現(xiàn)如今工作匯報(bào)交流、產(chǎn)品展示、培訓(xùn)演講都要用到PPT，PPT強(qiáng)大的視覺呈現(xiàn)能力和多種元素的靈活應(yīng)用，不僅讓描述更加直觀形象，還能帶給人賞心悅目的體驗(yàn)，無形中增加了觀者對(duì)所表達(dá)內(nèi)容的接受度，也就達(dá)到了制作PPT的目的。

熟練運(yùn)用PPT的各項(xiàng)功能，還可以制作海報(bào)、卡片、圖片等美化物料，提升設(shè)計(jì)能力、排版能力和審美能力。

工欲善其事，必先利其器。既然PPT有如此強(qiáng)大的功能，就值得我們花時(shí)間和精力學(xué)好它。最近我看了秦陽(yáng)的《說服力 工作型PPT該這樣做》一書，讓我掌握了很多非常實(shí)用的PPT制作技巧，里面不僅有大量的圖片說明，還有視頻可供讀者一邊觀看一邊操作，非常直觀方便。

書的作者秦陽(yáng)說，工作型PPT唯“快”不破。的確如此，領(lǐng)導(dǎo)要得急，然而時(shí)間緊、數(shù)量多，怎么辦呢？

請(qǐng)記住一句話，凡是重復(fù)的工作，機(jī)器都能幫你搞定。在PPT制作上，就是要學(xué)會(huì)“偷懶”，用巧勁。為了省時(shí)省力，這里需要用到模板（也就是PPT里的主題）。

一、快速套用模板

微軟其實(shí)設(shè)計(jì)了一套“快速制作”的產(chǎn)品使用流程，如果熟練掌握，只需要5分鐘就可以將一份word文字稿變成一份PPT演示稿，然而90%的人從來沒有正確使用過模板。

1.找到模板

書里提供了很多模板網(wǎng)站，比如演界網(wǎng)、比格PPT、優(yōu)品PPT等等，其實(shí)我比較推薦PPT插件，直接安裝在PPT軟件里更快捷方便，我平時(shí)用得最多的是iSlide，安裝以后在聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下會(huì)出現(xiàn)大量的PPT模板，而且只要把鼠標(biāo)放在上面就可以預(yù)覽，單擊就可以置入使用。

2.word一鍵轉(zhuǎn)PPT

沒有必要一段一段復(fù)制粘貼，記住之前說的話，讓電腦替代重復(fù)性工作。

在word依次點(diǎn)擊【文件】—【選項(xiàng)】—【快速訪問工具欄】，選擇【不功能區(qū)中的命令】在下拉菜單中找到【發(fā)送到Microsoft PowerPoint】,單擊【添加】后再點(diǎn)擊【確定】。

然后，就會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)PPT，把一個(gè)word文件一秒鐘自動(dòng)生成一個(gè)PPT文件。但你會(huì)發(fā)現(xiàn)PPT并沒有把屬于標(biāo)題和正文的部分放在相應(yīng)的文本框內(nèi)，所以你還需要在word中先完成層級(jí)的設(shè)置。

點(diǎn)擊視圖選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊【大綱】，點(diǎn)擊箭頭按鈕，把要在PPT里顯示的標(biāo)題設(shè)為“1級(jí)”，正文設(shè)為“2級(jí)”，不顯示的就設(shè)置為“正文文本”。

如果沒有特殊要求，其實(shí)PPT自帶的模板也夠用了。

3.運(yùn)用PPT自帶模板

點(diǎn)擊【設(shè)計(jì)】出現(xiàn)了很多模板的縮略圖，單擊下拉菜單，有很多模板可供選擇。

如果要用公司規(guī)定的模板怎么辦呢？

4.如何套用公司規(guī)定模板？

點(diǎn)擊“瀏覽主題”，即可在電腦里選擇主題模板，點(diǎn)擊【應(yīng)用】按鈕，即可將模板一鍵導(dǎo)入。

還可以在PPT某一頁(yè)的縮略圖上右鍵單擊，再選中【版式】，可以切換標(biāo)題頁(yè)、目錄頁(yè)、內(nèi)容頁(yè)。

原來，這才是PPT的正確打開方式。但是很多人拿公司的模板試了一下，卻發(fā)現(xiàn)導(dǎo)入之后并沒有內(nèi)容，為什么呢？因?yàn)榉直嬉环軵PT模板是否可以通過“瀏覽主題”導(dǎo)入的方式來套用，還要檢驗(yàn)一下所有的板式設(shè)計(jì)是否在母版中，如果沒有，也沒關(guān)系，可以自己通過母版添加。

