點。最糟糕的情形是遇到一個執(zhí)拗的老師（他可能已經(jīng)知道自己錯了，但礙于面子不肯承認），你要稍微忍耐一下，隨后與自己的指導老師商議。
5. 建議和技巧
5.1 一些建議
2 一定要穿正裝，男生要打領帶；
2 消滅錯別字，“錯別字等于蒼蠅”；
2 PPT分別存儲2003和2007兩個版本，外加一份PDF格式的文檔；
2 帶兩個U盤存儲上述文檔，同時發(fā)送一份到你的郵箱中；
2 上臺答辯時帶上你的紙和筆，以便記錄老師的問題和建議；
5.2 一些技巧
(1) 放映PPT的快捷鍵
2 F5：從第一張PPT開始放映；
2 Shift+F5：從當前幻燈片開始放映；
2 排練計時：依次單擊“幻燈片放映”à“排練計時”。
2 Esc：結束放映；
(2) 快速調(diào)節(jié)文字大小
在編輯PPT時，經(jīng)常要放大或縮小文字，通?？梢酝ㄟ^選擇字號來實現(xiàn)。更簡潔的方法是：選中文字后，若需放大，按ctrl+]；若需縮小，按ctrl+[ 。
(3) 保存特殊字體
若出于美觀考慮在PPT中嵌入了特殊字體，為防止在答辯現(xiàn)場無法正常放映，可以執(zhí)行如下操作：單擊“文件à另存為”，在對話框中點擊“工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“保存選項”，在彈出其對話框中選中“嵌入TrueType字體”項，然后根據(jù)需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項，最后點擊“確定”按鈕保存該文件即可。
6. 結語
在我個人看來，在一個好的答辯陳述中，PPT和語言表達能力的作用僅限于錦上添花，論文中“干貨”的分量才是決定性的。因此，要從論文的源頭（選題、研究設計等）著手，這個問題日后有機會再另文探討。在論文已經(jīng)完成的前提下，想要做好答辯陳述，只有一個方法：反復練習。
