文書檔案的整理方法
一、概念
文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的。具有法律性和強制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動中形成的文件材料。目前我國黨政軍機關(guān)、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。簡單地說，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報、合同、協(xié)議等等）。 歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
二、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟
1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求
歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國家檔案局第8號令公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。整理方法應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）和《湖北省歸檔文件整理實施細(xì)則》（鄂檔[2001]45號）的規(guī)定，在計算機和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管、利用和移交進(jìn)國家綜合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。
2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟
歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》、《湖北省歸檔文件整理實施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行。以“件”為單位進(jìn)行規(guī)范整理。基本步驟為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環(huán)節(jié)。
三、歸檔文件的整理方法
1、收集。即是對本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話：
一是處理完畢的文件材料要隨時收；
二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；
三是本單位發(fā)文，在蓋章時當(dāng)時收；
四是會議材料，要事先做好工作及時收；
五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；
六是常規(guī)性的文件材料，要逐項收；
七是在機構(gòu)人員變動時，要提前收；
八是結(jié)合年終檢查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷過程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。
那么，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確界定了機關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍。
機關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料：
（1）上級文件材料。需要貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)性文件；代上級機關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。
（2）本機關(guān)的文件材料。這是重點，也更加符合8號令關(guān)于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類紅頭文件和白頭文件等。主要是指反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；本機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料等。
（3）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；對本單位檢查的重要文件；重要的來往文件等。
（4）下級機關(guān)的文件材料。如報來的重要工作計劃，總結(jié)等法規(guī)性備案文件。
強調(diào)一點：凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
機關(guān)不應(yīng)歸檔的文件材料：
（1）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（3）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（4）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
2、裝訂
（1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（主要指傳真件）。
（2）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。
3、分類。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。
分類方案的設(shè)置：
一般機關(guān)按“年度—機構(gòu)或問題—保管期限”三級分類；歸檔文件少的單位可按“年度—保管期限”兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。
如何準(zhǔn)確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規(guī)定：
永久保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；
（5）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（6）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；
（6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的設(shè)備類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久保存。
4、排列
（1）盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時間”排列。運用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時間先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件集中排列。
一件文件的排列順序：
發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；
收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前；
正件與附件為一件，正件在前；
請示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前；
轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；
原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前；
無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。
（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設(shè)置的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。
5、編號
（1）檔號的編制。由全宗號—年度號—類別號—保管期限—件號組成。
在編制檔號時，注意五點：
①全宗號是指區(qū)檔案館給各單位的代號。
②年度號是指歸檔文件形成的年度。
③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯?dāng)?shù)字為類別號。如“W
④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“
⑤件號（即文件的排列順序號）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。
檔號舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。
(2)、頁數(shù)的編制：
頁數(shù)指每件文件的總頁數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右上角，用鉛筆編寫。
（3）歸檔章的編制
歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍(lán)色筆填寫。
歸檔章規(guī)范式樣
規(guī)格：16＊45mm
| （全宗號） | （年度） | |
| (機構(gòu)或問題） | （保管期限） | （館編件號） |
歸檔章填寫式樣如下：
| 013 | 2009 | 001 |
| W01 | 30 | |
“013”為全宗號；“2009”為年度號；“001”為室編件號，不同保管期限的文件，不允許混編一個流水件號；“W01”為機構(gòu)（問題）代號；30為保管期限；
填寫時注意一點：館編件號，機關(guān)檔案室不編，待進(jìn)館時，由國家檔案館編制。其他編寫方法與檔號的編寫一樣。 （4）袋號章的編制
袋號章由檔案部門監(jiān)制，印在斜口袋上，項目包括檔號、頁數(shù)。統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫。
袋號章規(guī)范式樣
| 檔號 | |
| 頁數(shù) | 共 頁 |
袋號章填寫式樣如下：
| 檔號 | 013-2007-W01-Y-001 |
| 頁數(shù) | 共10頁 |
“檔號欄”填寫每件文件的文件級檔號，全宗號、年度號、機構(gòu)或問題代號、保管期限代號、件號等項目必須齊全完整，
檔號的編寫方法與前邊的一致。
“頁數(shù)欄”填寫每件文件的總頁數(shù)，空白頁不計頁數(shù)，即見字為一頁，收文含收文處理簽、正式文件；發(fā)文含正式文件、發(fā)文簽、定稿。
6、編目
即編制歸檔文件目錄（一式兩份：一份放入檔案盒，一份作為檢索工具）。歸檔文件目錄的項目：檔號（編在目錄的左上角）、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。不同類別的歸檔文件目錄要制作目錄封面，便于區(qū)分、查找。
歸檔文件目錄編制式樣如下：
歸檔文件目錄
檔號：013-2009-W01-Y
| 件 號 | 責(zé)任者 | 文 號 | 題 名 | 日 期 | 頁 數(shù) | 備 注 |
| | | | | | | |
“檔號”：與前邊介紹的檔號編寫方法有點不一致，不編件號。
“件號”：盒內(nèi)文件的排列順序號（小流水號）。
“責(zé)任者”：文件的署名者或發(fā)文機關(guān)，要用全稱或規(guī)范性簡稱。
“文號”：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年度、順序號等要全部填寫。如咸安政辦發(fā)（2008）8號。
“題名”：即文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，用方括號“[ ]”區(qū)別。如任免文件中有本單位干部的，一定要用方括號“[ ]”單獨標(biāo)識。如標(biāo)題只是“通知”或“批復(fù)”的，要自擬標(biāo)題，外加方括號“[ ]”。
“日期”：即文件的形成時間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，中間不用任何分隔號，如19990810。
“頁數(shù)”：即文件的總頁數(shù)，與袋號章的頁數(shù)對應(yīng)
“備注”：填寫本盒內(nèi)文件的變化情況或需要注明的情況（有就填）。
7、裝盒
（1）盒內(nèi)材料：按歸檔文件目錄—歸檔文件—備考表順序存放。
（2）裝盒步驟
第一步：在同一年度、同一類別、同一保管期限下，按件號順序裝盒。一盒裝不下，可裝第二盒，排放在一起。在室編起止件號中區(qū)分。
第二步：填寫檔案盒封面，只填寫單位名稱。
第三步：填寫檔案盒脊背各欄目。
“全宗號”：填寫區(qū)檔案館給定的全宗號，暫未給定的不填寫；
“年度”：填寫盒內(nèi)文件形成的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫；
“保管期限”：填寫盒內(nèi)文件的保管期限，用漢字或數(shù)字（永久、30、10）表示；
“機構(gòu)（或問題）”：填寫分類方案中相應(yīng)機構(gòu)（或問題）名稱或代號；
“起止件號”：起止件號分為室編欄和館編欄。機關(guān)檔案室只填寫室編欄，館編欄由檔案館填寫。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫本盒內(nèi)歸檔文件的起止號，中間用“—”連接。如“12—18”表示盒內(nèi)第12件到第18件文件。如遇到一盒裝不下，需另裝一盒的同一類別，同一保管期限的，室編起止件號順編。如第一盒為“1—24”，第二盒為“25—38”……
“盒號”：按年度和分類方案排列順序編流水號，一年一個流水號。盒號用鉛筆填寫（如固定好的，可用中性筆寫），其他欄目填寫用碳素墨水或中性筆，也可用黑色印泥蓋章。
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