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Sumif也能多條件求和(關于P68的疑問)

Sumif也能多條件求和(關于P68的疑問)

(2011-09-18 22:15:31)

最近有三位讀者都很具體的問到了P68中Sumif多條件求和的實現方法,其中有一位甚至很熱心的提醒我這可能是書的印刷錯誤,建議我在下一版中注意修改。我想,這可能是因為我們通常認為多條件求和是Sumifs才能完成的任務。但是,我想告訴大家,Sumif的用法沒有錯,而且這個案例是2006年做的,那個時候我還只用過Excel2003版本,而Sumifs從2007版才開始出現。不過,對于熱心并且細心的讀者,我是很感激的,感謝大家能這么細致的讀這本書,并且如此用心不見外的給我最真實的反饋?;诖蠹业囊蓡枺P于Sumif的用法,確實需要說一說了。

 

看過書的朋友都知道,我是不提倡分類匯總表用手工做的。書中更多講的是用數據透視表功能來實現分類匯總表的制作,可隨著技藝的精進,我們還需要合理地運用函數來完成一些表格的自動生成,而Sumif(或Sumifs)就是自動生成二維匯總表的經典函數。學會了用Sumif做多條件求和,高版本中的Sumifs也就手到擒來了。


首先要說說Sumif這個函數,它的用途是“在一個條件區(qū)域中把符合規(guī)定條件的單元格挑出來,然后將對應的指定單元格的數值相加?!?/font>簡單來說,如果有兩列分別為“性別”和“收入”,那么Sumif可以匯總所有男人的收入和所有女人的收入。這時候,“性別”就成為了“規(guī)定條件”,而“性別列”則為“條件區(qū)域”,“收入列”為指定的“匯總列”。于是,我把三個參數分別叫做:到哪里匹配,按什么求和,把這些值求和

 

要想自動得到二維匯總表,就要分析它的數據結構和表格邏輯。圖中D7單元格的值要滿足三個條件:6月、交通處、訂書機。


    那么,看看源數據表中有什么字段?日期、科室、領用用品,剛好對應了上面提到的三個條件。


    要注意,學Excel不是走單行線,因為有源數據表中的這三個字段,才能得到這樣的匯總表,但換個角度思考,正因為要得到這樣的匯總表,才要在源數據表中設計并且記錄這三個字段的數據。從工作目的中提取字段,是設計表格的關鍵步驟和思考方向。所以,動手前一定要想好,這張Excel表格到底是用來干嘛的。

 

但是,眾所周知,Sumif的第一參數“到哪里匹配”需要選定一列,表達式為A1:A1000。那么如果A列只有一個字段,又該如何實現多條件,或者說多字段求和呢?要想弄明白這個關鍵點,就必須從第二參數“按什么求和”入手。由于第二參數可以寫任意條件,結合運算符“&”的用法,它是可以寫為“月份”&“科室”&“領用用品”的。所以,只要在源數據表中增加一個輔助列,讓輔助列同時擁有三個字段,就可以讓Sumif的第一參數和第二參數形成匹配關系。但是,匯總表中的第一個條件是“月份”,在制造輔助列的時候,要引入Month函數提取出日期中的月份信息。(If在這里作為糾錯函數存在,確保A列沒有數據錄入時,F列不生成錯誤值。)


    萬事俱備,開寫公式:=SUMIF(操作表!F1:F1000,A3&B3&A4,操作表!D1:D1000)。F1:F1000的寫法,和透視表中的預約源數據是同樣的道理,以此確保添加新的源數據時,匯總結果也能同步更新。


    看到這里,你可能會覺得奇怪。匯總表中的A3單元格明明顯示為“6月”,而源數據表中的F列里只有一個數字3或者6,這兩個數據如何匹配呢?要知道,Excel中有太多的眼見為虛,這全拜單元格格式所賜。咱們看到的是“6月”,那是為了好看,實際上單元格內只有一個6,這是它的本質。通過自定義設置——0"月",就可以讓3顯示為3月,6顯示為6月。所以,A3&B3&A4是能和F列進行匹配的。


    公式寫好后,該考慮復制的問題了,由于要向下、向右進行復制。而A3到了哪里都是$A$3,B3向下復制時還得是B$3,A4向右復制時還得是$A4,F列和D列更不用說,必須絕對引用起來,最后公式就變成了這樣:=SUMIF(操作表!$F$1:$F$1000,$A$3&B$3&$A4,操作表!$D$1:$D$1000)


    好了,大功告成,再在A3單元格設置一個數據有效性,就可以隨心所欲的觀看一年12個月的匯總結果了。

 

Sumif的多條件求和,主要利用了由“&”制造的輔助列,以及由“&”編寫的條件參數。“&”在這里起到了關鍵性的作用,如果不知道有這個運算符,那么這個任務是無法完成的。Excel中的技巧,有時候單獨看作用不大,組合起來卻會威力無窮。平時的積累很重要,像and、or、column、row這些函數,通常都要和其他函數組合應用,而Ctrl+Enter這種批量輸入法,也要配上F5或者名稱(Ctrl+F3)的定位,才能顯示出真正的威力。

 

技多不壓身,雖然咱們已經懂得如何用Sumif完成多條件求和,但如果你用的是07及以上版本,不妨試試Sumifs,更方便、更智能。仔細想想,Vlookup的多條件匹配又何嘗不是同樣的道理呢!!!

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