熬友好，我是辦公室熬叔。
這是我的第19篇寫作方法分享。
今天說說會(huì)議文件準(zhǔn)備的事。
會(huì)前需要準(zhǔn)備的會(huì)議文件主要包括會(huì)議通知、會(huì)議手冊、歡迎致辭、總結(jié)講話和其他文件等。
1、會(huì)議通知
會(huì)議通知應(yīng)講明會(huì)議的背景、目的、任務(wù)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主題、議題、食宿安排、交通線路、繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)到須知、會(huì)務(wù)聯(lián)系方式、報(bào)名回執(zhí)要求等內(nèi)容。
以下事項(xiàng)在起草會(huì)議通知時(shí)要引起注意：
①通知內(nèi)容要準(zhǔn)確具體，使參會(huì)人員能便捷順利地參會(huì)；
②要講清楚參會(huì)人員的范圍和人數(shù)要求；
③報(bào)名回執(zhí)至少要統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員的姓名、性別、民族、工作單位 職務(wù)職稱、手機(jī)、接送站需求、住宿需求等信息；
④通知要盡早及時(shí)發(fā)出，以便參會(huì)人員報(bào)名和調(diào)整工作安排；
⑤邀請上級(jí)單位和特邀代表參會(huì)需發(fā)送邀請函，以示尊重；
⑥內(nèi)部會(huì)議通知可只講明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、 主題、參會(huì)人員。
2、會(huì)議手冊
會(huì)議手冊是參加會(huì)議活動(dòng)的行動(dòng)指南，也是辦會(huì)人員籌備組織會(huì)議的指導(dǎo)手冊。
會(huì)議手冊的主要內(nèi)容有參會(huì)須知、日程安排、代表名單及分組安排、作息及活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)場席次圖、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方式、會(huì)議地點(diǎn)及周邊交通示意圖等。
參會(huì)須知應(yīng)講清楚會(huì)場紀(jì)律、活動(dòng)紀(jì)律、請假紀(jì)律、食宿紀(jì)律、安全紀(jì)律、保密紀(jì)律和節(jié)能要求，說明房間網(wǎng)絡(luò)、電話等設(shè)施使用方法，退房和返程訂票事宜，以及會(huì)務(wù)組聯(lián)系方式。
如就餐紀(jì)律一般包括：要憑餐券就餐，提倡光盤行動(dòng)，杜絕浪費(fèi)，會(huì)議期間嚴(yán)禁飲酒，嚴(yán)禁聚餐等。
編制代表名單時(shí)，特別注意以下幾點(diǎn)：
①按工作單位排序依據(jù)要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，如應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)中央和國家機(jī)關(guān)排序、地方行政區(qū)劃排序、中央企業(yè)排序等；
②工作單位要寫全稱或規(guī)范化簡稱，工作部門的詳細(xì)程度統(tǒng)一；
③參會(huì)人員的性別和民族要注明 ，以示尊重，也便于安排食宿；
④參會(huì)人員的職務(wù)和職稱要準(zhǔn)確，表述要規(guī)范和統(tǒng)一；
⑤參會(huì)人員的聯(lián)系方式要反復(fù)校對，確認(rèn)無誤；
⑥保存好原始報(bào)名回執(zhí)，以便校對和核查。
3、歡迎致辭和總結(jié)講話
歡迎致辭和總結(jié)講話是會(huì)議正式開始和結(jié)束的重要標(biāo)志。
一般由會(huì)議主辦單位的主要領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)來致辭和總結(jié)。
歡迎致辭的內(nèi)容應(yīng)介紹會(huì)議的背景、目的、任務(wù)、主題、議題、參會(huì)人員等基本情況，并向參會(huì)人員表示歡迎并提出參會(huì)要求。
總結(jié)講話的內(nèi)容應(yīng)總結(jié)會(huì)議取得的主要成果，強(qiáng)調(diào)會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)重要講話的精神，向參會(huì)人員和相關(guān)單位表示感謝，對今后的工作提出希望和設(shè)想，最后宣布會(huì)議閉幕。
4、其他文件
其他文件主要包括2類
一類用于會(huì)議召開過程，如領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)交流、材料、提案、選票、代表證等；
另一類用于開展會(huì)后工作，如簡報(bào)、新聞稿、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、聲明等。
會(huì)后使用的文件，應(yīng)在會(huì)前和會(huì)議過程中及早形成初稿，再根據(jù)會(huì)議進(jìn)程隨時(shí)修改，以保證在會(huì)議結(jié)束后第一時(shí)間修改定稿，用于指導(dǎo)工作。
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