5.制作一套PPT模板

制作PPT模板在母版中完成，可以添加重復(fù)、批量性質(zhì)的元素，如Logo、標(biāo)語(yǔ)、頁(yè)碼、水印等非常方便。

制作PPT模板需要在母版中至少完成三個(gè)頁(yè)面的制作，一是標(biāo)題頁(yè)，二是目錄頁(yè)，三是內(nèi)容頁(yè)。其中標(biāo)題頁(yè)在主題頁(yè)中完成，目錄頁(yè)和內(nèi)容頁(yè)在版式頁(yè)中完成。

Logo、標(biāo)語(yǔ)、頁(yè)碼、水印等添加在主題頁(yè)上（最上面一張幻燈片縮略圖），比如把Logo加在主題頁(yè)上，點(diǎn)擊【關(guān)閉母版視圖】，你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)PPT都加上了Logo。同理，如果要批量刪除Logo,也只需要打開母版頁(yè)，選中刪除，就可以全部清理掉，非常方便快捷。

模板就好比一篇文章的框架，而美化就好比文采。有了框架，我們就要進(jìn)一步美化PPT，讓PPT也具有“可讀性”。

二、快速美化PPT

一套PPT的頁(yè)面依次是：封面頁(yè)、目錄頁(yè)、內(nèi)容頁(yè)、結(jié)束頁(yè)，內(nèi)容頁(yè)前面可以添加轉(zhuǎn)場(chǎng)頁(yè)。

1.美化版式

美化常見的版式有6種：左右版、斜分版、三分版、圓心版、上下版、卡片版。

可以根據(jù)內(nèi)容的需要，設(shè)計(jì)合適的版式，只是要注意，保持整套PPT風(fēng)格一致。

工作型PPT一般有很多文字，如何讓PPT既美觀又有層次感呢？

2.運(yùn)用既高效又美觀的排版工具

①多文字排版

借助SmartArt工具，可1分鐘內(nèi)完成美化。

操作步驟：選中文字，點(diǎn)擊右鍵，選中轉(zhuǎn)換為SmartArt，根據(jù)需要選擇。

如需修改，可選中對(duì)象，在SmartArt圖形下拉菜單中選擇相應(yīng)的版式修改。

②圖片排版

可以點(diǎn)擊【格式】-【圖片版式】自動(dòng)排版

前面說了關(guān)于PPT美化的一些方法，但最關(guān)鍵的是自己要清楚美化的目的是什么。無論怎么美化都要遵循一定的原則。

三、PPT美化原則

1.要有好的閱讀體驗(yàn)

要給觀者舒服的體驗(yàn)，就要做到層次分明、重點(diǎn)突出。首先，精簡(jiǎn)內(nèi)容，使用短句短段。然后，將標(biāo)題加粗，用項(xiàng)目符號(hào)增加層次。標(biāo)題和正文的字號(hào)要加以區(qū)分，為標(biāo)題添加色塊突出重點(diǎn)。

2.風(fēng)格統(tǒng)一

首先是色調(diào)統(tǒng)一，一般不超過3種顏色；標(biāo)題和正文字號(hào)和顏色各自統(tǒng)一。

使用同一個(gè)系列的色塊、劃線、圖標(biāo)等視覺元素。

3.圖文并茂

添加和文字高度相關(guān)的配圖，適當(dāng)美化提高檔次。

4.適當(dāng)運(yùn)用視覺元素，強(qiáng)化理解和記憶

視覺化呈現(xiàn)可以給人更直觀的感受，讓人記憶深刻，可適當(dāng)運(yùn)用圖標(biāo)、圖表等視覺元素達(dá)到目的。

作者秦陽(yáng)貼心地為讀者制作了品控手冊(cè)，隨書附贈(zèng)，方便讀者一一對(duì)照。

結(jié)語(yǔ)

秦陽(yáng)的《說服力 工作型PPT》這本書，像是為讀者打開了PPT的奇妙大門，讓我們迫不及待地想要跟著書中的步驟做出令人滿意的PPT。

這本書的優(yōu)點(diǎn)是圖文并茂，案例豐富，有很多視頻演示。再也不用擔(dān)心學(xué)習(xí)過程枯燥乏味。相信很多讀者和我一樣，讀了這本書會(huì)愛上PPT，讓PPT為我們的工作乃至生活添磚加瓦。